Epicin vierailut tähtäävät Apotin käyttäjätyytyväisyyden parantamiseen: ”Kehitys on Suomessa todella positiivista”

Epicin sovelluskehittäjät vierailivat lokakuussa pääkaupunkiseudulla Apotin asiakasorganisaatioissa. Apotin ja Epicin yhteisissä Immersion Visits -kohdevierailuissa seurattiin käytännössä, miten sote-ammattilaiset käyttävät järjestelmää ja millaisia erityistarpeita heillä on. Vierailujen tarkoituksena oli parantaa järjestelmän käytettävyyttä osana Apotti 2.0 -ohjelmaa.

Kalasataman terveyskeskuksessa Helsingissä on arkisen unelias tunnelma. Järjestelmätoimittaja Epicin asiantuntijat tuovat mukanaan energiaa ilmestyessään paikalle hymy huulilla hyvästä lounastarjonnasta intoillen. Masut täynnä on hyvä lähteä hommiin, nimittäin epiciläiset pääsevät tutustumaan siihen, miten Apotti-järjestelmä toimii terveyskeskuksen arjessa. Erityisesti tarkoitus on seurata, miten reseptien uusiminen, lääkitystietojen yhteensovittaminen sekä Kanta-tekstien katselu ja suodatus toimivat käyttäjien arjessa.

– Viimeksi kävimme täällä puolitoista vuotta sitten. On kiinnostavaa nähdä, miten kehitys on mennyt eteenpäin ja miten järjestelmän käyttö sujuu nyt, sovelluskehittäjänä työskentelevä Alan Adams Epicistä kertoo.

Vierailut antavat työkaluja ja uusia näkemyksiä

Kolmannen kerroksen työskentelytilassa farmaseutti Saara Ruokonen on jo valmiina näyttämään omat haastekohtansa. Ruokonen on käyttänyt Apottia vuodesta 2019 lähtien.  Tänään hän kaipaa epiciläisten näkemystä reseptien uusimiseen liittyvissä toiminnoissa.

Epiciläiset seuraavat tiiviisti, kun Ruokonen näyttää heille, miten kulkee järjestelmässä. Porukka pureutuu siihen, miten reseptien uusiminen toimii ja mitä haasteita siinä on havaittu. Epiciläiset kirjaavat ylös silmä tarkkana Ruokosen liikkeitä ja kommentteja siitä, miten käytettävyyttä voisi jouhevoittaa.

– Järjestelmä on yleisesti ottaen ollut itselleni alusta lähtien looginen käyttää. Mitään isompia ongelmia ei ole tullut vielä vastaan. Tiedän kuitenkin, että monella muulla on vielä haasteita. Henkilökunnalle pitäisikin antaa riittävästi koulutusta. Vain sillä tavalla varmistetaan, ettei virheitä tule, Ruokonen kuvailee.

Kalasatamassa on esimerkiksi tarjolla Apotti-vartti, josta saa käytännön apua Apotti-järjestelmän käyttöön kokeneen Apotti-käyttäjän opastuksella. Reseptien ja niiden uusimisen parissa työskentelevän Ruokosen mielestä ainakin turhat klikkaukset ja tekniset työnkulut ja -polut pitäisi saada karsittua. Suoraviivaistaminen nopeuttaisi työvaiheita.

– Epicin käynnit ovat tosi tärkeitä, että käyttäjäystävällisyyttä ja selkeyttä saadaan parannettua. Uskon, että lähivuosina tilanne paranee ja asenteissakin tapahtuu muutosta parempaan. Apotissa on paljon hyvää jo nyt, Ruokonen linjaa.

Yksityiskohtaisten työkulkujen seuraaminen palkitsee kehitystyössä

Kalasataman lisäksi epiciläiset tutustuivat vierailuviikon aikana moneen muuhun pääkaupunkiseudun Apotti-toimipisteeseen Helsingissä ja HUSissa yhdessä Apotin asiantuntijoiden, kouluttajien ja kehittäjien kanssa. Vierailujen aikana seurattiin farmaseuttien lisäksi myös lääkäreiden ja hoitajien Apotti-työskentelyä – myös potilaan kanssa. Erityisesti seurattiin, miten lääkitystietojen yhteensovittaminen ja reseptien uusiminen sujuu, miltä vaikuttaa Kanta-tekstien katselu ja suodatus ja kuinka Reseptikeskuksen käyttö onnistuu.

– Oli avartavaa nähdä, miten pienet asiat saattoivat jarruttaa tai hidastaa päivittäistä työtä. Käyntien avulla myös huomataan niitä asioita, joita käyttäjä ei välttämättä itse edes huomaa tai osaa kertoa kehityspyynnöllä, Paul Jobin ja Alan Adams Epiciltä kuvailevat.

Jobinin ja Adamsin mukaan pelkillä demoilla ja Teams-keskusteluilla on haasteellista kuvata tyhjentävästi käyttötapausten kokonaiskontekstia. Vierailujen kautta käyttäjien toimintaa päästään seuraamaan aidossa ympäristössä. Sitä kautta ymmärrys kasvaa ja tarpeellinen kehitystyö on helpompaa.

– On tärkeää nähdä käytännössä, miten järjestelmää käytetään, mitä ongelmakohtia käyttäjille tulee vastaan ja millaisia ovat työnkulut. Ja näimmekin todella yksityiskohtaisia työnkulkuja. Prosessien näkeminen oli arvokasta, koska hahmotamme häiriöt jatkossa paremmin ja kehittämistyö sujuvoituu, Jobin sanoo.

Adams on samaa mieltä.

– Saimme todella paljon konkreettisia esimerkkejä siitä, mitkä asiat toimivat jo nyt hyvin, ja missä tarvitaan lisäkehitystä, hän komppaa.

”Suomesta löytyy jo Apotin huippuosaajia”

Apotille ja Apotin asiakkaille on luonnollisesti todella tärkeää se, että Epic ymmärtää Suomen erityistarpeet ja ottaa ne huomioon. Lisäksi paikan päällä seuraamalla löytyy kehityskohteita, jotka Apotin asiantuntijat voivat ratkaista. Näitä kehityskohteita edistetään osana syksyllä käynnistynyttä Apotti 2.0. -ohjelmaa, joka tähtää käyttäjätyytyväisyyden parantamiseen. Kaikki kerätty tieto tulee siis varmasti käyttöön ja siitä otetaan oppeja.

Jobinin ja Adamsin mielestä Suomessa huomaa, että ihmiset ovat jo jossain määrin tottuneet järjestelmän käyttöön ja osaaminen on kasvanut.

– Osa ihmisistä, joiden kanssa juttelimme, olivat jo aivan huippuosaajia käyttäjinä. Tietenkään kaikki ei ollut täydellistä, mutta mielestäni kehitys on todella positiivista. Oli myös hienoa huomata, miten tarkasti jututtamamme ihmiset ovat valmistautuneet ja miettineet, mitä kertoa meille. Siitä on paljon apua, Jobin kiittelee.

Kaiken kaikkiaan epiciläiset ovat tyytyväisiä Suomen-visiittiinsä. Positiivisen palautteen lisäksi myös perusteltu kritiikki Apotin toiminnasta on ollut heidän mukaansa hyödyllistä ja siitä otetaan oppia. Tästä onkin hyvä jatkaa Apotti 2.0 -kehittämistyötä.

– Mitään ylitsepääsemättömiä tai valtavia rakenteellisia haasteita ei ollut. Näkemämme haasteet ovat kaikki jäljitettävissä olevia ja sellaisia, että tiedämme pystyvämme ratkaisemaan ne. Kyse on jatkuvasta ja pitkäkestoisestä kehittämistyöstä, dialogista ja yhdessä tekemisestä, miehet summaavat.