Huhtikuun käyttöönotto oli kaikkien aikojen laajin Apotti-järjestelmän käyttöönotto

Apotti-järjestelmän käyttöönotto on iso toiminnanmuutos, joka muuttaa sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaisten päivittäisiä työskentelytapoja. Apotti varautuu aina käyttöönottojen yhteydessä häiriöilmoitusten ja tukipyyntöjen määrän kasvuun. Niitä ratkotaan käyttöönottovaiheessa ympäri vuorokauden.

Apotti-järjestelmän otti käyttöön huhtikuussa noin 17 000 sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaista. Tällä hetkellä järjestelmällä on jo noin 45 000 käyttäjää ja määrä kasvaa jälleen 1 000 käyttäjällä toukokuun 29. päivän käyttöönoton jälkeen.

Huhtikuun käyttöönottoa on ollut tukemassa 2 883 tukihenkilöä Helsingistä, Kauniaisista, Keravalta ja HUS Diagnostiikkakeskuksesta. Tukihenkilöt ovat auttaneet kollegoitaan järjestelmän käytössä ja tehneet myös häiriöilmoituksia ja tukipyyntöjä. Lisäksi uusia käyttäjiä on tukenut Apotin etätuki, jossa työskentelee käyttöönottovaiheessa 140 henkilöä.

Käyttöönottojen yhteydessä erilaisten tukipyyntöjen ja häiriöilmoitusten määrät kasvavat tyypillisesti ensimmäisellä käyttöönottoviikolla ja palaavat tämän jälkeen suhteellisen nopeasti takaisin normaalitasolle. Normaalitaso nousee jokaisen käyttöönoton myötä käyttäjämäärien kasvaessa. Tukipyynnöt ja häiriöilmoitukset koskevat tyypillisesti erilaisia perustyön tekemiseen vaikuttavia ongelmia, kuten kirjautumiseen, työrooleihin tai yksiköihin liittyviä asioita. Uuden järjestelmän käyttöön tarvitaan myös alkuvaiheessa usein apua.

Tukipyyntöjen ja häiriöilmoitusten määrää seurataan tarkasti, ja osaltaan tämän avulla Apotin henkilöstöä pystytään kohdentamaan alueille, jotka erityisesti tarvitsevat huomiota. Tyypillisesti käyttöönottoa seuraavalla viikolla tukipyyntöjen ja häiriöilmoitusten määrä jopa kuusinkertaistuu normaalimäärään verrattuna. Tähän mennessä huhtikuun käyttöönotossa määrän kasvu on ollut huomattavasti maltillisempaa jääden noin kolminkertaiseen määrään.

Vaikka Apotti-järjestelmän uusia ominaisuuksia testataan sekä Apotin että käyttäjäorganisaatioiden toimesta, ei kaikkia järjestelmän tuotantokäytössä ilmeneviä haasteita saada kiinni ennen käyttöönottoa. Tämä lisää häiriöilmoitusten määrää käyttöönottojen yhteydessä. Tukipyyntöjen määrän kasvu on sen sijaan melko suoraan riippuvainen käyttäjämäärän kasvusta ja tukipyyntöjä tehdään tasaisesti kaikista käyttäjäryhmistä. Uusi, laaja toiminnanohjausjärjestelmä vaatii alkuun opettelua ja tukea.

− Apotissa käsitellään häiriöilmoituksia ja tukipyyntöjä aktiivisesti ja hyvässä yhteistyössä Apotin tukihenkilöiden, sovelluskehittäjien ja asiakasorganisaatioiden kesken. Varsinkin tukipyynnöissä on nähtävissä selvää laskua, kun käyttäjät oppivat käyttämään järjestelmää paremmin. Tässä oppimisessa ovat tukena sekä asiakasorganisaatioiden tukihenkilöt, Apotin kouluttajat, että järjestelmän käytön itsenäinen opiskelu ennen ja jälkeen käyttöönoton, Apotin tietohallintojohtaja Mika Honkanen sanoo.