Sosiaalihuollon tuotevertailu haastoi järjestelmätoimittajat

Kuten terveydenhuollossa, myös sosiaalihuollossa tietojärjestelmät alkavat olla elinkaarensa päässä. Ongelmana on ollut järjestelmien hajanaisuus ja yhteisten standardien puute, vaikka viime vuosina onkin tehty paljon ansiokasta pohjatyötä muun muassa kansallisten tietomääritysten osalta (esim. Tikesos-hanke).

Apotin hankkimalle tulevalle järjestelmälle onkin asetettu paljon odotuksia, sillä sen pitäisi kyetä vastaamaan paitsi nykyisille tietojärjestelmille asetettuihin vaatimuksiin, myös uusiin haasteisiin, joihin kuuluvat muun muassa lisääntyvä sähköinen asiointi, vaatimus tiiviimmästä viranomaisyhteistyöstä tai vaikkapa kansalaisten tarve seurata heidän palveluidensa toteutumista. Lisäksi järjestelmän pitää ohjata ja tukea työntekijää eri työprosesseissa kuten esimerkiksi lastensuojelun asiakasprosesseissa, joista merkittävä osa on määritelty jo lainsäädännön kautta. Tietojärjestelmät voivat tällöin valvoa myös työprosessien laadukkuutta ja lainmukaisuutta.

Neljä ratkaisua, 40 arvioijaa

Sitä, miten järjestelmälle asetetut vaatimukset täyttyvät sosiaalihuollon osalta, pääsin arvioimaan kevään tuotevertailuissa yhdessä noin 40 muun Apotin hankintarenkaasta tulevan sosiaalihuollon asiantuntijan kanssa. Mukana vertailuissa oli neljä järjestelmätoimittajaa tai toimittajien yhteenliittymää, joiden tehtävänä oli osoittaa, että heidän edustamansa tuotteet kykenevät vastaamaan niin terveydenhuollon kuin suomalaisen sosiaalihuollon (mm. lastensuojelu, vammaispalvelu ja aikuissosiaalityö) tarpeisiin. Ratkaisujen piti seurata Apotin laatimia käyttäjätarinoita, mitkä oli toimitettu järjestelmätoimittajille kolmea kuukautta aiemmin.

Tuotevertailu toteutettiin neljänä arviointipäivänä siten, että jokaiselle arvioitavalle järjestelmätoimittajalle oli varattu yksi työpäivä sosiaalihuollon ratkaisujen esittelyille.

Meidän arvioijien tehtävänä oli havainnoida ja arvioida sitä, miten järjestelmätoimittajat kykenivät toteuttamaan käyttäjätarinoissa esiintyvät toiminnallisuudet. Esimerkiksi lastensuojeluilmoituksen saapuessa järjestelmän piti kyetä seuraamaan lastensuojelun tarpeen arvioinnin toteutumista määräajassa sekä ohjaamaan työntekijää prosessin eri vaiheissa.

Käyttäjätarinat edellyttivät myös uudenlaisten asiointirajapintojen, kuten sähköisen asioinnin toteuttamista sekä mahdollisuutta käyttää nykyaikaisia mobiililaitteita asiakastyön apuna.

Suomalaisen sosiaalihuollon erityispiirteet toimittajien päänvaivana

Järjestelmätoimittajien tehtävänä oli siis toteuttaa arviointia varten esittelykelpoinen demonstraatioversio, joka myös sisällöllisesti kykeni toteuttamaan vaaditut ominaisuudet.

Tiedossa oli myös se, että esimerkiksi terveydenhuollon puolella monet käytänteet ja työskentelyprosessit ovat melko vakiintuneita myös kansainvälisesti. Sen sijaan sosiaalihuolto on usein ollut kansallisesti määrittynyttä ja kytkeytynyt kulloisenkin yhteiskunnan hyvinvointiyhteiskunnan rakenteeseen.

Kaikki tuotevertailuihin osallistuneet järjestelmätoimittajat olivat varustautuneet kotimaisilla asiantuntijoilla, joiden avulla vaaditut käyttäjätarinat saatiin toteutettua pääpiirteittäin myös sisällöllisesti.

Laskelmatoiminnot kömpelöitä, mutta käytettävyys huippuluokkaa

Meitä arviointiin osallistuneita hämmästytti se, kuinka vaikeaksi toiminnallisuudeksi esimerkiksi viranomaispäätösten luominen tai koko käsite osoittautui. Jälkikäteen pohdimme arviointiryhmän sisällä sitä, kuinka Suomessa erilaiset viranomaispäätökset ja niiden hallinta ovat keskeinen osa sosiaalihuoltoa ja yleisemmin julkishallintoa. Asia saattaa näyttäytyä toisenlaisena niissä maissa, joissa sosiaalipalveluista vastaavat ensisijassa yksityiset palvelutuottajat.

Toinen selkeä puute lähes kaikilla toimittajilla oli erilaisten laskelmatoimintojen kömpelö toteutus.

Teknisesti kaikki tarjolla olleet järjestelmäratkaisut näyttivät toimivan. Käytettävyydeltään ja ergonomialtaan uudet asiakastietojärjestelmät ovat selvästi kehittyneempiä kuin nykyiset käytössä olevat järjestelmät. Selkeät ja visuaalisesti miellyttävät graafiset käyttöliittymät, kyky kuvata ja hallita työprosesseja työryhmien sisällä ja välillä ovat keskeinen osa uusia asiakastietojärjestelmiä ja näissä osa-alueissa uuden sukupolven järjestelmät ovat parhaimmillaan.

Enemmän luovuutta peliin

Apotti pyysi toimittajia esittämään tuotevertailutilanteessa uskottavan ja realistisen järjestelmäratkaisun, joka on todistetusti jo käytössä jossain muualla. Tällä arviointiasetelmalla osaltaan haluttiin varmistaa esimerkiksi toimitusvarmuus. Toisaalta tämä asetelma saattoi myös rajoittaa järjestelmätoimittajien luovuutta varsinkin tällaisessa kilpailutilanteessa, jossa ei ole varaa virheisiin.

Ehkä tässä oli se syy, että emme välttämättä nähneet kaikkien tarjolla olleiden järjestelmien parhaita ominaisuuksia. Moni arvioija olisi toivonut enemmänkin uusia ideoita, mutta nyt järjestelmätoimittajat pitivät uudet ratkaisut vielä piilossa. Jatkossa olisi hienoa nähdä myös uusia innovatiivisia tulevaisuuden ratkaisuja esimerkiksi mobiililaitteiden käyttöön.

Apotti-hankkeeseen sisältyy merkittävänä osana sosiaalihuollon osa-alueet ja Suomen olosuhteissa tämä tarkoittaa vaativaa teknistä ja sisällöllistä konfigurointia vuorovaikutuksessa sosiaalihuollon henkilöstön kanssa.

Pasi Airaksinen
Kirjoittaja toimii projektipäällikkönä
Vantaan kaupungin aikuissosiaalityössä
ja osallistui keväällä 2014 Apotin sosiaalihuollon
toiminnallisuuksien tuotearviointiin.