Peruutusajalla jonon ohi hoitoon

Apotin peruutusaikajono säästää terveydenhuollon aikaa ja resursseja. Järjestelmä auttaa potilasta pääsemään hoitoon keskimäärin jopa 25 päivää aiemmin.

Apotissa tuotepäällikkönä työskentelevä Timo Kukkonen on juuri palannut kahden viikon työmatkalta Yhdysvalloista. Osastosihteeriksi kouluttautunut ja HUSin Tietohallinnossa työskennellyt Kukkonen päätyi Apottiin vuonna 2016 sovelluskehittäjäksi.

– Apotissa minua kiinnosti sen visio, joka on ollut yhdistää koko Uusimaa samaan yhtenäiseen asiakas- ja potilastietojärjestelmään. Mukaan otettaisiin perusterveydenhuolto, erikoissairaanhoito ja sosiaalihuolto. Sama data olisi kaikkien käytössä saumattomasti. Apotti oli myös toiminnanmuutoshanke, Kukkonen sanoo.

Asiakas- ja potilastietojärjestelmän suuret käyttöönotot ovat takana. Se on vapauttanut resursseja sellaisten työkalujen käyttöön kuin Apotti-järjestelmästä löytyvä peruutusaikajono. Kukkosen vastuualueisiin kuuluu peruutusaikajono-työkalun kehittäminen ja seuraaminen.

– Fast pass -toiminnallisuus eli peruutusaikajono on löytynyt toiminnallisuutena Epicin järjestelmästä alusta alkaen. Alkuun jouduimme priorisoimaan Apotin käyttöönottoja ja ohjelman perusominaisuuksien opettelua. Nyt on oikea hetki ottaa laajempaan käyttöön myös muita resursseja ja hoitotyötä optimoivia toimintoja.

Peruutusaikajono toimii siten, että hoitoa odottavalle potilaalle voidaan tarjota aiempaa hoito- tai vastaanottoaikaa, jos joku muu peruu oman ajanvarauksensa. Tarjolla olevaa aikaa tarjotaan tekstiviestitse.

Jonotussysteemi on mahdollistanut hoitoon pääsyn keskimäärin jopa 25 päivää aiemmin niissä terveydenhuollon yksiköissä, joissa peruutusaikajono on käytössä.

Kukkosen mukaan ennen Apottia peruutusten takia vapautuneista terveydenhuollon vastaanottoajoista ei aina pystytty pitämään kirjaa, saati jaettua niitä eteenpäin. Terveydenhuollon ammattilaisten käytössä ei yksinkertaisesti ollut aina tietoa tai järjestelmää peruutuspaikkojen jakamiseen muille hoitojonossa oleville.

Järjestelmä avittaa hoitoa tarvitsevat nopeammin vastaanotoille sekä säästää terveydenhuollon resursseja, kun muutoin tyhjäksi jääviä vastaanottoaikoja saadaan ohjattua uusille potilaille. Maaliskuussa kerätyn datan mukaan 18,5 prosenttia peruutetuista ajanvarauksista saatiin täytettyä Apotti-järjestelmän kautta.

Se on hyvä alku, mutta miksi tarjonta ja kysyntä eivät kohtaa 18,5 prosenttia enempää?

– Kaikissa terveydenhuollon yksiköissä tämä toiminto ei ole vielä käytössä ja voi myös olla, että käyttäjillä ei ole tarpeeksi tietoa siitä, miten jonotussysteemiä käytetään, Kukkonen sanoo.

Toisaalta kiireettömään hoitoon jonottavien ihmisten arki saattaa olla nykyään niin kiireistä, ettei järjestelmän tarjoamaa aiempaa aikaa ehditä ottaa vastaan. Syitä voi olla monia, mutta Kukkosen mukaan tavoite on tietysti yrittää käyttää terveydenhuollon resurssit mahdollisimman tehokkaasti.

Yksi erikoissairaanhoitoon liittyvä ongelma on se, että ennen vastaanottoa potilaalle on saatettu määrätä erilaisia tutkimuksia, joiden tulokset täytyy saada ennen lääkärin tapaamista. Tässä mielessä aiempi vastaanottoaika lääkärille ei nopeuta hoitoon pääsyä, jos tutkimuksissa käyminen tai niiden tulokset ovat vielä kesken.

– Jatkossa tulisikin tutkia, miten paljon suunnitelluista vastaanotoista jää käyttämättä ja mistä syystä. Jos jollain yksiköllä jää paljon aikoja jää käyttämättä peruutusten takia, voi peruutusaikajonon käyttöönotto ja optimointi olla hyvä ratkaisu tälle yksikölle tehostaa omaa toimintaansa, Kukkonen sanoo.

– Meidän tavoitteemme on aina löytää työkaluja ja keinoja siihen, miten asiakkaamme pystyisivät toimimaan entistä tehokkaammin.