Tietojärjestelmät osana sosioteknisiä systeemejä ja tiedonmuodostusta

Tarkastelin väitöstutkimuksessani sosiaalityön tietojärjestelmiä sosioteknisen teorian avulla. Teorian lähtökohtana on, että organisaatioiden tekninen ja sosiaalinen osa nähdään yhtä tärkeinä ja niitä pyritään tarkastelemaan yhdessä. Selvitin neljän osatutkimuksen avulla, eri menetelmiä hyödyntäen, millaisia rooleja ja tehtäviä tietojärjestelmille muodostui tapauskohtaisen tiedonmuodostuksen ja tiedolla johtamisen prosesseissa.

Liian usein tutkimuksissa tarkastellaan teknologiaa irrallisena siitä ympäristöstä, missä sitä käytetään, tai niistä ihmisistä, jotka sitä käyttävät. Teknologiat eivät kuitenkaan synny tyhjiössä, vaan niitä rakennetaan ja muovataan yhteistyössä monien eri tahojen kesken. Joskus yhteistyö sujuu saumattomammin ja joskus päädytään käymään kamppailuja eri intressien välillä. Tutkimuksessa tulisikin suunnata huomiota myös teknologian kehittämiseen ja käyttöön vaikuttaviin ihmisiin sekä käyttöympäristöihin.

Väitöstutkimuksessani tarkastelin tietojärjestelmiä sosioteknisen teorian avulla (esim. Trist & Bamforth, 1951). Sosiotekninen teoria syntyi jo noin 1950-luvulla, ja sitä on hyödynnetty sen jälkeen onnistuneesti monin tavoin. Teorian keskeinen anti on siinä, että organisaatioiden tekninen ja sosiaalinen osa nähdään yhtä lailla tärkeinä ja niitä pyritään tarkastelemaan yhdessä. Tästä sosioteknisestä systeemistä muodostuu tutkimuksen kohde, ja tutkija kiinnittää huomiota etenkin sosiaalisen ja teknisen osan väliseen vuorovaikutukseen. Teorian mukaan sosiaalisen ja teknisen osan hyvä yhteensopivuus on organisaation menestyksen avain.

Sovelsin teoriaa sosiaalityön tietojärjestelmien tutkimukseen, jossa selvitin tietojärjestelmien tehtäviä ja rooleja sosiaalityön tiedonmuodostuksessa. Selvitin neljän osatutkimuksen avulla, eri menetelmiä hyödyntäen, millaisia rooleja ja tehtäviä tietojärjestelmille muodostui tapauskohtaisen tiedonmuodostuksen ja tiedolla johtamisen prosesseissa.

Tietojärjestelmät tukevat työtä, mutta puutteitakin yhä löytyy

Havaitsin, että tietojärjestelmät toimivat sosiaalityön käytännön tiedonmuodostuksessa työntekijöiden apuvälineinä koostaen, tallentaen ja siirtäen asiakaskohtaista informaatiota. Tietojärjestelmät palvelevat muistin tukena sekä kantavat asiakastietoa työntekijöiden vaihtumisesta johtuvien katkosten yli. Parhaimmillaan tietojärjestelmät auttavat hahmottamaan asiakkaan tilanteeseen vaikuttavia seikkoja kokonaisvaltaisesti ja tukevat siten tiedonmuodostusta asiakkaan tilanteesta päätöksenteon tueksi.

Tietojärjestelmien tuki sosiaalipalveluiden tiedolla johtamiselle on vielä monin paikoin puutteellista, ja sosiaalipalveluiden johtajat joutuvat kokoamaan tarvitsemiaan tietoja manuaalisesti. Näiltä osin organisaation tekninen osa ei siis ole yhteensopiva sosiaalisen osan kanssa. Johtajat toivovat tietojärjestelmien tarjoavan luotettavaa tietoa helposti hahmotettavassa ja hyödynnettävässä muodossa päätöksenteon tueksi.

Sosiotekninen systeemi voi kannatella haasteiden yli

Sosiotekninen näkökulma auttoi hahmottamaan Suomeen muodostuneen laajentuneen sosioteknisen systeemin, johon sosiaali- ja terveydenhuollon organisaatiot ovat kiinnittyneitä. Kansallista tietoarkkitehtuuria on kuvattu erityisesti tiedon yhteensopivuuden ja hyödynnettävyyden mahdollistajana. Sosiotekninen analyysi kuitenkin herätti pohtimaan, onko laajentuneen sosioteknisen systeemin kaikkia näkökulmia huomioitu riittävästi.

On selvää, että kansallinen arkkitehtuuri on väistämättä jäykempi rakenteena kuin organisaatiotasoinen rakenne. Kansallisesti yhtenäisen rakenteen muokkaaminen alati ja kiihtyvästi muuttuvassa maailmassa voi olla hidasta. Joustavuutta siis väistämättä menetetään.

Sosiotekninen ajattelu voi antaa ratkaisuja mahdollisiin pulmiin, etenkin jos niihin varaudutaan ennalta. Sosioteknisessä systeemissä nimittäin sosiaalinen osa voi kompensoida teknisen osan puutteita ja päinvastoin. Hyvin yhteen hioutunut systeemi kannatteleekin parhaimmillaan organisaatiota erilaisten haasteiden yli.

Sosiotekninen ymmärrys riskien tunnistamisen tukena

Kompensaatioihin liittyy myös riskejä. Mikäli teknisen osan, kuten tietojärjestelmän ongelmat ovat mittavia, voivat ihmiset keksiä luovia ratkaisuja työnteon jatkamiseksi. Tällöin teknologian käyttäjät turvautuvat niin sanottujen kiertoteiden tai varjojärjestelmien käyttöön.

Varjojärjestelmiä voivat olla erilaiset tietojärjestelmän ulkopuoliset ohjelmistot, sovellukset, tai vaikkapa paperi ja kynä. Asiakas- ja potilastietoja käsitellessä nämä varjojärjestelmät muodostavat riskejä tietoturvan ja tietosuojan toteutumiselle. Tietojärjestelmien kehittäjille loppukäyttäjien kehittelemät varjojärjestelmät ja kiertotiet voivat kertoa järjestelmän kehittämisen paikoista ja käyttäjien todellisista tarpeista teknologialle.

Toissijaisen tiedon tarpeiden ei tule syrjäyttää ensisijaisia tarpeita

Sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmien avulla kerättyä dataa hyödynnetään jatkossa yhä laajemmin eritasoisen päätöksenteon tukena. Sekä työntekijät, tiimit ja johtajat kuten myös poliittiset päättäjät hyödyntävät sosiaali- ja terveydenhuollosta muodostettavaa tietoa. On kuitenkin tärkeää pitää mielessä tiedon ensisijaisen ja toissijaisen käytön erot, sekä huolehtia siitä, etteivät toissijaisen tiedon tarpeet syrjäytä ensisijaisia.

Tiedolla johtamiselle on asetettu kovia odotuksia, mutta johtajienkaan tietotarpeet eivät saisi syrjäyttää sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaisten käytännön työssä tarvitsemaa tietoa. Ammattilaisilla tulisi myös olla riittävästi aikaa perustyön tekemiseen laadukkaasti ilman, että kohtuuttoman suuri osa ajasta menee datan syöttämiseen muille tahoille.

Kirjoitus pohjautuu väitöstutkimukseen, jonka yhden osatutkimuksen aineisto kerättiin Apotin kehittäjiä haastattelemalla:

Salovaara, S. (2024). Tietojärjestelmät osana sosiaalityön tiedonmuodostusta. Lapin yliopisto.

Lähteet:

Trist, E., & Bamforth, K. (1951). Some Social and Psychological Consequences of the Longwall Method of Coal-Getting: An Examination of the Psychological Situation and Defences of a Work Group in Relation to the Social Structure and Technological Content of the Work System. Human Relations, 4(1), 3–38.