Helsingin vammaispalvelujen kuljetuspalveluiden matkojen omavastuut Apottiin

Apotti rakensi Helsingin vammaispalvelujen kuljetuspalveluiden matkojen omavastuuosuuksien käsittelyyn uudenlaisen ratkaisun. Syksystä 2023 lähtien asiakkaiden taksimatkojen omavastuuosuudet on saatu suoraan Apotti-järjestelmään suoritekirjausratkaisulla. Ratkaisu sujuvoittaa asiakkaiden arkea.

Uudenlaista ratkaisua tarvittiin, sillä asiakasmaksulain muutoksen myötä Helsingiltä puuttui isoja tietomääriä käsittelevä työkalu. Aiemmin matkustusoikeuden saanut asiakas varasi muutamien eurojen omavastuuosuuden mukaansa käyttäessään taksia, mutta asiakasmaksulain muutoksen myötä omavastuuosuuksia ei enää veloiteta autossa. Nyt palvelun järjestäjä laskuttaa asiakkailta matkojen omavastuuosuuden kuukausittain.

– Kuukaudessa omavastuuosuus laskutetaan reilusti yli 16 000 matkasta, eikä Helsingillä ollut työkalua, jolla käsitellä näin isoja määriä dataa. Ainoa vaihtoehto oli näpytellä matkat manuaalisesti yksi kerrallaan, kuvailee tilannetta sosiaalihuollon laskutuksen ja maksatuksen sekä sosiaalihuollon ja ostopalveluiden Business Manager Markus Latvatalo Apotista.

Apotti ratkaisi haasteen, prosessi automatisoitui

Apotin kehittämä suoritekirjaus-Excel tuli siis tarpeeseen. Kehitystyö lähti liikkeelle vuonna 2020 ja pilotti Helsingissä käynnistyi keväällä 2023. Ensimmäinen käyttöönotto oli alkusyksystä. Uudessa ratkaisussa kuljetuspalvelu kokoaa kaikki matkat yhteen, Helsingin asiakasmaksuyksikkö viimeistelee excelin ja lähettää sen Apotti-järjestelmään integraatiota pitkin. Työnkulku on tehty mahdollisimman automaattiseksi.

– Matkasuoritteet menevät automaattisen tarkistuksen jälkeen suoraan asiakkaiden laskutukseen. Vain virheelliset kirjaukset jäävät manuaalisesti korjattaviksi.

Vantaan ja Keravan hyvinvointialue (VaKe) on myös kiinnostunut ratkaisusta. Latvatalon mukaan hyvinvointialueen kanssa käydään parhaillaan keskusteluja siitä, millä aikataululla ratkaisu voidaan ottaa käyttöön

Apotin ratkaisua mahdollista monistaa muihinkin sosiaalihuollon palveluihin

Monissa sosiaalihuollon palveluissa, joihin liittyy maksuliikennettä, tehdään edelleen paljon manuaalisia kirjauksia. Manuaalinen työ lisää inhimillisten virheiden todennäköisyyttä. Esimerkiksi vammaispalvelujen ateriat sekä lyhytaikaisten kotipalvelujen käynnit kirjataan yksittäiskirjauksina ja laskutetaan sen mukaan. Tämä lisää virheiden määrää.

– Kehittämäämme ratkaisua on mahdollista monistaa ja sitä kautta helpottaa isojen tietomassojen käsittelyä. Ratkaisua voitaisiin myös laajentaa niin, että eri palveluissa kaikki yksittäiskirjaukset voitaisiin tehdä Excelille ja lukea ne suoraan Apotti-järjestelmään.

Ratkaisun myötä jäisi pois valtava määrä manuaalista työskentelyä sosiaalihuollon palvelujen asiakasmaksuyksiköissä ja asiakasohjausyksiköissä. Työntekijöillä vapautuisi aikaa keskittyä asiakasmaksupäätöksien tekoon.

– Ratkaisu vapauttaa aikaa muuhun työhön. Se puolestaan näkyy kansalaisille parempana ja ajanmukaisena laskutuksena, Latvatalo tiivistää.