Miten me Apotissa varmistamme hankkeen onnistumisen?

Apotti-hankkeessa kehitetään ja otetaan käyttöön alueellisesti yhtenäinen, uuden sukupolven sote-tietojärjestelmä. Kyseessä on laaja-alainen kokonaisuus ja monimuotoinen, pitkäkestoinen hanke. Miten se viedään onnistuneesti läpi aikataulussaan ja budjetissaan?

Miten on varmistettu, etteivät hankkeen aikataulu ja budjetti veny ja pauku?

Apotti-hankkeella on hyvät lähtökohdat. Käyttäjäorganisaatioiden johto on sitoutunut hankkeen tavoitteisiin ja ymmärtää, että niiden saavuttaminen edellyttää myös toiminnan muutosta. Toimittajillamme Epicillä ja Fujitsulla on pitkäaikaista kokemusta. Esimerkiksi järjestelmätoimittaja Epic on toteuttanut onnistuneesti yli 350 käyttöönottoa eri organisaatioissa.

Apotin projektien onnistuminen edellyttää systemaattisia ja hyvin määriteltyjä toimintatapoja, suunnittelua sekä seurantaa. Ei kuitenkaan riitä, että seurataan vain, missä ollaan menossa, vaan on kyettävä jatkuvasti ennakoimaan tulevaa onnistumista ja edessä olevia tehtäviä – ja reagoimaan sen mukaisesti.

Hankkeen johtamisen puite, hallintamalli, on suunniteltu siten, että eritasoiset päätökset tehdään oikeissa kokoonpanoissa joustavasti ja nopeasti. Päätöksentekoon osallistuu niin toiminnan kuin teknologian edustajia kaikista Apotti-organisaatioista. Päätöksenteko-oikeudet pidetään lähellä työskentelyn arkea ja vain merkittävimmät asiat viedään ylemmän tason päätettäviksi.

Miten on pidetty huolta siitä, että lopputuloksena saadaan sitä mitä halutaan?

Hanke on suunniteltu palvelemaan Apotti-järjestelmän käyttäjiä: HUS:n ja kuntien lääkäreitä, hoitajia ja sosiaalialan ammattilaisia. Koko valmistelu ja hankintaprosessi tähtäsivät siihen, että valitaan ratkaisu, joka parhaiten palvelee heidän tarpeitaan.

Hankkeen toimitusmallin johtoajatuksena on käyttäjien aktiivinen osallistuminen hankkeen läpivientiin. Syksyn 2016 aikana pidettiin Linjaustilaisuuksia, joissa käyttäjät pääsivät kertomaan, miten järjestelmän työnkulkuja tulee mukauttaa. Nyt käynnissä olevissa Hyväksymistilaisuuksissa he arvioivat, vastaavatko mukautetut työnkulut heidän vaatimuksiaan.

Lisäksi hankkeessa hyödynnetään sote-ammattilaisia asiantuntijoina erilaisissa työryhmissä, esimerkiksi erikoisalakohtaisten sisältöjen määrittelyssä.

Miksi hanketta johdetaan vesiputousmallilla*?

Apotti-hanke ei ole ohjelmiston kehitysprojekti, vaan valmiin tuotteen käyttöönottoprojekti. Järjestelmä on jo käytössä miljoonilla ammattilaisilla. Pääosa hankkeessa tehtävästä työstä toteutetaan kuitenkin ketterästi, kun järjestelmää muokataan käyttäjien tarpeisiin sopivaksi.

Apotissa ketteryys tarkoittaa sitä, että sovelluskehittäjät ja asiantuntijat työskentelevät yhdessä osaprojektiensa parissa. Työn tyypillinen sykli on kaksi viikkoa. Sen aikana tehdään määrittely, toteutus ja validointi. Tiedonsiirto tapahtuu kasvokkain, ei dokumenttien välityksellä tai projektipäälliköiden kautta.

Miten on varmistettu, että tieto kulkee eri sidosryhmien välillä sekä Oy Apotti Ab:n sisällä?

Projektiviestinnän rooli on Apotin kokoisessa hankkeessa ratkaisevan tärkeä. Jokaisen projektissa mukana olevan tahon ja yksilön tulee tietää, kenelle mitkäkin asiat pitää viestiä ja eskaloida, jotta tarvittava tieto siirtyy eteenpäin.

Hankkeen keskeinen haaste on varmistaa, että järjestelmän 35 000 käyttäjää omaksuvat Apotin tuomat uudet toimintatavat. Tämä on elintärkeää, jotteivat asiakas- ja potilasturvallisuus vaarannu käyttöönotossa ja palvelutaso saadaan nopeasti aikaisempaa korkeammalle tasolle.

Mitä lähemmäs käyttöönottoa tullaan, sitä kriittisempää on avata Apotin hyötyjä yksittäisen työntekijän näkökulmasta. Kaikkien pitää ymmärtää, mikä heidän jokapäiväisessä työssään muuttuu ja miksi. Oy Apotti Ab tukee toiminnan muutoksiin valmistautumisessa, vastuu muutosten toteuttamisesta on kuitenkin käyttäjäorganisaatioilla.

Miten pidetään huolta siitä, että Apotin henkilökunta jaksaa työskennellä täysipainoisesti läpi koko hankkeen?

Tavoitteenamme on pitää työtyytyväisyys korkealla tasolla. Apotti-kulttuuriin kuuluu sloganimme mukaisesti aikaa ihmisille. Pidämme huolen siitä, että jokaisella apottilaisella on mahdollisuus tasaisin väliajoin keskustella esimiehensä kanssa työtilanteestaan ja muista mieltä askarruttavista asioista. Näin esimiehellä on koko ajan oikea tilannekuva henkilöstön voinnista ja työtilanteesta.

Apottilaisia motivoi ja kannustaa eteenpäin yhteinen tietoisuus siitä, että olemme uudistajia. Rakennamme maailman ensimmäistä järjestelmää, joka tässä laajuudessa yhdistää sosiaali- ja terveydenhuollon. Avaamme työllämme pääsyn aiemmin piiloon jääneen tiedon luo!

* _{Vesiputousmalli on vaiheellinen projektinhallinnan malli, jossa suunnittelu- ja toteutusprosessi etenee vaihe vaiheelta eteenpäin.}