Sosiaalihuollon tiedolla johtaminen on prosessi, jossa työntekijän ymmärrys on avainasemassa

Sosiaalihuollon tiedolla johtaminen on ajankohtainen aihe, josta puhuttaessa unohtuu usein, että tarvitaan paitsi nykyaikaista tietojärjestelmää, myös monen tekijän onnistunutta yhteistyötä. Esimerkiksi työntekijän on tärkeä ymmärtää, mitä tietoja hänen täytyy kirjata, jotta saadaan halutut raportit ja jotta tietoa voidaan palauttaa työprosessiin vaikkapa virheistä varoittavien herätteiden muodossa.

Oikein johdettuna tietoa päästään hyödyntämään tarkoituksenmukaisesti sekä johto- että työntekijätasolla. Sosiaalihuollossa riittävällä tiedolla voidaan parantaa esimerkiksi asiakasturvallisuutta ja työntekijän oikeusturvaa sekä edesauttaa palveluiden kohdentamista kuntalaisiin, jotka eniten hyötyvät ammattilaisen palvelusta.

Tässä artikkelissa tiedolla johtamista on tarkasteltu käytännön tasolla: sillä tasolla, missä tieto syntyy.

– Vanhemmista järjestelmistä on saanut aika vähän irti tietoa johtamisen tueksi erityisesti lähiesihenkilöille. Strategisessa johtamisessa on ollut käytettävissä erilaisia johdon työpöytiä, mutta koska tietoa ei ole kirjattu rakenteisesti eli määrämuotoisesti, on sitä ollut tosi vähän haettavissa. Ja jotta voit johtaa tiedolla, pitää sen olla olennaista tietoa, kertoo Apotin sosiaalihuollon johtava asiantuntija Susanna Kaisla.

– Apotti-järjestelmästä löytyy erilaisia koontinäyttöjä, joiden avulla esihenkilöt saavat tietoa yksiköidensä toiminnasta ja työntekijälle muodostuu parempi kuva omien asiakkaiden kokonaisuudesta. Järjestelmästä voi ajaa erilaisia raportteja tai sinne voi olla nostettu valmiiksi tietoa, jonka esiin saaminen on ennen ollut työläämpää ja saattanut vaatia manuaalisten poimintojen tekemistä. Tästä on etua myös asiakasturvallisuuden kannalta, hän jatkaa.

Sosiaalihuollon tiedon tuottamisen tavat muuttuvat

Kaislan mukaan kaksi merkittävää muutosta sosiaalihuollon tiedon tuottamisessa ovat kansalaisen lisääntynyt mahdollisuus osallistua tiedon tuottamiseen Maisa-asiakasportaalissa sekä rakenteisen kirjaamisen lisääntyminen. Kun aiemmin sosiaalihuollon kirjaaminen on ollut hyvin pitkälle vapaamuotoista, nyt pyritään enenevässä määrin rakenteiseen kirjaamiseen.

– Molempia tarvitaan, kummallakin on oma roolinsa. Järjestelmässä ei vielä tuoteta niin paljon rakenteista tietoa kuin mitä tavoitellaan, mutta jatkokehityksessä on tarkoitus lisätä sitä. Kansallisella tasolla on jo kehitetty luokituksia, joita on Apotti-järjestelmääkin rakennettaessa noudatettu.

– Sille, minkä tiedon pitäisi olla määrämuotoista eri palvelutehtävissä, on tehty rajanvetoa THL:n vetämässä Kansakoulu-hankkeessa, Kaisla selittää.

Myös työntekijän tulee ymmärtää tiedolla johtamisen periaatteet

Kaisla toteaa, ettei tiedolla johtaminen ala automaattisesti tietojärjestelmää vaihtamalla, vaan työntekijöiden pitää tietää, mitä ja mihin he kirjaavat, jotta saadaan toivotut raportit, ja johtamisella on siten myös suuri merkitys.

– Apotti-järjestelmässä löytyy monia vaihtoehtoisia kirjaamistapoja. Kirjaaminenkin vaatii johtamista, Kaisla sanoo.

Kaislan mukaan tiedolla johtamisen prosessi lähtee siitä, että ensin on tiedossa, mitä tietoa työntekijän pitää kirjata, jotta syntyy sitä tietoa, mitä tavoitellaan. Ainoastaan siten järjestelmä pystyy esimerkiksi varoittamaan työntekijää virheistä tai tarjoamaan muuta hänen työtään tukevaa tietoa. On siis hyvä käydä yhdessä työntekijöiden kanssa läpi, mitä keskeisiä asioita työnkulusta halutaan nostaa esiin ja mitkä asiat liittyvät toisiinsa.

– Työntekijän tulee ymmärtää, mitä tietoa jää puuttumaan, jos hän jättää jotain kirjaamatta. Kaikki kentät eivät kuitenkaan voi olla pakotettuja eli työntekijän pitää tarvittaessa päästä etenemään joka ikistä kenttää täyttämättä, Kaisla painottaa.

– Yhtä tärkeää on muistaa, ettei tietojärjestelmä ole vain työntekijöiden keskinäinen viestikanava, vaan tietoa tuotetaan asiakasta ajatellen, hän lisää.

Apotti-järjestelmä mahdollistaa tiedon läpinäkyvyyden ja uuden tiedon syntymisen

Kaisla kertoo, että Apotti-järjestelmästä tieto on löydettävissä rakenteisen kirjaamisen ansiosta ihan eri tavalla kuin aiemmista sosiaalihuollon tietojärjestelmistä. Vie kuitenkin aikaa ja perehtymistä, ennen kuin edistyneemmät työkalut voidaan ottaa käyttöön ja tietoon päästään pureutumaan.

– Työntekijöiden ja eri yksiköiden työ tulee Apotti-järjestelmän ansiosta paremmin näkyviin ja työpanosta eri tilanteissa voidaan vertailla keskenään, esimerkiksi johtaako asiakkaan yhteydenotto jossain yksikössä useammin palvelutarpeen arvioinnin tekemiseen kuin toisessa. Tämä voi tuntua pelottavalta ja tietysti tiedosta voi tehdä vääriäkin johtopäätöksiä, hän sanoo.

– Myös palveluprosesseja voidaan tutkia uudella tavalla: enää ei tarkastella vain yksilöiden prosesseja, vaan tieto voidaan nähdä kokonaisuutena yleisemmällä tasolla.

– Lisäksi Apotti-järjestelmän rakenteinen tieto helpottaa tietoaineistojen käyttöä tutkimus- ja kehittämistoiminnassa. Sosiaalihuollon tutkimus on ollut pääasiassa laadullista ja vienyt paljon työaikaa. Nyt on mahdollista tehdä määrällistä tutkimusta ja tutkia sosiaali- ja terveydenhuoltoa kokonaisuutena.

– Tiedolla johtaminen on kompleksinen kokonaisuus, jossa meillä on paljon voitettavaa, vaikka kehitystyömme onkin vielä kesken: voimme parantaa sen avulla asiakasturvallisuutta ja kehittää sosiaalihuollon palveluita kokonaisuutena. Tiedolla johtamisen parantuminen on tavoite, jota kohti olemme menossa – tiivis yhteistyö järjestelmän käyttäjien kanssa on tässä keskiössä, Kaisla toteaa.