Vuosi pulkassa, uudet haasteet edessä

Kun viimeksi kirjoitin blogia lähes tasan puoli vuotta sitten, olimme juuri saaneet päätökseen kevään neuvottelut neljän tarjoajan kanssa. Sen jälkeen on ehtinyt tapahtua paljon. Kun päästiin kesään, yksi tarjoajista jättäytyi oma-aloitteisesti pois. Tuotevertailujen tuloksen perusteella tehdyn päätöksen myötä jouduimme lisäksi pudottamaan yhden tarjoajista.

Syksyllä jatkettiin tarkennetun tarjouspyynnön lähettämisen jälkeen sitten viimeisen kahden kanssa tuotevertailuja ja neuvotteluja, jotka jatkuvat vielä tammi-helmikuulla  ennen kuin olemme maaliskuussa valmiita lähettämään lopullisen tarjouspyynnön.

Markkinaoikeusjutultakaan emme vuoden aikana välttyneet, mutta siitä aiheutunut viivästys ei onneksi ollut suuri. Saimme luvan jatkaa prosessia melko nopeasti valituksen jälkeen ja lopullinen – meille myönteinen päätöskin tuli vielä juuri ennen juhannusta.

Olemme jatkaneet viestintää niin sisäisesti kuin ulkoisesti ja omasta mielestäni ymmärrys Apotin visiosta, tavoitteista ja niiden sisällöstä onkin vuoden aikana yleisesti kasvanut. Meillä on ollut hankintayksiköistä satoja ammattilaisia osallistumassa hankkeen eri vaiheissa määrittelytyöhön, tuotevertailuihin, neuvotteluihin, viestintään jne. He kaikki ovat omalta osaltaan olleet mukana välittämässä Apotin sanomaa.

Olin hiljattain puhumassa HUS:ssa Apotista isolle salilliselle HUS:n ja Helsingin terveydenhuollon ammattilaisia. Kun siellä kysyin moniko tietää Apotin, nousi käsistä kaikki. Kysyessäni moniko juuri heistä oli ollut mukana hankkeessa osallistuen työpajoihin, määrittelytyöhön jne., ei käsiä noussut enää yhtään. Se avasi jälleen silmäni sille, miten valtava määrä loppukäyttäjiä tulevalla järjestelmällä onkaan.

Itse tehden vai ostaen

Yksi vaikeasti selitettävä ja hahmotettava asia Apotissa tuntuu olevan se, miten monimutkaisesta toiminnallisesta kokonaisuudesta on kysymys, kun puhutaan sosiaali- ja terveydenhuollon kaikista hoitoketjuista, prosesseista, palveluista ja erikoisaloista, liittymistä muihin ulkoisiin ja sisäisiin järjestelmiin ja laitteisiin, tarvittavasta vanhojen järjestelemien tietojen siirrosta, yli 40 000 käyttäjän koulutuksesta jne.

Sosiaalisessa mediassa potilastietojärjestelmien ympärillä keskustellaan siitä, miksi uutta järjestelmää ei tehdä alusta alkaen itse Suomessa. Sehän olisi ilman muuta tehtävissä, koska eivät asiakas- ja potilastietojärjestelmät mitään rakettitiedettä ole (ja vaikka olisivatkin, ei tämäkään este olisi, sillä toki Suomessa on tehty ja tehdään huipputekniikkaa koko ajan. Esimerkiksi Rosetta-luotaimen matkassa lähti viimeksi paljon suomalaisen osaamisen tuloksia Marsiin), mutta aikaa ja rahaa tällainen ratkaisu vaatisi ehkä enemmän kuin mitä satunnaiset some-spekulaatiot antavat ymmärtää. Ja koska valmiita määrittelyjä ei järjestelmän rakentamiseksi ole, niiden luominen tyhjästä vaatisi lääkäreiden, hoitajien, muiden terveydenhuollon ja sosiaalihuollon ammattilaisten, terveyden- ja sosiaalihuollon hallinnon ja terveydenhuollon parissa toimivien ICT-ammattilaisten valtavaa työpanosta, jotta koodaajille saataisiin perusta, jolle järjestelmää voitaisiin alkaa rakentaa.

Sama ongelma olisi edessä, vaikka järjestelmä rakennettaisiin perinteisellä vesiputousmenetelmällä tai sitten ketterästi. Insinöörejä ja muita koodauksen osaajia meiltä saattaisi hyvinkin löytyä tarpeeksi, mutta pystyisimmekö irrottamaan riittävän määrän edellä mainittuja terveyden- ja sosiaalihuollon osaajia sellaiseen hankkeeseen. Jos olette viime aikoina lukeneet listoja ammateista, joissa on eniten pulaa tekijöistä, niin terveyden- ja sosiaalihuollon ammattinimikkeet kattavat reilusti yli puolet listan paristakymmenestä ensimmäisestä nimikkeestä. Toisin sanoen noita ammattilaisia tarvitaan enemmän kohtaamaan potilaita ja asiakkaita kuin määrittelemään uutta tietojärjestelmää.

Vaikka Apotissa hankitaan valmis järjestelmä, tulee oman työn osuus käyttöönotoissa silti olemaan huomattava. Järjestelmät on mukautettava meidän toimintaympäristöömme, integroitava muihin kuntien ja kuntayhtymien järjestelmiin, integroitava kansallisiin palveluihin ja koulutettava käyttäjille. Vanhan datan migraatio on myös iso haaste, koska uusissa järjestelmissä melkein kaikki tieto on rakenteisessa muodossa ja siten helposti uudelleen käytettävissä. Nyt käytettävissä järjestelmissä tietoa on paljon vielä ei-rakenteisessa muodossa ja saman potilaan ja asiakkaan tiedot ovat useissa eri tietovarastoissa.

Toimintaympäristö jatkuvassa muutoksessa

Sote-uudistus on suurin odotettavissa oleva toimintaympäristön muutos lähivuosina. Uudistuksella tavoiteltava terveyden- ja sosiaalihuollon tiukempi integrointi ovat yhdenmukaiset Apotin tavoitteiden ja vision kanssa. Sote-uudistus on valtava muutosjohtamisen hanke ja kun sen käytännön yksityiskohdat ja niiden aikataulu tarkentuu, täytyy Apotin muutosjohtaminen ja muun muassa järjestelmien integraatio sovittaa siihen niin, että ylimääräiseltä päällekkäiseltä työltä mahdollisuuksien mukaan vältytään.

Sote-uudistus ei kuitenkaan ole ainoa suuri muutos. Myös metropolihallintoa suunnitellaan ja siihen liittyvä loppuraportti Metropolikaupungin ICT-ympäristöjen kartoitusprojektista julkaistiin hiljattain. Raportissa ei sinänsä ollut mitään yllättävää: terveyden- ja sosiaalihuollon sektorin järjestelmät olivat tuttuja ja niiden jatkoa määrittää ehkä enemmän uuden sote-lain ja tulevan kuntayhtymän muodostamisen tuomat muutokset kuin mahdollisen metropolihallinnon rakentuminen.

Perustoimeentulotuen maksatus on siirtymässä Kelalle, joten siihen liittyvää toiminnallisuutta ei Apotissa tarvitse huomioida. Tämäkin linjaus tulee Apotin kannalta oikein hyvään aikaan. Näin päällekkäiseltä ja turhalta työltä vältytään puolin ja toisin. Muutenkin yhteistyö STM:n, THL:n ja Kelan kanssa on ollut tiivistä ja rakentavaa.

Myös Kanta- ja Kansa-ratkaisut laajenevat, kehittyvät ja tarkentuvat koko ajan. Erityisesti Kanta-palvelun rajapintojen määrittelyt ja jatkokehittämisen askeleet ovat Apotissa hyvin tiedossa, joten Kanta-yhteensopivuus voidaan esittää tarjoajille yksiselitteisenä vaatimuksena.

Hallituksen esitys eduskunnalle liittyen sosiaalihuollon asiakasasiakirjoihin sekä sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköiseen käsittelyyn on juuri julkaistu ja sen on tarkoitus tulla voimaan jo 1.4.2015. Lain tarkoituksena on yhtenäistää sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen tietosisältöjä, laatimista, säilyttämistä ja muuta käsittelyä sosiaalihuollon palvelujen tuottamiseksi sekä edistää sosiaalihuollon asiakastietojen sähköistä käsittelyä. Esityksessä ehdotetuissa laeissa huomioidaan myös sosiaali- ja terveydenhuollon keskinäisen yhteistyön tarpeet. Tämä on Apotin vision ja tavoitteiden kannalta erittäin merkittävää ja uudistus tulee hyvään aikaan siten, että voimme ottaa päivitetyt vaatimukset huomioon järjestelmän käyttöönottovaiheessa.

Erilaiset kuntalaisille suunnatut sähköiset palvelut lisääntyvät jatkuvasti. Asiakkaan ja potilaan – eli kuntalaisen näkökulmasta palvelujen lisääntyminen on tietenkin hyvä asia: Jos erilaisia portaaleja kuitenkin tulee kymmenittäin, eivät terveystiedot kerry yhteen vaan useisiin eri paikkoihin. Tämä saattaa hankaloittaa tiedon järkevää käyttöä sekä kuntalaisen että terveyden- ja sosiaalihuollon ammattilaisen näkökulmasta.

Myös palveluväylä on piirretty kokonaisarkkitehtuurimme visioon. Madis Tiik ei maalaillut kovin ruusuista kuvaa palveluväylän hyödyntämisen saavutuksista viimeisissä Suomessa työskentelynsä aikana kirjoittamissaan artikkeleissa. Itse toivon että totuus on tarua ihmeellisempi ja palveluväylää hyödyntäviä palveluita alkaa ilmestyä enenevässä määrin, koska konseptihan on sinällään erinomainen ja Virossa hyväksi havaittu.

Tärkein asia kaiken tämän muuttuvan toimintaympäristön keskellä on se, että meillä on:

1. Terveyden- ja sosiaalihuollon ammattilaisia, joilla on käytössään nykyistä paremmat työkalut ammattiensa harjoittamiseen ja asiakkaiden ja potilaiden auttamiseen.
2. Kuntalaisia, joille tarjoamme sähköisiä työkaluja sekä yhtenäisen terveys- ja sosiaalihuollon tiedon ja täten entistä laadukkaampaa ja tehokkaampaa hoitoa paikasta riippumatta.

Suomessa puhutaan käytännössä päivittäin rakennemuutoksen tarpeesta: ainakaan tässä hankkeessa ei kannata jäädä tuleen makaamaan ja odottelemaan maailman muuttumista ympärillä. Tärkeää on jatkaa mahdollisimman nopeasti eteenpäin, jotta hyödyt saadaan realisoitua. Muut muutokset seuratkoon perässä!

Avointa dialogia vision saavuttamiseksi

Neuvotteluita on käyty erittäin hyvässä ja rakentavassa hengessä: me olemme matkan varrella tarkentaneet neuvottelumenettelyn periaatteiden mukaisesti vaatimuksiamme ja tarjoajat omaa ratkaisuaan. Olen olult vaikuttunut siitä, miten hyvin valmistautuneena molemmat tarjoajat ovat tulleet niin moninaisiin tuotevertailutilaisuuksiin esittelemään ratkaisujaan kuin itse neuvotteluihin vastaamaan esittämiimme kysymyksiin ja tuomaan omat perustellut näkemyksensä vaatimuksiimme.

Olen painottanut kaikkien tilaisuuksien aluksi useitakin asioita mutta kahta erityisesti: ensinnäkin muistuttanut visiostamme yhteisestä terveyden- ja sosiaalihuollon järjestelmästä ja toiseksi korostanut puolin ja toisin mahdollisimman avointa ”debattia”, jossa me voimme oppia tarjoajien kokemuksesta ja toisaalta tarjoajat ymmärtävät meidän vaatimuksemme ja toimintaympäristömme. Bunkkereihin kaivautumiseen tai minkäänlaiseen taktikointiin meillä ei ole aikaa, jotta saamme hankkeen aikataulussa eteenpäin ja maaliin.

Tärkeitä päätöksiä tulossa

Neuvottelumenettely jatkuu tammikuussa vielä viimeisillä neuvottelukierroksilla sekä viilauksilla lopulliseen tarjouspyyntöömme ja siihen liittyvään laajaan vaatimusmäärittelydokumentaatioon. Lopullinen tarjouspyyntö hyväksytään ennen sen lähettämistä hankintayksiköiden päätöksentekomallin mukaisesti joko lautakunnissa tai hallituksissa.

Tuotannonaikaiseksi toimintamalliksi on valittu osakeyhtiö ja myös siitä pitäisi päättää hankintayksiköissä toivottavasti vielä ennen talven lumien sulamista. Samoin erikseen päätettäväksi tulee myös lopullinen sopimus.

Suurimmat ponnistelut ensi vuonna liittyvät käyttöönottoon valmistautumiseen, sen suunnitteluun ja resursointiin. Erityisesti vuonna 2016–2017 hankintarenkaan jäseniltä vaaditaan tämän sektorin muutoshankkeiden priorisointia, jotta varmistamme onnistuneen käyttöönoton ja muutoksenhallinnan.

Onneksi hankkeen edetessä myös sitoutuminen siihen niin ylimmässä johdossa kuin asiantuntijoiden keskuudessa on jatkuvasti kasvanut. Siksi käyn uuden vuoden 2015 vastaanottoon rauhallisin ja luottavaisin mielin!

Erinomaista ja mielenkiintoista uutta vuotta 2015!

Hannu Välimäki
hankejohtaja