Apotti tukee Helsingin kausirokotusten järjestämistä

Korona- ja influenssarokotukset järjestetään Helsingissä tänä vuonna porrastetusti THL:n suosituksen mukaisesti. Myös rokotusten ajanvaraus on porrastettu. Syyskuussa Helsingin kaupunki lähetti yli 53 000:lle 75 vuotta täyttäneelle asukkaalle tiedon siitä, että heille on avattu henkilökohtainen ajanvarausoikeus rokotuksia varten.

THL suositteli keväällä, että korona- ja influenssarokotukset järjestetään aiempaa aikaisemmin ja kahdessa vaiheessa. Helsingin kaupunki lähti yhdessä Apotti Oy:n kanssa selvittämään, miten tietojärjestelmä voisi tukea monivaiheista ajanvarausta ja siitä tiedottamista. Koska kaikkien rokottaminen kerralla ei ole mahdollista, rokoteajat piti jakaa useamman kuukauden ajanjaksolle. Rokottaminen haluttiin aloittaa korkeimpaan riskiryhmään kuuluvista.

Kustannustehokas ratkaisu löytyi Apotti-järjestelmästä ja Maisa-asiakasportaalista. Porrastetun järjestelmän avulla ajanvaraus voitiin avata eri ikäryhmille eri aikaan. Samalla pystyttiin myös lähettämään vanhimmille ikäryhmille omat infokirjeet ajanvarausoikeuden avautumisesta.

Ajanvarauksen voi tehdä joko asiakas itse tai hänen puolestaan asioiva henkilö. Ensimmäisen 10 päivän aikana 80 vuotta täyttäneet varasivat Maisa-asiakasportaalin kautta 12941 aikaa. Samaan aikaan oli avoinna myös puhelinajavaraus, josta varattiin 9193 aikaa. Puhelinajanvaraus palveli sekä 80 vuotta täyttäneitä että voimakkaasti immuunipuutteisia helsinkiläisiä.

– Nyt käytössä oleva porrastettu malli mahdollistaa rokoteaikojen kohdentamisen niille ikäryhmille, jotka ovat kulloinkin ajanvarausvuorossa, sanoo rokotusjärjestelyistä vastaava ylihoitaja Kaisa Kurjenluoma.

Ajanvarausten porrastaminen helpottaa työn suunnittelua

Helsingin kaupungin digitalisaatio ja kehittäminen -yksikön kehityspäällikkö Tero Laihon mukaan uusi porrastettu varausjärjestelmä toteutettiin luomalla Apotti-järjestelmällä raportti, joka listasi kaikki 80 vuotta täyttäneet sekä 75–79-vuotiaat helsinkiläiset omiin ryhmiin. Listalta poistettiin henkilöt, jotka olivat esimerkiksi Helsingin kotihoidon tai muiden hoivapalvelujen asiakkaita, sillä he saivat rokotuksensa suoraan näistä palveluista. Tämän jälkeen kullekin listalla olleelle henkilölle avattiin oma ajanvarausoikeus ja heille lähetettiin infokirje asiasta. Asiakkaat ovat voineet itse määritellä, tuleeko ilmoitus kirjeenä vai viestinä Maisassa.  

– Tämä oli nopea ja kustannustehokas tapa optimoida rokoteaikojen jakamista ja tavoittaa kerralla suuri määrä helsinkiläisiä. Ajanvarausten avaaminen kohderyhmä kerrallaan on mielestäni toimiva tapa hallita tällaista suurien asiakasmäärän palvelua, Laiho sanoo.

– Pystymme tällä tavalla varaamaan juuri sopivan määrän resursseja rokotusten järjestämiseen, mikä helpottaa työn organisoimista, Kurjenluoma lisää.

Tulevaisuudessa Laiho näkee mahdollisuuksia vastaavanlaisen digitalisaation hyödyntämiseen muissakin terveydenhuollon palveluissa.

Tällä hetkellä hoitokäynneille tai rokotuksiin on mahdollista kutsua tiettyihin ikäryhmiin kuuluvia, mutta muita ryhmiä ei. Taustalla ovat tietosuojasyyt.

– Myös voimakkaasti immuunipuutteiset helsinkiläiset kuuluvat ensimmäiseen rokotettavaan ryhmään. Meille on tullut jonkin verran kyselyjä siitä, miksi heidän pitää varata rokotusaikansa puhelimitse, kun 80 vuotta täyttäneille on tarjolla aikoja Maisassa. Tietosuojalainsäädäntö ei valitettavasti tällä hetkellä mahdollista ajanvarusoikeuden avaamista esimerkiksi tiettyä tautia sairastaville, Kurjenluoma kertoo.