Millaisia kokemuksia HUSin tehohoidon ja leikkaussalien lääkäreillä on Apotti-järjestelmästä?

Apotti-järjestelmä on maailman ensimmäinen asiakas- ja potilastietojärjestelmä, joka yhdistää sosiaalihuollon ja terveydenhuollon ja toimii samalla reaaliaikaisena toiminnanohjausjärjestelmänä. Apotti-järjestelmä otettiin käyttöön Hyvinkään, Lohjan, Jorvin, Porvoon ja Raaseporin sairaaloissa helmikuussa ja Meilahden sairaala-alueella loka-marraskuun vaihteessa. Nyt kaikki HUSin sairaalat ja yli 20 000 potilaita hoitavaa työntekijää käyttävät Apottia.

Teho-osastoilla ja leikkaussaleissa työ on hyvin dataintensiivistä. Uuteen työvälineeseen onkin suhtauduttu siellä pääasiassa positiivisesti.

– Käyttöönotto sujui Meilahden ja Töölön sairaaloissa isossa mittakaavassa erittäin hyvin ja käytäväpuheiden perusteella voin varovasti sanoa, että Apotti-järjestelmän teho- ja valvontaosiosta pääosin tykätään ja sitä pidetään loogisena ja käytettävänä, vaikka tehopotilaat ovatkin lähtökohtaisesti vaativia myös tietojärjestelmän näkökulmasta, kertoo Meilahden teho-osaston anestesialääkäri ja Apotti-asiantuntija Sara Nisula.

Jorvin teho-osastolla Apotti-järjestelmää jo jonkin aikaa käyttäneen ylilääkäri Tero Varpulan mukaan suurimmat synnytystuskat Apotti-järjestelmän kanssa on koettu ja noin 90 % järjestelmän käytöstä sujuu hyvin.

– Alussa piti opetella kaikki lääkkeisiin, työnkulkuihin ja lääkkeiden skannauksiin liittyvät asiat, ja yhä edelleen on jonkin verran opeteltavaa. Tehohoidossa on laaja potilaskirjo, minkä takia oppiminen on hitaampaa kuin vaikka leikkaussaleissa, hän sanoo.

Jorvin leikkausosastolla Apotti-järjestelmään siirryttiin osittain paperisesta kirjaamisesta. Jorvin anestesialääkäri ja Apotti-asiantuntija Tuula Hiekkanen myöntää, että Apotti-järjestelmän käytössä on alussa opettelemista, mutta nyt on jo nähtävissä, että kirjaaminen on muuttunut sujuvammaksi.

– Tuplakirjaaminen on poistunut ja käytettävyys parantunut ja Apotti myös ohjaa työtä. Esimerkiksi valvovan hoitajan valikot ovat Apotissa helpompia ja kronologisempia kuin aiemmassa järjestelmässämme. Lisäksi laiteintegraatioiden ansiosta tietoa siirtyy automaattisesti, mikä helpottaa paljon hektisessä leikkaussaliympäristössä, luettelee Hiekkanen Apotin hyötyjä.

HUSin käyttöönottoja on varjostanut koronapandemia

Koronapandemia alkoi pari viikkoa Jorvin käyttöönoton jälkeen, järjestelmään perehtymisen vielä jatkuessa.

– Ensivaiheessa se tarkoitti tehohoitoyksikön täyttymistä koronapotilaista. Aika pian jouduimme perustamaan tilapäisen yksikön, jotta koronapotilaille saatiin lisäpaikkoja. Lopulta varsinaisella teho-osastolla ei ollut kuin koronapotilaita ja päiväkirurgian heräämöstä tehtiin tehoyksikkö, jossa hoidettiin muut tehopotilaat, muistelee Varpula Jorvin kokemuksia.

– Jotta tätä tilapäistä tehoyksikköä pystyttiin pyörittämään, otimme valmiuslain nojalla päiväkirurgian hoitajat teholle töihin. Jouduimme siis kouluttamaan heidät pikaperehdytyksellä kliinisen työn lisäksi Apotti-järjestelmän käyttöön. Tämä vaati Apottiinkin optimointia, jotta heräämöpaikat saatiin määritettyä tehohoitopaikoiksi. Onneksi se onnistui parissa päivässä, hän jatkaa.

Hiekkanen kertoo, että kevään koronakoulutus sujui hyvin ja että henkilökunta sai tehohoidon toiminnoista hyviä ideoita myös heräämöhoidon järjestelmäosion käyttämiseen.

– Parin tunnin lisäkoulutuksen jälkeen anestesialääkärit olivat aika valmiita käyttöön, kun perusjärjestelmä oli meille entuudestaan tuttu, Hiekkanen kehuu.

Apotti-järjestelmän ansiosta potilaan kokonaiskuvan saaminen on parantunut

Varpulan mukaan teho-osastolla on erittäin tärkeää saada potilaasta kokonaiskuva ja tietoa siitä, mikä hänen kuntonsa on ollut ennen osastolle tuloa.

– Apotin suurin hyöty näkyy meille siinä, että sairaalatason tilannekuvan saaminen on helpottunut. Kun meille tulee potilaita esimerkiksi Hyvinkäältä tai Lohjalta, löytyvät heidän tietonsa saman tien järjestelmästä. Tämä on merkittävä apu ja tilanne on vielä parempi nyt, kun Meilahden klinikatkin ovat mukana, Varpula toteaa.

– Aiemmin jouduimme kirjaamaan tietoja moneen eri järjestelmään. Ja on ihan eri asia katsoa tietoja tutussa näkymässä kuin lähteä etsimään niitä vieraista järjestelmistä. Tietysti meillä on täällä Espoossa edelleen sellainen haaste, että joudumme kaivamaan alueen perusterveydenhuollon tiedot muista järjestelmistä, Varpula harmittelee.

Myös Nisula ja Hiekkanen korostavat yhtenäisen järjestelmän hyötyjä. Ennen käytettiin yhtä järjestelmää potilaan hoitomuuttujien kirjaamiseen, toista tekstien katseluun ja kolmatta kuvien katsomiseen. Nisulan mukaan on nopeampaa ja helpompaa operoida pääsääntöisesti yhdessä järjestelmässä.

– Olemme tehohoidossa käyttäneet monessa yksikössä jo yli 20 vuotta yleisen potilastietojärjestelmän rinnalla erillistä tehospesifistä tietojärjestelmää, ja siksi olemme olleet myös Apotin suhteen vaativia, Nisula kertoo.

– Toisaalta henkilökuntamme on tottunut käyttämään melko samanlaisella logiikalla toimivia järjestelmiä ja mieltäneet jo tätä ennen tietojärjestelmän keskeiseksi työvälineeksi potilaan hoidossa. Toiminnanmuutos on meillä siksi ehkä ollut pienempi kuin monessa muussa paikassa, hän pohtii.

Apotti parantaa potilasturvallisuutta monella tavalla

Nisula näkee potilasturvallisuuden kannalta isona etuna sen, että jatkossa eri sairaaloissa vallitsee yhtenäisemmät kirjauskulttuurit eikä tietoa tarvitse enää siirrellä käsin järjestelmästä toiseen. Näin inhimilliset virheet vähenevät.

– Apotin avulla voidaan organisaatiotasolla seurata hyvinkin tarkasti järjestelmän käyttöä ja esimerkiksi siinä lauenneiden varoitusten määriä liittyen vaikkapa lääkkeenantoon ja lääkemääräyksiin. Raporttien avulla nähdään, jos joissain yksiköissä on vaikeuksia järjestelmän kanssa tai potilasturvallisuuteen liittyviä työnkulkuja ei noudateta. Näin tukea voidaan kohdentaa oikeaan paikkaan, Nisula sanoo.

– Apotin mukana on tullut täysin uusia toimintatapoja, kuten viivakoodinlukuun perustuva lääkkeiden valmistus- ja antoprosessi. Monet uudet työkulut teettävät ammattilaisilla enemmän työtä ja vievät aikaa, mutta parantavat turvallisuutta. Tätä kipuillaan aika monessa paikassa, mutta terveydenhuollossa on paljon korkean riskin toimintoja, kuten lääkehoito. Siinä ei ole varaa virheisiin ja niiden estämiseksi joudutaan joskus asiat tekemään tarkasti. Tämän hyväksyminen tulisi terveydenhuollossa olla itsestäänselvyys, hän korostaa.

Hiekkanen kertoo, että leikkausosastoilla potilasta hoitaa leikkauksen jälkeen useampi ammattilainen ja on hyvä, että Apotti-järjestelmä varoittaa, jos potilaalle annetaan päällekkäisiä määräyksiä. Hän nostaa esiin myös Apotin Maisa-asiakasportaalin ja mobiilisovelluksen hyödyt potilasturvallisuuden parantamisessa.

– Potilaat voivat täyttää Maisassa esitietokyselyitä ennen leikkausta ja vastausmäärä kasvaa koko ajan. Ne ovat meille tärkeitä tietoja, koska ne ovat potilaan rauhassa täyttämiä tietoja. Mobiilisovelluksen avulla pystymme tutustumaan potilaan tietoihin myös leikkausosaston ulkopuolisissa toimenpiteissä, mikä osaltaan parantaa potilasturvallisuutta, hän selittää.

Apotin kehitys jatkuu

Hiekkanen sanoo, että Apotti-järjestelmään ollaan leikkausosastoilla pääsääntöisesti tyytyväisiä, mutta vieläkin haasteita aiheuttavat muun muassa siirtymätilanteet.

– Edelleen ollaan monen järjestelmän viidakossa, kun on Kantaa ja muita järjestelmiä, vaikka Apotti onkin parantanut tilannetta. Mutta sanovat myös Meilahdessa, etteivät enää palaisi vanhaan, hän täsmentää.

Varpulankin mukaan kehittämistä löytyy vielä. Hän mainitsee myös, että toiminnan yhtenäistämisessä on päästy paljon eteenpäin, mutta siinä riittää edelleen tekemistä.

– Apotti on iso järjestelmä ja kun sitä on kehitetty monen osaston yhteiseksi järjestelmäksi, on huomattu, miten yllättävän erilaisia toimintatapoja teho-osastoilta löytyy. Esimerkiksi HUSissa käynnissä oleva laajassa Siltasairaalahankkeessa on iso etu, että toimintaa on yhtenäistetty ja kaikilla on jo valmiiksi käytössä sama järjestelmä, Varpula sanoo.

Nisula muistuttaa Apotti-järjestelmän mahdollisuuksista tiedolla johtamiseen. Käytännön asioissa nämä hyödyt ovat jo nähtävissä.

– Ennen esimerkiksi leikkauksen jälkeiset tehohoidon varaukset kirjattiin käsin. Jatkossa saamme Apotti-järjestelmästä suoraan raportit niistä potilaista, jotka on elektiivisen leikkauksen jälkeen suunniteltu siirtyvän jatkohoitoon teho-osastolle. Samoin voimme katsoa järjestelmästä muiden osastojen paikkatilanteen, hän antaa esimerkkejä.

– Olen todella iloinen, että monilla HUSin teho- ja valvontaosastolla käyttöönotto on onnistunut erittäin hyvin. Teho- ja valvontaosastoja on tullut mukaan Apottiin jokaisessa käyttöönotossa ja vaativista potilaista ja melko ikuisesta kiireestä huolimatta osastot ovat pyörineet mallikkaasti ja potilaat saaneet hyvää hoitoa. Tästä kunnia koko henkilökunnalle, joka on valmistautunut käyttöönottoon ja jaksanut opetella uuden järjestelmän käyttöä, Nisula kiittelee.