Miten Tanskan Epic-käyttöönoton kokemuksiin on reagoitu Apotissa?

Julkisuudessa on keskusteltu viime aikoina Tanskan Epic-käyttöönoton kokemuksista. Tanskassa on otettu viime vuosien aikana käyttöön Epic-järjestelmä, eikä hanke ole selvinnyt täysin vaikeuksitta. Apotissa muiden maiden haasteista ja onnistumisista on otettu opiksi.

Apotti on tehnyt vuosien ajan tiivistä yhteistyötä niin Tanskan, Hollannin kuin Englannin Epic-käyttöönotto-organisaatioiden kanssa. Olemme saaneet hyvissä ajoin tietoa muiden maiden kokemuksista Epic-järjestelmän käyttöönotossa, ja ne on pystytty huomioimaan hankkeen organisoinnissa.

Apotissa on esimerkiksi suunniteltu käyttöönoton tuki erittäin hyvin resursoiduksi riittävän pitkälle käyttöönoton jälkeen. Apotti-järjestelmälle suoritetaan laajat loppukäyttäjätestaukset ja käytettävyystestaus.

Tanskassa on ollut ongelmia etenkin järjestelmän lääkeosiossa. Nämä ongelmat ovat johtuneet pitkälti integraation ongelmista FMK:hon eli Tanskan kansalliseen lääkekorttiin. Tanskassa on myös käytössä vuoden 2015 versio, kun taas Apotissa otetaan käyttöön Epicin kehittyneempi, vuoden 2018 versio, johon myös Tanskassa ollaan siirtymässä.

Työnjaon suunnittelu on oleellista

Apotti on muutoshanke, jossa otetaan käyttöön alueellisesti yhtenäinen sote-tietojärjestelmä ja kehitetään sosiaali- ja terveydenhuollon palveluita. Tanskassa tietojärjestelmää oli pääosin muokattu vastaamaan omia vanhoja toimintamalleja, ja käyttöönoton haasteellisuus johtui osittain siitä. Esimerkiksi Epicin sähköistä asiakasportaalia ei otettu Tanskassa käyttöön.

Tanskassa suuri määrä hoitajien aiemmin tekemää kirjaustyötä siirrettiin lääkärien tehtäväksi, mikä osoittautui huonoksi päätökseksi. Lääkäreiden kirjaamistyömäärä lisääntyi merkittävästi, eikä työnjako selkeästi ollut onnistunut. Apotissa työnjaot suunnitellaan tarkasti, ja lääkäreille jää edelleen mahdollisuus saneluun. Tanskassakin työnjakoa on palautettu alkuperäiseen.

Apotissa on panostettu vahvasti substanssiosaajaverkostoon

Tanskassa sisällön rakentamiseen osallistuneet kliinikot eivät täysin ymmärtäneet tietojärjestelmän kokonaiskuvaa. Tämä aiheutti sen, etteivät järjestelmän työnkulut kaikilta osin olleet muokkautuneet käyttäjäystävällisiksi eivätkä sujuviksi.

Tanskasta poiketen Apotissa työskentelee yli 70 Apotti-asiantuntijaa käyttäjäorganisaatioista. He ovat kokeneita sote-ammattilaisia ja heillä on tärkeä rooli niin järjestelmän rakentamisessa kuin viestinnässä Apotin ja käyttäjäorganisaatioiden välillä. He osallistuvat myös keskeisten testauspolkujen suunnitteluun.

Apotti-asiantuntijoiden lisäksi hankkeeseen on resursoitu käyttäjäorganisaatioista satoja erityisalojen asiantuntijoita. Näin on saatu suora yhteys toiminnan yksiköihin. Lisäksi moni sovelluskehittäjä on sote-ammattilainen. Jatkoa ajatellen Apotissa on hyvää osaamista järjestelmän muokkaamiseen ja edelleen kehittämiseen.

Koulutuksen merkitys on uuden järjestelmän käyttöönotossa suuri

Euroopan aiempien Epic-kokemuksien perusteella on kriittistä, että kouluttajat ymmärtävät hyvin sote-toimintaympäristöä. Tanskan kouluttajat eivät olleet sote-ammattilaisia, eikä käyttäjille syntynyt kokonaiskuvaa järjestelmästä ennen käyttöönottoa.

Apotin kouluttajat on rekrytoitu käyttäjäorganisaatioista ja he edustavat samoja ammattiryhmiä kuin koulutettavat. Esimerkiksi lääkärit kouluttaa pääasiassa saman erikoisalan lääkäri. Kouluttajien ja käytön tuen järjestelmäosaamiseen panostetaan vahvasti. Käyttöönoton jälkeen käynnistyy jatkuva koulutus esimerkiksi uusien henkilöiden kouluttamiseen.

Tärkeänä yksityiskohtana Apotissa tarjotaan käyttäjätukea sekä käyttöönoton aikana että sen jälkeen.