Tiedolla johtaminen helpottuu Apotin analytiikkatyökalulla: Rakenteisen kirjaamisen hyödyt tulevat entistä enemmän esiin

SlicerDicer-analytiikkatyökalu on tiedolla johtamista parhaimmillaan: Helsingin sosiaali- ja terveydenhuollon SlicerDicer -pilotit ovat tuoneet uusia mahdollisuuksia datan käytöstä niin työn suunnittelussa, toiminnan kehittämisessä kuin tiedon visualisoinnissa.

SlicerDicer on Apotti-järjestelmästä löytyvä analytiikkatyökalu tiedon omatoimiseen tutkimiseen ja analysointiin. SlicerDicer-pilotti on pyörinyt Helsingin sosiaali- ja terveydenhuollon yksiköissä syyskuusta 2022 lähtien. Terveydenhuollosta mukana pilotissa olivat kotihoito sekä Helsingin sairaalan palvelut, vuodeosastopalvelut ja avotoiminta, kuten fysioterapia. Sosiaalihuollosta mukaan valikoitui lastensuojelu. Yhteensä pilotissa oli loppukäyttäjiä noin 40.

Helsingin Apotti-kehityspäälliköt Jaana Kärki ja Anni Mäkinen kertovat, että pilotin anti on erittäin lupaavaa. He johtavat Apotti-kehityksestä Helsingissä yhdessä kahden muun Apotti-kehityspäällikön kanssa ja ovat olleet pilotissa tiiviisti mukana.

– Vaikka pilotti on kestänyt vain puoli vuotta, olemme jo nyt pystyneet sulkemaan muutaman raportointipyynnön Apotille. Tämä siksi, että voimme nyt määritellä haut ja visualisoida ne itse SlicerDicerin avulla, kertoo Kärki.

Tiedolla johtaminen onnistuu datamassoja hallitsemalla

SlicerDicerilla käyttäjä voi tutkia valtavaa datamassaa ja pilkkoa sitä osiin haluamallaan tavalla: voi rajata esimerkiksi tarkasteltavaa populaatiota, aikaväliä, käyntien toteumaa ja kestoa ja paljon muuta. Tietojen pohjalta pystytään suunnittelemaan ja kohdistamaan tarkemmin resursseja ja ohjaamaan yksikön työtä – eli johtamaan tiedolla.

Tämä on näkynyt konkreettisesti siinä, että askarruttaneiden ongelmakohtien ytimeen on päästy eri tavalla kuin ennen.

– Olemme esimerkiksi ihmetelleet, miksi kotihoidon käynnit ovat vähentyneet. Löysimme yhden syyn SlicerDicerin avulla: Selvisi, että ajanvarauksia oli kirjattu väärin, jolloin ne näkyivät myös järjestelmässä ja aiemmissa raporteissa väärin. Uudella tiedolla pystymme kohdentamaan enemmän tukea yksiköihin, missä on tätä kirjaamisen virhettä, Kärki kuvailee.

Esimerkki SliderDicerin käytöstä: eniten ajanvarauksia perutaan tiistaisin ja vähiten perjantaisin. Tällainen tieto voi edesauttaa resurssien työn suunnittelussa pitkällä välillä. SlicerDicer mahdollistaa monipuolisesti datan visualisointia suoraan ohjelman sisällä.  Kuva: Henri Salonen

Tiedon visualisointi vähentää mutuilua

Tiedon visualisointi on yksi SlicerDicerin suuri hyöty, uskovat Kärki ja Mäkinen. Visuaaliseen muotoon muutettu monimutkainen tietomassa on helpompi ymmärtää ja sen kautta on helpompi tehdä päätöksiä. Visualisoitu tieto toimii myös yksiköiden ja prosessien hyvien käytäntöjen luomisen pohjana – ja keskustelujen avauksena.

– Esimerkiksi tietoa pyytäville päättäjille on helppo hakea suoraan SlicerDiceristä pyydetyn aikavälin tietoa ja visualisoida se niin, että kaikki ymmärtävät sen. Tietynlainen mututuntuma vähenee, sillä SlicerDicerin avulla pystyy näyttämään konkretiaa.

Mäkisen mukaan toiveena olisi saada rakennettua SlicerDiceriin keskijohdolle koontinäyttöjä. Koontinäyttöjen komponentteja loppukäyttäjät pystyvät myös itse rakentamaan ja Apotti auttaa loppukäyttäjiä niiden tekemisessä.

– Tällä hetkellä heidän pitää kirjautua Apotti-järjestelmässä jokaiseen yksikköön erikseen tarkastelemaan tietoja. Työn johtaminen nopeutuisi koontinäytön avulla.

Koulutuksien kautta kaikki tehot irti analytiikkatyökalusta

Mäkisen mukaan oleellista on kuitenkin määritellä ja linjata se, mitä tietoa työkalusta halutaan saada irti ja mitä raportteja seurataan. Mutta jos työkalua ei osata käyttää, ei sieltä myöskään löydä relevanttia dataa. Siksi käyttökoulutuksiin on panostettu erityisen paljon.

– Työkalusta on pystyttävä kaivamaan juuri omalle yksikölle relevantit asiat esiin. Koulutus vie toki paljon aikaa, mutta hyödyt tulevat sen kautta esiin. Koulutus on ollut kriittisen tärkeässä roolissa koko pilotissa, kuvailee Apotin tuotepäällikkö Panu Toiviainen.

Myös Helsingin Jaana Kärki ja Anni Mäkinen pitävät läsnäolokoulutuksia tärkeinä.

– Ihmiset ovat tottuneet hieman erilaiseen raportointilogiikkaan. Läsnäolokoulutukset olivat aivan valtavan hyödyllisiä ja siellä aukesi asiat aivan eri tavalla, Kärki ja Mäkinen kuvailevat.

Pilotti päättyy helmikuun lopussa, mutta jatkoa on luvassa. Apotin tavoite on, että SlicerDicer laajennetaan tulevaisuudessa kaikille Apotti-järjestelmän loppukäyttäjille. Vuoden aikana laajennuksia onkin todennäköisesti luvassa.

– Rakenteisen kirjaamisen hyödyt tulevat SlicerDicerin avulla aivan eri tavalla esiin: nyt ymmärretään, miksi joskus aikaa vievä kirjaaminen Apottiin kannattaa. Sen avulla päästään hyötykäyttämään olemassa olevaa tietomassan potentiaalia, Toiviainen summaa.

Artikkeli on osa Apotin tiedolla johtamisen juttusarjaa. Voit lukea muut osat täältä:

Apotti-järjestelmän tiedolla johtamisen ratkaisut mahdollistavat vaikuttavan toiminnan arjessa