Laitetietojen automaattinen tallennus säästää aikaa ja rahaa

Apotti-järjestelmässä on otettu käyttöön laitetietojen automaattinen tallennus ja validointi. Muutos tuo aika- ja kustannussäästöjä, kun ammattilaisten tekemästä manuaalitallennuksesta ja aiemmin tallennusta tehneistä roboteista päästään eroon. Samalla tiedon luotettavuus ja laatu paranee.

Laitetietojen automaattinen tallennus otettiin käyttöön toukokuussa Apotti-järjestelmän versiopäivityksen yhteydessä. Tallennuksen piiriin kuuluvia laitteita ovat esimerkiksi erilaiset monitorit, ventilaattorit sekä muut lääkinnälliset laitteet, joissa on integraatio Apotti-järjestelmään.

– Versiopäivitys mahdollisti Apotti-järjestelmän sisällä tehtävän automaattisen laitevalidoinnin. Käytännössä hoitajat ovat aiemmin tehneet validointia, eli he ovat tarkastaneet tiedon luotettavuuden ennen kuin sen on voinut tallentaa Apotti-järjestelmään. HUSin teho-osastoilla, joissa laitedatalla on vielä suurempi merkitys, on ollut tähän tarkoitukseen sopiva robotti, kertoo sovelluskehittäjä Laura Lehmusvaara Apotista.

Laitedata on siirtynyt Apotti-järjestelmään tallentamattomana, mikä tarkoittaa, että data katoaa potilaskertomuksesta kolmen kuukauden kuluttua. Varsinainen tallennus on tehty vasta hoitajien tekemän manuaalisen validoinnin tai teho-osastoilla robotin tekemän validoinnin yhteydessä. Tehdyn kehityksen myötä data tallentuu järjestelmään automaattisesti ja säilyy potilaan tiedoissa.

– Nyt se laitedata, joka monitorilla näkyy, siirtyy järjestelmään suoraan, eikä sen luotettavuutta tarvitse tarkastaa erikseen. Tämä säästää aikaa ja vaivaa usein haastavissakin työoloissa, Lehmusvaara kuvaa.

Tallennusroboteista luopuminen tuo säästöjä

Apotti-järjestelmä tallentaa vuodeosastoilla ja teho-osastoilla monitoridataa ja peruselintoimintojen dataa automaattisesti 5 minuutin välein ja muilta laitteilta, kuten ventilaattoreista, 15 minuutin välein. Tallennus on tarvittaessa mahdollista myös kytkeä pois päältä.

– Data liikkuu paremmin ja on luotettavampaa ilman että ammattilaisten täytyy tehdä mitään. Ajansäästön lisäksi syntyy kustannussäästöjä, sillä HUS on tähän asti ostanut ohjelmistorobotiikkapalvelun ulkopuoliselta toimijalta, Lehmusvaara kertoo.

– Myös häiriötilanteiden selvittäminen helpottuu eikä tallentamiseen tule robotiikasta johtuvia käyttökatkoja.

– Samalla virheiden mahdollisuus vähenee verrattuna siihen, että tietojen tallennus järjestelmään täytyisi aina muistaa tehdä kiireisen työn ohessa, täydentää Apotin tuotepäällikkö Tanja Korteniemi.

Parhaat käytännöt löytyvät yhteistyön myötä

Laitedatan tallennus on otettu Suomessa käyttöön Apotin asiakasorganisaatioiden toiveiden pohjalta. Aivan vastaavaa toiminnallisuutta ei ole käytössä maailmallakaan Apotin emojärjestelmä Epiciä käyttävissä yksiköissä.

HUSissa toiminnallisuus kattaa teho-osastot ja valvontaosastot, päivystykset sekä vuodeosastot. Laajentaminen muihinkin yksiköihin on mahdollista siltä osin kuin niissä on käytössä vastaavia laitteita.

Apotti ja HUS ovat tehneet asiassa tiivistä yhteistyötä. Sote-ammattilaisten asiantuntemusta on tarvittu etenkin määritysten tekemisessä ja validointivälien asettamisessa.

– Toteutus on yhdessä päädytty tekemään niin, että monitoreiden tuottamat peruselintoimintojen tiedot tallentuvat tiheämmin kuin ventilaatioarvot, joita ei jälkikäteen yleensä juurikaan tarvita, kertoo Lehmusvaara.

– Vastasyntyneiden teho-osastolle puolestaan tehtiin oma ratkaisu kaiken laitedatan tallentamisesta minuutin välein, koska heillä oli pienten potilaiden kohdalla sille tarve. Yhteisten keskustelujen kautta haemme aina toimivimmat ratkaisut, hän jatkaa.

Palautettakin on jo ehditty saada.

– Päivystyksissä tallennuksen automatisointi tuotti liikaa dokumentaatiota päivystyksen näkymissä. Näin ollen päädyimme yksissä tuumin ottamaan tallennuksen automaattisen käynnistyksen pois päältä ja siirryimme malliin, jossa päivystyksen henkilöstö voi itse käynnistää tallennuksen tarpeen mukaan. Tämä on auttanut välttämään liian suurten datamassojen näkymistä päivystysdokumentaatiossa, Lehmusvaara kuvailee.

Jatkuva dialogi asiakasorganisaatioiden edustajien kanssa on apottilaisille tärkeää.

– Esimerkiksi uusia laitehankintoja tehtäessä kannustamme asiakkaitamme selvittämään, voidaanko ne integroida suoraan Apotti-järjestelmään. Tällaisista saattaa syntyä hyvinkin suuria kustannussäästöjä ja myös kevennystä sote-ammattilaisten työkuormassa, Korteniemi tiivistää.