Yhtenäiset toimintatavat, mitä se merkitsee?

Apotti-hankkeen päätavoite on toiminnan muutos. Hanketta alusta lähtien suunniteltaessa ja nyt toteutettaessa yksi toiminnan muutoksen selkeä periaate on ollut yhtenäiset toimintatavat. Toimintatapojen yhtenäistäminen, juuri näillä sanoilla,  on myös nostettu hankkeen yhdeksi ylätason kuudesta tavoitteesta.

Tähän perusajatukseen on helppo yhtyä yleisellä tasolla. Seuraava luonnollinen kysymys on, mitä näinkin laajassa toimijajoukossa ja moninaisissa palveluissa ja tehtävissä yhteiset toimintatavat merkitsevät. Onko jokaisen toimittava aivan samalla tavalla, vaikka paikalliset olosuhteet ja vaikkapa henkilöstörakenne olisi erilainen? Asiakkaiden ja potilaiden tarvekin saman asian tai ongelman suhteen poikkeaa. Eikö asiakaslähtöisyys merkitse sitä, että teemme juuri niin kuin asiakkaan tarve on? Enkö saa hoitaa potilastani siten kuin mielestäni on parasta? Toisaalta palvelu tai hoito ei saisi vaihdella paikasta ja tekijästä riippuen. Haluamme antaa korkealaatuista ja yhtäläistä palvelua asiakkaille ja hoitoa potilaille.

Apotti-hankkeen toiminnan muutos ja kehittäminen ei lähde alusta, vaan perustuu pitkään yhteiseen kehittämiseen. Itseäni lähellä on moni yhteinen hoito- tai palveluketju, joita olen ollut kehittämässä ja toimeenpanemassa. Vaikka Apotti-toimijoiden keskuudessa on yhdessä tehty erittäin hyvää työtä, on monien palvelu- ja hoitoketjujen tilanne se, että itse asiassa emme tiedä, miten ne jokapäiväisessä työssä toteutuvat. Mittareita toteutumisen seurantaanhan meillä ei valitettavasti juurikaan ole. Noudatetaanko ja hyödynnetäänkö sovittuja palvelu- ja hoitoketjuja oikeasti työpöydän ääressä ja siten suorassa asiakas- ja potilastyössä? Jos ei, niin silloinhan ne ovat olemassa pääosin vain ajatuksissamme, ei käytännössä.

Linjaukset kokoon muutosryhmässä

Apotti-hankkeen osapuolten edustajista koostuva muutosryhmä suunnittelee ja koordinoi Apotti-hankkeen muutostyötä. Ryhmässä on muotoiltu linjauksia siitä, mitä yhtenäiset toimintatavat hankkeessa merkitsevät. Linjauksia ovat:

• Asiakkaan näkökulmasta katsottuna asioinnin ja hoito- ja palveluketjujen tulee olla yhtenäisiä ja selkeitä eikä prosesseissa ole päällekkäisiä toimintoja. Asiakkaalla on selkeä kuva palvelunsa tai hoitonsa etenemisestä sekä sen laadusta.
• Työntekijän näkökulmasta prosessien päävaiheet ja toimintatavat ovat yhtenäisiä ja selkeitä. Toteuttamistavassa voi kuitenkin olla organisaatiokohtaisia eroja johtuen esimerkiksi erilaisesta ammattirakenteesta tai maantieteellisistä eroista.
• Prosessien sisällä, niiden seurannassa ja ohjaamisessa käytetään samanlaisia välineitä ja määritteitä: mittaristoja, lomakkeita, käsitteitä, koodistoja ja luokituksia.
• Prosessien tietosisältöjen ja tietojen kirjaaminen on yhtenäistä.
• Jokaisen prosessin omistajuus on yksiselitteisesti määritelty.
• Yhteisten prosessien kehittäminen ja käyttöönotto eri organisaatioissa tapahtuu pääsääntöisesti samassa tahdissa saman kokonaisuuden osalta.
• Prosessien yhtenäistämisessä huomioidaan valtakunnalliset linjaukset.
• Prosessien kehittämisessä ja käyttöönotossa hyödynnetään omia tai muiden hyviksi todettuja käytäntöjä.

Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että riippumatta siitä mihin asiakas tai potilas palvelua saadakseen Apotti-alueella hakeutuu, hän saa samantasoista palvelua sisällöltään ja laadultaan. Juuri samalla tavalla ei tarvitse prosessia tehdä, kunhan hoidon ja palvelun laatu on asiakkaan ja potilaan kannalta yhdenvertainen ja hänen tiedossaan. Yhteinen dokumentaatiotapa mahdollistaa tiedon tehokkaan hyödyntämisen palvelu- ja hoitotilanteissa ja niiden toiminnanohjauksessa sekä seurannassa. Toiminnan muutos suunnitellaan ja ennen kaikkea otetaan käyttöön yhteisesti. Kysellään toisiltamme, kuunnellaan ympäristöä ja ollaan avoimia uusille ja vanhoille, sekä omille että lainatuille ideoille.

Toiminnan kehittämistä tietojärjestelmällä ja ilman

Tuleva asiakas- ja potilastietojärjestelmä tulee omalta osaltaan yhtenäistämään toimintatapoja. Emme kuitenkaan jää odottelemaan sen käyttöönottoa. Suurelta osinhan toiminnan kehittäminen ja yhtenäistäminen eivät ole kiinni tietojärjestelmästä, vaan se toimii kehittämisen mahdollistajana ja työkaluna. Parhaillaan on valinnassa ensimmäiset yhtenäistettävät hoito- ja palveluketjut, jotka suunnitellaan ja ennen kaikkea otetaan käyttöön yhdessä. Niiden kehittäminen toimii samalla oppimisalustana edelleen syvenevälle yhteistyölle.

Yhtenäiset toimintatavat korostuvat sekä valinnanvapauden laajetessa että uuden sote-päätöksen myötä. Suomeenhan syntyy viisi sote-aluetta aikaisemman kuntarakenteisen sote-järjestelmän tilalle. Tämä selkeyttää selvästi toiminnan muutoksen pelikenttää aikaisempaan verrattuna. Työnjaon sopiminen ja yhtenäiset toimintatavat Apotti-alueella ovat edellytyksiä sille, että sote-palveluja voidaan antaa väestölle yhdenvertaisina, tehokkaasti ja laadukkaasti. Näin asiakkaan tai potilaan on helpompi esimerkiksi valita hoitopaikkansa.

Yhteenvetona voi sanoa, että nyt tahto, tarve, työkalut ja vielä hallintorakennekin tukevat yhteisten toimintatapojen kehittämistä ja käyttöönottoa. Ei ollenkaan huono yhdistelmä!

Antti Iivanainen
toiminnan kehitysjohtaja
LT