Sosiaalihuollon tietojärjestelmien käytettävyys on vaiettu asia

Terveydenhuollon tietojärjestelmien ongelmista on uutisoitu paljon. Sitä vastoin sosiaalihuollon järjestelmistä ei juurikaan ole puhuttu. Valitettavasti asiat eivät ole sosiaalihuollossa paremmin, päinvastoin. Apotti-järjestelmä tuo helpotusta moneen ongelmaan ja lisäksi sellaista apua, jota ei edes osata vielä kaivata.

– Käytettävyyden perusajatus on, että järjestelmä tukee ammattilaista hänen työtehtävissään ja että käyttäjät ovat tyytyväisiä järjestelmään. Tämänhetkiset järjestelmät mahdollistavat käytännössä ainoastaan kirjausten teon, ja senkin aika kömpelösti, sanoo Apotin käytettävyyspäällikkö Mari Tyllinen.

– Asiakastiedon käsittelyn lisäksi on oleellista, että järjestelmä auttaa oman työn hallinnassa ja tukee yhteistyötä ammattilaisten kesken, jatkaa Apotin sovelluspäällikkö Piritta Wartiainen.

Apotti tuo suurta apua niin ammattilaiselle kuin asiakkaalle

Wartiainen kertoo, että yhtenä motiivina siirtyä sosiaalihuollon puolelta töihin Apotti-hankkeeseen on ollut se, että työnteko nykyisillä tietojärjestelmillä on niin hankalaa.

– Ammattilaiset joutuvat ottamaan tekstinkäsittelyohjelman avukseen saadakseen siirrettyä tietoja järjestelmän kohdasta toiseen. Kollegalle soitetaan, kun tarvitaan tietoja toisesta järjestelmästä, havainnollistaa Tyllinen nykyjärjestelmien ongelmakohtia.

Apotissa kaikki hoituu yhdessä järjestelmässä. Muun muassa työntekijöiden yhteistyö helpottuu huomattavasti.

– Työntekijät tekevät tällä hetkellä erillisiä exceleitä oman työnsä hallintaan, jotta saavat kokonaiskuvan asiakkaistaan. Tehdään paljon turhaa työtä, kun kirjataan järjestelmän ulkopuolella. Apotti-järjestelmästä myös esimies näkee oman tiiminsä tilanteen ja työkuorman, selittää Wartiainen.

Apotti-järjestelmässä ammattilainen voi konsultoida kollegaansa sähköisesti. Asiakas pystyy niin ikään ottamaan sähköisesti yhteyttä ammattilaiseen. Oletettavissa ei kuitenkaan ole merkittävää yhteydenottojen lisääntymistä, sillä asiakkaat pääsevät katsomaan omia tietojaan Apotin asiakasportaalissa ja saavat kaipaamansa vastaukset sieltä.

Apotissa huomioidaan sosiaalihuollon erityispiirteet

Apotti on maailman ensimmäinen sosiaali- ja terveydenhuollon yhteinen tieto- ja toiminnanohjausjärjestelmä. Toiminnallisuudet ovat eri funktioissa yhteisiä. Muun muassa rakenteinen kirjaaminen tulee uutena sosiaalihuoltoon.

– Apotista ei olla tekemässä järjestelmää, johon voi kirjata vain rasteja ruutuihin laittamalla. Järjestelmässä on itse asiassa mahtavat työkalut narratiivisuuteen. Ohjelma luo rakenteisen kirjauksen pohjalta valmista tekstiä, jota ammattilainen pystyy sitten itse muokkaamaan. Usein käytettyjä lauseita voi myös itse luoda fraaseiksi, joita pystyy hyödyntämään tulevissa kirjauksissa ja jakamaan muiden ammattilaisten käyttöön, Wartiainen kertoo.

Rakenteinen kirjaaminen on edellytys tiedolla johtamiselle. Käytännön työssä rakenteisuuden hyöty näkyy vaikkapa siinä, että tieto löytyy, kun sitä tarvitaan. Apotti-järjestelmässä myös ei-rakenteisesti kirjatuista kohdista voidaan hakea tietoa hakusanalla, mikä ei nykyjärjestelmissä useinkaan ole mahdollista.

– Jos esimerkiksi muistat nuoren kohdalla olleen joskus puhetta kannabiksesta, niin voit hakea kaikki tekstit, joissa sanaa on käytetty, Wartiainen sanoo.

Tällä hetkellä yksittäisen käyttäjän vastuulla on paljon

Sosiaalihuoltoon kuuluu paljon lakisääteisiä tehtäviä, jotka ammattilaisen pitää muistaa tehdä. Ja asiakkaita on paljon. Tässä kontekstissa Apotti-järjestelmä tuo suuren avun muistuttaessaan tehtävistä, ohjatessaan työnkuluissa ja auttaessaan töiden priorisoinnissa. Tämä myös yhtenäistää asiakkaiden saaman palvelun laatua.

– Jokin työtehtävä, kuten asiakkaan suunnitelman päivittäminen, saattaa olla ainoastaan kerran vuodessa tehtävä. Järjestelmän muistutus tulee siis tarpeeseen. Muistutusta tarvitaan myös harvoin esiin tulevissa tilanteissa, korostaa Tyllinen.

– Apotti-järjestelmä voi muistuttaa ammattilaista esimerkiksi poliisille tehtävästä tutkintapyynnöstä tai lääkärintarkastuksen tarpeesta tapauksissa, joissa epäillään lapsen pahoinpitelyä. Ja se tuo oikeusturvaa niin ammattilaisille kuin asiakkaille, kun tiedot ja tehdyt toimet on hyvin kirjattu, Wartiainen painottaa.

– Siksi Apottia rakennettaessa onkin koko ajan sosiaalialan ammattilaisia mukana kertomassa, miten asiat käytännössä menevät. Olemme myös käyneet seuraamassa työntekoa oikeissa ympäristöissä. Lopuksi on muistettava, että vaikka Apotti tulee avuksi moneen tilanteeseen, se ei poista työntekijän oman ajattelun ja harkinnan tärkeyttä, Tyllinen tiivistää.