Käytettävyys on parantunut urologian erikoisalalla: ”Apotissa parasta on tietynlainen järjestelmällisyys”

HUSin urologian erikoisalalle on tehty konkreettisia muutoksia käytettävyyteen Apotti 2.0 -ohjelman puitteissa. Käyttöliittymää on yhtenäistetty ja yksinkertaistettu, jolloin työn tekemisen kannalta oleelliset asiat nousevat aiempaa helpommin esiin. Urologi ja HUSin Vatsakeskuksen Apotti-asiantuntija Henrikki Santti on seurannut Apotti-järjestelmän kehitystä aitiopaikalta.

– Apotissa parasta on mielestäni tietynlainen järjestelmällisyys, Henrikki Santti sanoo.

– Samanlaisena toistuvat prosessit pystyy vakioimaan ja automatisoimaan, jolloin ne eivät vaadi niin paljon keskittymistä. Tietysti tämä riippuu paljon työnkuvasta, ja joillakin erikoisaloilla tilanne on eri, jos ei ole isoja potilasryhmiä vaan kaikki potilaat ovat hyvin erilaisia. Tiedostan myös, että jos Apotti-järjestelmää käyttää vain harvakseltaan, se voi olla haasteellista. Rutiini auttaa.

Apotti 2.0 -kehitystyön myötä muun muassa turhia välilehtiä on karsittu ja visuaalista ilmettä on selkeytetty.

– Poliklinikkatoiminnassa näkymiä on yhtenäistetty. Tämä koskee toistaiseksi urologien näkymiä, ei vielä hoitajien puolta. Tässä on siis hyvä kehityskohde jatkoa ajatellen, Santti vinkkaa.

– Kun yhtenäistämistä ja yksinkertaisempia näkymiä on nyt tehty yhdelle erikoisalalle, on niitä jatkossa helpompi tehdä myös muille. Tämä siis varmasti nopeuttaa tulevaa kehitystä ja on askel oikeaan suuntaan, mutta toki askeleita täytyy ottaa useampia.

Rakenteinen kirjaaminen vaatii yhteisymmärrystä

Henrikki Santti työskentelee Meilahden ja Peijaksen sairaaloissa. Kokemusta Apotti-työstä on kertynyt vuodesta 2017.

Järjestelmän käyttöönoton myötä tietoja on alettu kirjata rakenteisesti aiemman vapaan tekstintuoton sijaan, eikä tämä ole miellyttänyt kaikkia.

– Kirjattavaa on paljon ja 20 minuutin vastaanottoaika voi tuntua lyhyeltä, kun siinä ajassa pitää hoitaa potilas ja tehdä kirjaukset. Osin kyse on myös tottumisesta: olennaista on kirjata vain niitä asioita, joilla on oikeasti merkitystä, Santti kertoo. – Jos halutaan tehdä todella paljon kirjauksia, potilaita ei pystytä hoitamaan samassa ajassa yhtä paljon tai laatu väistämättä kärsii.

Tarvitaan siis yhteisymmärrystä siitä, mitä kirjataan. Kun yhteisistä kirjaamiskäytännöistä on sovittu, järjestelmää on mahdollista jatkossa optimoida siten, että kirjaaminen on helpompaa, tehokkaampaa ja jopa automaattista.

Maisa säästää ammattilaisen työaikaa

Apotti-järjestelmän selkein hyöty Santin mielestä on toimintatapojen yhtenäistäminen. Tämä tulee koko ajan paremmin esiin, varsinkin kun myös Helsingin ja Vantaan tiedot ovat yhteisessä järjestelmässä.

Apotti 2.0 -ohjelman puitteissa järjestelmää kehitetään systemaattisesti yhteistyössä loppukäyttäjien eli sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaisten kanssa. Santillekin tulee kehittämiskohteita mieleen.

– Raportoinnin ja tiedolla johtamisen osalta on vielä paljon tekemistä. Tietojen entistä selkeämpi esittäminen on varmasti monen toivoma kehityskohde, tämä koskee myös avoterveydenhuollon puolta. Itse odotan lähitulevaisuudelta erityisesti Kanta-kehitystä, että Kannasta pääsisi näkemään tietoja sujuvammin.

Kanta-tiedon hakemisen käytettävyyden parantaminen on osa Apotti 2.0 -ohjelmaa. Parannuksia on luvassa jo loppuvuoden aikana.

Apottiin kuuluvan Maisa-asiakasportaalin Santti näkee hyvänä täydennyksenä ammattilaisten työkalupakissa.

– Potilaiden omia kirjauksia, esitietoja ja kyselyvastauksia kannattaa ehdottomasti hyödyntää. Ammattilaisen työaikaa säästyy, kun potilaalta ei tarvitse kysellä asia kerrallaan esimerkiksi lääkityksistä, tupakoinnista tai muista elintavoista.

– Jos organisaatio haluaa oikeasti olla potilaita varten, tulee myös potilaiden lähettämät viestit huomioida. Lisäksi potilaille viestimisen pitäisi olla aina mahdollisimman yksiselitteistä, jolloin pystytään minimoimaan turhat tai toistuvat yhteydenotot samasta asiasta.

Kehitysehdotuksista kannattaa kertoa

Apotti-järjestelmässä on paljon eri toiminnallisuuksia, jotka nopeuttavat ja helpottavat järjestelmän käyttöä. Sisältöjä on myös mahdollista muokata omien käyttötarpeiden mukaan.

– Jos näistä ei ole tietoa, saattaa käyttö tuntua hankalalta, Santti arvelee. – Tarvitaan yhtenäisiä toimintatapoja ja sopivasti leania ajattelua. Mitä paremmin järjestelmän tekninen puoli pystytään yhtenäistämään, sitä enemmän jää aikaa itse substanssiin.

– Realiteettihan on se, että Apotti nyt on olemassa, enkä oikein näe sellaista vaihtoehtoa, että sitä lähdettäisiin vaihtamaan, Santti pohtii. – Vastaan taistelemisen sijaan kannustaisin kaikkia perehtymään järjestelmän tarjoamiin mahdollisuuksiin ja vaikka kysymään kaverilta vinkkiä, jos tuntuu, että hänellä on Apotti paremmin hallussa. Mikäli tulee hyviä ratkaisu- tai kehitysehdotuksia mieleen, niistä kannattaa rohkeasti kertoa. Vaikka kehitystyö voi tuntua hitaalta, kyllä se kuitenkin etenee.