Olemme valmiina seuraavaan käyttöönottoon

Apotti-järjestelmän seuraava käyttöönotto on lähellä: järjestelmä otetaan käyttöön HUSin Meilahden sairaala-alueella 31.10. Käyttöönoton lähestyminen näkyy myös kiihtyneessä julkisessa keskustelussa.

Seuraava käyttöönotto tapahtuu suomalaisen erikoissairaanhoidon hermokeskuksessa, HUSin Meilahden sairaala-alueella. Käyttöönoton on sujuttava mallikkaasti, eikä virheisiin ole varaa. Olemme valmistautuneet hyvin ja ottaneet oppia aiemmista käyttöönotoista. Hyödyt ovat myös merkittävät: käyttöönoton jälkeen kaikissa HUSin sairaaloissa käytetään Apottia. Tämä tehostaa tiedonkulkua, yhdenmukaistaa kirjaamiskäytäntöjä ja vahvistaa potilasturvallisuutta.

Aiempien käyttöönottojen kokemukset on huomioitu

Apotti-järjestelmä otettiin ensimmäisenä käyttöön Peijaksen sairaalassa marraskuussa 2018. Olemme ottaneet oppia edellisistä käyttöönotoista – joita on ehtinyt kertyä jo neljä – ja tehostaneet käyttöönottoprosessia kokemusten perusteella.

Peijaksen käyttöönoton jälkeen olemme mm. kehittäneet järjestelmän testausta ja konversio- eli tietojensiirto-ohjelmia, uudistaneet käyttöönoton johtamis- ja eskalaatiomallin ja ottaneet käyttöön toiminnanohjausjärjestelmän, joka mahdollistaa entistä paremman, jatkuvan tilannekuvan ylläpidon. Kaikki Meilahden toiminnan kannalta kriittiset integraatiot on otettu käyttöön jo aiemmissa käyttöönotoissa ja toimivat siis tuotannossa. Tehty kehitystyö näkyi mm. vastikään tehdyssä automaattikonversiossa, jossa siirrettiin HUSin Uranus-järjestelmästä Apottiin 1,5 miljoonaa tietuetta. Siirrossa päästiin onnistumisprosenttiin 99,6, mikä on paras kaikista järjestelmän tähänastisista käyttöönotoista.

Kaikkein tärkeintä on tietysti potilasturvallisuuden varmistaminen: toiminnanohjausjärjestelmämme tukee potilasturvallisuushäiriöiden havaitsemista ja ratkaisua entistäkin tehokkaammin ja pieniinkin poikkeamiin puututaan heti.

Helmikuun 2020 käyttöönoton jälkeen normaalit volyymit pystyttiin HUSin huippuammattilaisten myötävaikutuksella palauttamaan – ja jopa ylittämään – touko-kesäkuussa. Juuri alkavan käyttöönotonkin jälkeen normaali toiminta pyritään palauttamaan mahdollisimman nopeasti vähintään käyttöönottoa edeltävälle tasolle.

Apotin käyttöönottojen vaikutus hoitojonojen kasvuun on hyvin pieni – ja pidemmällä aikavälillä Apotin käyttöönoton myötä tehostunut toiminta auttaa myös jonojen purkamisessa.

Käytettävyyden parantaminen on jatkuvaa

Apotti-järjestelmä on paitsi asiakas- ja potilastietojärjestelmä myös monipuolinen toiminnanohjausjärjestelmä. Sen käyttöönotto on iso ponnistus muutenkin kuormitetuille sote-ammattilaisille – Apotti-järjestelmän ja sen käyttöä tehostavien toiminnallisuuksien opettelu vie aikansa, eikä vanhoista järjestelmistä pois oppiminenkaan käy hetkessä. Kaiken lisäksi järjestelmän käyttöönotto on edelleen kesken, joten monessa tapauksessa sote-ammattilaiset joutuvat toimimaan useiden järjestelmien sekaympäristössä. Tämä heijastuu mm. laajasti uutisoidun Tietojärjestelmät sairaanhoitajien työn tukena eri toimintaympäristöissä -tutkimuksen tuloksissa: kuten tutkijat toteavat, Apottia ja Lifecarea arvioitaessa on huomioitava, että niiden käyttäjistä osalla oli melko lyhyt käyttökokemus tietojärjestelmästä.

Otamme kaiken järjestelmän käytettävyyteen kohdistuvan kritiikin vakavasti ja jatkamme kehitystyötä käyttäjien palautteen pohjalta. On tärkeää, että asiakas- ja potilastietojärjestelmistä ja niiden mahdollisista haasteista käydään avointa keskustelua ja tehdään tieteellistä tutkimusta. Keskustelu ja tutkimus auttavat meitä jatkokehitystyössä. Toivon tietenkin, että keskustelua käytäisiin tiukasti faktapohjalta.

Keskustelua seuratessa tuntuu melkeinpä siltä, että Suomessa asiakas- ja potilastietojärjestelmän synonyymi on Apotti. Tälle on toki myös hyvät perusteet, koska Apotti on maailman ensimmäinen sosiaali- ja terveydenhuollon yhdistävä järjestelmä eli sote-sektorin todella laaja ja kokonaisvaltainen toiminnanohjausjärjestelmä. On hyvä huomata, että järjestelmien erilaiset käyttötarkoitukset tekevät niiden keskinäisestä vertailusta hyvin hankalaa.

Käytettävyyden jatkuvan parantamisen ohella on tärkeää, että sote-ammattilaiset saavat tietoa järjestelmään tehdyistä parannuksista ja käyttöä helpottavista ominaisuuksista. Tämän varmistamiseksi olemme Apotissa lanseeranneet Apotti-käyttäjille suunnatun uutiskirjeen, joka keskittyy järjestelmään tehtyihin ja tulossa oleviin, työtä helpottaviin ja käytettävyyttä parantaviin muutoksiin ja parhaisiin käytäntöihin.

Panostamme koulutukseen ja käytön tukeen

Apotin käyttäjämäärä lisääntyy Meilahden käyttöönoton myötä noin 10 000 huippuammattilaisella. HUSin ammattilaiset on koulutettu järjestelmän käyttöön: syksyn aikana olemme järjestäneet yhteensä 1 500 koulutusjakson verran käyttöönottokoulutusta. Käytön tukea tarjoavat HUSin Apotti-tukihenkilöt – 1 800 ammattilaista. Apotissa uusia käyttäjiä tukee etätuki, jossa työskentelee käyttöönottovaiheessa yli 100 henkilöä. Lisäksi Apotin tukipisteessä palvelupyyntöjä ratkoo vuorokauden ympäri vuoden jokaisena päivänä kolmessa vuorossa 24 henkilön tiimi.

Ensimmäisen käyttöönoton jälkeen koulutukseen ja käytön tukeen on myös tehty useita parannuksia: Koulutussisällöt ja kurssiohjelmat on päivitetty vastaamaan kohdennetummin käytännön työn tarpeita, omatoimisen opiskelun ja harjoittelun mahdollistavat järjestelmät on otettu käyttöön, tukihenkilötoimintaa on kehitetty ja etätukijärjestelmä on luotu ja lähituen resursointia on parannettu merkittävästi.

Paljon on siis tehty Apotti-järjestelmän ensimmäisen käyttöönoton jälkeen ja suhtaudumme Apotissa luottavaisesti lähestyvään suureen ponnistukseen.

Toivon HUSin ja Apotin huippuammattilaisille työrauhaa – käyttöönoton onnistuminen on kaikkien uusmaalaisten ja koko suomalaisen yhteiskunnan yhteinen etu.

Hannu Välimäki
Toimitusjohtaja, Oy Apotti Ab