Lähijohtajat asiakas- ja potilastietojärjestelmän käyttäjinä

Lähijohtajien roolia voidaan tarkastella eri näkökulmista suhteessa asiakas- ja potilastietojärjestelmään. Ensimmäisenä esiin nousee yleensä tiedolla johtaminen järjestelmän tuottaman tiedon avulla. Vähemmälle huomiolle jää usein se, että myös johtajat ovat järjestelmän käyttäjiä. He vaikuttavat lisäksi keskeisesti siihen, miten tietojärjestelmät mielletään osaksi sosiaali- ja terveydenhuollon työtä ja sen kehittämistä.

Organisaatioissa vallalla olevat näkökulmat ohjaavat esihenkilöiden työhön liittyviä odotuksia ja heille kohdennettavaa työn tukea, kuten koulutuksia. Ne vaikuttavat myös siihen, miten yksittäiset esihenkilöt mieltävät itse oman roolinsa ja miten he käytännössä johtavat omien yksiköidensä tai tiimiensä työtä.

Apotti-järjestelmän kehittämisessä ja käyttöönotossa johtajien osalta korostuivat muut asiat kuin heidän roolinsa järjestelmän käyttäjinä. Etukäteen tunnistettiin esimerkiksi, että järjestelmän työnkulkuihin tarvitaan organisaatioiden sisäisiä linjauksia ja niiden jalkauttamista sekä tiedostettiin toiminnanmuutoksen vaikutukset ammattilaisten työhön. Esihenkilöitä ohjattiin osallistumaan ammattilaisille suunnattuihin koulutuksiin, mutta heille räätälöityä omaa koulutusta oli tarjolla vähemmän. Käyttöönottojen jälkeen on tullut selvästi esille, että uusi järjestelmä vaikutti myös esihenkilöiden työhön.

Lähijohtajat tarvitsevat tukea asiakas- ja potilastietojärjestelmän käyttämiseen

Myös esihenkilöt tarvitsevat tukea asiakas- ja potilastietojärjestelmän käyttämiseen. Hektisen ja paineistetun arjen keskellä järjestelmään liittyvät osaamisvaateet voivat tuntua kohtuuttomilta, etenkin jos omasta työstä ei voi priorisoida mitään pois.

Ajan puute nousikin esiin esihenkilöiden luo tehdyillä käytettävyysvierailuilla, joista kerroimme aiemmassa blogissamme. Ajan puute näkyi muun muassa siten, että esihenkilöt eivät aina olleet ehtineet perehtyä työntekijöiden työnkulkuihin tai kirjaamiseen, mikä puolestaan vaikeutti johtamista ja raportteihin perehtymistä. Vierailuilla vahvistui myös edellä mainittu havainto siitä, että emme olleet riittävässä määrin huomioineet esihenkilöiden roolia järjestelmän käyttäjinä.

Järjestimme syyskuussa verkostotapaamiset Helsingin, Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen sekä Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen kanssa Apotti-järjestelmää käyttäville esihenkilöille. Pohdimme tilaisuuksissa johtamista asiakas- ja potilastietojärjestelmän avulla eri näkökulmista, kuten kirjaamisen johtamisen ja hyvinvointialueiden rahoituksen näkökulmista. Kuulimme myös esihenkilöiden hyväksi havaituista käytännöistä ja oppimiskokemuksista.

Tilaisuudesta saatu palaute oli pääasiassa positiivista. Tärkeänä pidettiin muun muassa sitä, että esihenkilöille on omia tilaisuuksia, joissa käsitellään juuri heidän työhönsä liittyviä asioita. Esiin nousi myös vahva tarve käytännön tukitoimille. Toivottiin esihenkilöille suunnattua koulutusta, omia tukihenkilöitä ja vertaistukea. Oman organisaation johdon tukea pidettiin tärkeänä.

Miten lähijohtaminen muuttuu?

Jos esihenkilö ei ole aiemmin hyödyntänyt asiakas- ja potilastietojärjestelmää johtamisessa, on se jo itsessään suuri muutos. Apotti-järjestelmässä asiakkaan tai potilaan palvelu- ja hoitoketjuissa eri sosiaali- ja terveyspalvelut linkittyvät toisiinsa. Se tuo oman muutoksensa lähijohtamiseen. Lähijohtajan on tunnettava tarkemmin sitä, mitä eri ammattilaiset tekevät ja miten se vaikuttaa omassa yksikössä tehtävään työhön. Hänen on tiedostettava, miten kirjaukset vaikuttavat hyvinvointialueen valtiolta saamaan rahoitukseen tai asiakkaan ja potilaan palvelusta ja hoidosta saaman laskun muodostumiseen.

Mitä paremmin esihenkilö osaa käyttää asiakas- ja potilastietojärjestelmää, sitä paremmin hän pystyy hyödyntämään sitä johtamisessa. Järjestelmän tuntemus auttaa hahmottamaan järjestelmään sisältyviä mahdollisuuksia ja rajoitteita toimintaa kehitettäessä.

Haluamme kehittää Apotti-järjestelmää siten, että esihenkilöt saavat tukea proaktiiviseen johtamiseen. Osin tähän varmasti jo päästäänkin, esimerkiksi kotihoidossa. Paljon on vielä myös tehtävää, jotta pystymme tarjoamaan lähijohtajille parhaat mahdollisuudet hyödyntää järjestelmää oman työnsä tukena.