Käyttäjäpalautetta tarvitaan – mahdollistaa järjestelmän jatkuvan kehittämisen

Apotti kerää jatkuvasti palautetta järjestelmän noin 15 000 loppukäyttäjältä ongelmakohdista. Suhtaudumme vakavasti käyttäjien palautteeseen käytettävyyden haasteista. Vaikka järjestelmän kehittämiseen on osallistunut kaikkiaan yli 5 000 sote-ammattilaista, on järjestelmässä vielä tunnistettuja kehittämiskohteita, joiden eteen tehdään jatkuvasti työtä yhdessä asiakas- ja omistajaorganisaatioiden kanssa. Ilman Apotti-järjestelmän myötä tulevia ominaisuuksia ei terveydenhuollon palvelussa ole mahdollista siirtyä merkittävästi turvallisempiin, laadultaan ja vaikuttavuudeltaan parempiin ja Maisa-asiakasportaalin avulla potilasta mukaan ottaviin palveluihin.

Apotti-järjestelmää käyttää yli 15 000 käyttäjää

Järjestelmä on käytössä Vantaan sosiaali- ja terveystoimessa, Jorvin, Peijaksen, Raaseporin, Lohjan, Hyvinkään ja Porvoon sairaaloissa sekä koko HUSin psykiatrialla ja Naistentaudeilla ja synnytyksissä.

Kansalaisten Maisa-asiakasportaalilla on jo noin 70 000 käyttäjää, jotka ovat tehneet yli 23 000 ajanvarausta, täyttäneet yli 12 000 esitietokaavaketta ja tehneet yli 8 000 sosiaalihuollon hakemusta sitä kautta. Vantaan kotihoito käyttää järjestelmää mobiililaitteella ja teki ensimmäisten käyttökuukausien aikana yli 200 000 käyntikirjausta onnistuneesti.

On selvää, että näin suureen joukkoon ja laajaan toiminnallisuuteen mahtuu mukaan sekä tyytymättömiä käyttäjiä, ja että myös järjestelmässä on optimoitavaa ja korjattavaa.

Apotti-järjestelmä parantaa potilasturvallisuutta

Apotti-järjestelmä parantaa potilas- ja asiakasturvallisuutta ja hoidon laatua muun muassa parantamalla lääkitysturvallisuutta. Keskeinen osa tätä on muun muassa suljettu lääkekierto, jossa tunnistetaan potilas, lääke ja lääkkeen antoaika, sekä lääkkeen antaja, jolloin potilas saa oikean lääkkeen oikeaan aikaan. Jotta suljettu lääkekierto on mahdollista, on potilaan lääkitystieto oltava järjestelmässä kaikilta osin rakenteisessa muodossa.

Tämä kuormittaa alkuvaiheessa erityisesti lääkäreitä, koska lääketieto on tuotava käsin eReseptikeskuksesta manuaalisesti ja annostelutieto on rakenteistettava käsin, koska se on Reseptikeskuksessa vapaata tekstiä. Lisäksi Reseptikeskuksen siivoaminen vie runsaasti aikaa, koska sinne on kertynyt usein kymmeniäkin samankaltaisia reseptejä, joista pitää selvittää se, minkä mukaan potilas on lääkkeitään syönyt. Suljettu lääkekierto vähentää tutkitusti lääkityksen inhimillisiä virheitä jopa 70 prosenttia − saman suuntaisia mitattavissa olevia vaikutuksia on havaittu Apotti-järjestelmää ja suljettua lääkekiertoa käyttävillä osastoilla.

Potilasturvallisuutta parantaa myös se, että järjestelmästä näkee potilaan tiedot koko hoitojakson ajan riippumatta hoitopaikasta, joissa Apotti on käytössä. Järjestelmä myös tukee sote-ammattilaisten työtä tarjoamalla varoituksia, ohjeita, suosituksia sekä erilaisia tarkistuslistoja – kääntöpuolena näiden käyttö vaatii aikaa ja reagointia sekä lisää klikkauksien määrää. Vähentyneet komplikaatiot näkyvät hoidon laadussa. Säästynyt työpanos käytetään kuitenkin tyypillisesti uuteen potilaaseen, jolloin samalla työpanoksella tulee hoidettua suurempi määrä potilaita.

Käytettävyyden parantaminen on jatkuvaa kehitystyötä

Tietojärjestelmissä käytettävyyden kehitys on jatkuvaa. Apotin tavoitteena on, että sote-ammattilaiset saavat käyttäjäystävällisen työkalun, joka sujuvoittaa työtä ja ohjaa parhaisiin käytäntöihin. Apotti-järjestelmä poikkeaa merkittävästi aiemmista järjestelmistä rakenteensa vuoksi. Tiedot kirjataan järjestelmään rakenteisesti, mikä vaatii opettelua ja omaksumista.

Apotissa kerätään jatkuvasti käyttäjäpalautetta yhdessä asiakas- ja omistajaorganisaatioiden kanssa. Käyttäjiltä saatava palaute ohjaa sekä järjestelmän rakentamista että olemassa olevien toiminnallisuuksien kehittämistä. Käytettävyyttä kehitetään aktiivisesti yhteistyössä asiakas- ja omistajaorganisaatioiden kanssa, jotta järjestelmä olisi mahdollisimman yhdenmukainen ja sitä myöten helpompi käyttää erilaisissa työrooleissa. Apotti-järjestelmää pystytään muokkaamaan omien asiantuntijoidemme toimesta, joka antaa joustavuutta ja nopeutta verrattuna tavanomaiseen toimintatapaan, missä muutosten teosta vastaa järjestelmänvalmistaja.

Rakenteinen kirjaaminen on hyödyllistä

Apotti-järjestelmän käyttöönotto on iso potilas- ja asiakastiedon hallinnan- toiminnan- ja toimintatapojen uudistus. Kun tiedot kirjataan järjestelmään rakenteisessa muodossa aiempaa yhdenmukaisemmin, se parantaa potilasturvallisuutta ja tiedon laatua. Toisaalta rakenteinen kirjaaminen tällä tasolla on uutta sosiaali- ja terveydenhuollossa, mikä kuormittaa alkuun ammattialaisia aiempaa enemmän.

Rakenteisen kirjaaminen tuo mukanaan merkittäviä hyötyjä. Se mahdollistaa muun muassa päätöksentuen, erilaisten mittareiden käytön (esimerkiksi toimintakyky), potilaiden vointia taustalla seuraavat algoritmit, suljetun lääkekierron, potilaiden kohortoinnin ja hoidon seurannan. Konkreettisella tasolla esimerkiksi lääkkeenantovirheitä ja painehaavojen syntyä pystytään vähentämään merkittävästi.

Kääntöpuolena rakenteinen kirjaaminen vie etenkin aluksi loppukäyttäjältä enemmän aikaa ja siihen liittyy työnjaollisia kysymyksiä, jotka täytyy ratkaista tehokkaimman lopputuloksen saavuttamiseksi. Yhteiseen järjestelmään liittyy lisäksi erityispiirre, että järjestelmään tehdyt tai tekemättä jätetyt kirjaamiset vaikuttavat koko ketjuun siitä eteenpäin. Toisin sanoen, tehty työ on muualta pois, parhaimmillaan moninkertaisesti, mutta toisaalta tekemätön työ voi myös kertaantua.

Kaikkea ei pidä rakenteistaa, vaan jatkokehityksessä suunnitellaan käyttäjäorganisaatioiden kanssa, mitä eri tasoilla on vähintään rakenteistettava ja mikä voi olla edelleen vapaata tekstiä, jota olemme tottuneet lukemaan. Tämä parantaa käyttäjien kokeman kokonaiskuvan saamista potilaan tilanteeseen.

Puheentunnistuksesta apua työhön

Järjestelmä tuo puheentunnistuksen kaikkien saataville, mikä tulee käytön leviämisen myötä poistamaan ison osan viiveistä sanelun ja sanelun purun välillä. Tulevaisuudessa puheentunnistus kehittyy luonnollisen kielen tulkkauksen (NLP) kehittymisen myötä tunnistamaan rakenteiset elementit sanelutta, jolloin loppukäyttäjän kuormitus ja klikkailu vähenevät ratkaisevasti. Puheentunnistus mahdollistaa jo nyt järjestelmän ohjaamisen puhekomennoilla.

Apotti-järjestelmän roolipohjaisuus on uutta

Apotti-järjestelmä on roolipohjainen, ja kullekin käyttäjäryhmälle on pyritty rakentamaan juuri kyseisen käyttäjäryhmän tarpeisiin toimivimmat näkymät. Tämä tuottaa haasteita sellaisille ammattilaisille, jotka työskentelevät monissa erilaisissa rooleissa, koska näkymät ovat erilaisia eri rooleille. Järjestelmään on työntekijäroolista riippuen rakennettu lisäksi erilaisia koontinäyttöjä, jotka tukevat ammattilaisia oman työn suunnittelussa ja hallinnassa.

Rakenteisuuden ja integroidun kokonaisuuden vuoksi järjestelmässä on tehtävä kirjauksia, joita ennen ei ole tehty tai ne on tehnyt joku muu ammattiryhmä. Kukin Apotti-järjestelmää käyttävä organisaatio määrittelee käyttäjien roolit omien toimintamalliensa mukaisesti.

Potilassiirtoihin liittyviä toiminnallisuuksia kehitetään

Potilassiirroissa Apotti-sairaalasta muihin sairaaloihin on raportoitu haasteita, ja esimerkiksi lääkitykseen ja nesteytykseen liittyvät kirjaukset on joissain tapauksissa koettu monimutkaisiksi potilaan siirtyessä yksiköstä toiseen. Siirtoraportti on uutta toiminnallisuutta, aiemmin tulostettiin mukaan sairauskertomus ja lääkityslistakopioita. Raporttien kehitystyötä tehdään koko ajan yhdessä käyttäjien kanssa.