Tukihenkilöjärjestelmä ja mobiilisovellus Rover tekevät Vantaan kotihoidon Apotti-arjesta sujuvaa

Vantaan kotihoidossa otettiin käyttöön Apotti-järjestelmän kokonaisuus keväällä 2019 ensimmäisenä Suomessa. Apotti-järjestelmän lisäksi mobiilisovellus Rover ja toimiva tukihenkilöjärjestelmä takaavat sen, että viimeisimmät tiedot kulkevat jokaiseen toimintayksikköön ja kentälle.

Vantaan kotihoidon ja palvelutalojen Apotti-tukihenkilökoordinaattori ja kotihoidon asiantuntija Petra Koivisto oli alusta lähtien mukana Apotin tulon suunnittelussa, kehittämistyössä ja prosessien hahmottamisessa Vantaalla.

–  Järjestelmä pohjautuu yhdysvaltalaiseen Epic-järjestelmään. Haaste oli, että Suomen kotihoidon toteutustapa on hyvin erilainen kuin Yhdysvalloissa. Siksi kotihoidon kokonaisuutta lähdettiin rakentamaan alusta lähtien vastaamaan suomalaisen kotihoidon tarpeita, Koivisto kuvailee.

Juuri kotihoidolle toimivan kokonaisuuden pohtiminen yhdessä Apotin kanssa jo järjestelmän rakennusvaiheessa oli erittäin hyödyllistä. Koivisto on taustaltaan sairaanhoitaja ja tiesi, mitä tarpeita kentällä on – lisäksi hänellä oli myös jo aiemman järjestelmän pääkäyttäjänä tietotaitoja toimivista järjestelmistä.

– Siksi me todennäköisesti saimmekin kokonaisuudesta niin toimivan. Apotin päässä oli raudanlujat ammattilaiset rakentamassa järjestelmää ja he olivat aidosti kiinnostuneita, mitä me tarvitsimme.

Apotti-tukihenkilöt vievät tietoa yksiköihin

Järjestelmän käyttöönoton jälkeen on ollut tärkeää, että ajantasainen tieto päivityksistä, muutoksista ja muista asioista löytää yksiköihin säännöllisesti. Siksi tukihenkilöt ovat oleellinen osa toimivaa Apotti-kokonaisuutta. Koivisto pyörittää Vantaan kotihoidon ja palvelutalojen Apotti-tukihenkilötoimintaa ja yhteensä alueella on tällä hetkellä 43 tukihenkilöä kotihoidossa sekä palvelutaloissa. Se tarkoittaa Koiviston mukaan noin 3 tukihenkilöä per yksikkö.

– Osa tukihenkilöistä on toiminut roolissa vuodesta 2019 asti eli käyttöönotosta lähtien. Kotihoidon puolella jopa puolet ovat olleet koko matkan yhdessä, Koivisto kuvailee.

Koivisto pitää tukihenkilöille kerran kuussa tukihenkilöpalaverin. Siellä käsitellään Apotti-asioita ja käydään läpi muun muassa versio- ja korjauspäivitysten sisältöä ja muutoksia sekä uusia ohjeita. Lisäksi näissä palavereissa koulutetaan tukihenkilöitä sekä kerrataan myös organisaation omia prosesseja ja vanhoja ohjeita eli heidän tietotaitoaan ylläpidetään ja kartutetaan jatkuvasti.

– Palaverin jälkeen tukihenkilöt vievät tiedot omiin yksiköihinsä. Yksiköitä on paljon ja siksi tällainen toimintamalli on koettu toimivaksi.

Palaverissa tukihenkilöt saavat myös kuulla toisten kentällä olijoiden fiiliksiä ja tunnelmia sekä saavat vertaistukea. Ideat ja ajatukset saavat lentää vapaasti.

– Jos joillain on haasteita, kehitysideoita tai muutospyyntöasioita, voimme yhdessä miettiä niihin ratkaisuja. Tavoite on se, että työ ja toiminta olisi mahdollisimman yhtenäistä kaikissa yksiköissä.

Tieto kulkee taskussa – kenttätyössä Rover-mobiilisovellus on elinehto

Vantaan kotihoidossa on kiitelty myös Rover-mobiilisovellusta, joka on helpottanut merkittävästi kentällä työtä tekevien hoitajien arkea. Myös läppärin voi ottaa kotikäynneille, jolloin hoitajalla on käytössään Apotin täysversio eli hyper space. Vantaalla kotihoidon ja palvelutalojen asiakasmäärä on noin 1600 henkilöä ja asiakaskenttään kuuluu monisairaita ja toimintakyvyltään huonokuntoisia vanhuksia. Kotihoidon palvelu poikkeaa muista terveyspalveluista siinä, että kotihoidon asiakkaat asuvat omissa kodeissaan ja hajautuvat ympäri kaupunkia. Jokaisella asiakkaalla on yksilöllinen hoidontarve ja -suunnitelmat, käyntimäärät ja -ajat.

Tällainen toimintaympäristö vaatii järjestelmältä paljon.

– Meillä oli jo aiemmin mobiilikirjaaminen käytössä eli olimme tottuneet siihen, että kirjaamme asioita asiakkaan kotona kännykällä. Oli hyvä, että Apotilla ja Epicillä oli tarjota ratkaisu, joka on nykypäivää.  Mobiilikirjaamismahdollisuus on tärkeä palikka kokonaisuudessa, Koivisto kuvailee.

Rover sisältää valtavasti tietoa asiakkaasta ja sillä pystytään esimerkiksi tarkastelemaan asiakkaan tietoja ja lääkelistaa reaaliaikaisesti, kirjaamaan lääkkeitä yksitellen, hallinnoimaan ja muokkaamaan hoitotyön suunnitelmaa, kontaktoimaan työkoriviestillä tietoturvallisesti järjestelmän sisällä muita ammattilaisia asiakasasioissa sekä varaamaan tai siirtämään asiakaskäyntejä sekä paljon muuta.

– Nämä ominaisuudet helpottavat arkea ja työntekoa. On todella näppärää, että tiedot ovat koko ajan mukana ja saatavilla, jos vaikka omaiset tai asiakas soittaa – tai jotain pitää tarkistaa.

Automaatio töidenjakoon yksi tulevaisuuden kehityskohteista

Vuodesta 2019 lähtien Apottia käyttänyt Vantaan kotihoito on ollut melko tyytyväinen järjestelmään ja Apotti-kokonaisuuteen. Tällä hetkellä kehityksessä on muun muassa seuraavan käynnin huomio -merkintä ja ajanvarauksen karttanäkymä sekä lääkkeenantotietojen kirjaamismahdollisuus myös offline-tilassa Roverilla. Myös raportoinnin kehitys jatkuu.

– Uusi järjestelmä muuttuu ja kehittyy – ja asioita on kolmen vuoden aikana muutettu, korjattu ja versioitu nopeallakin syklillä. Apotti on reagoinut hyvin vastaan nousseisiin haasteisiin, Koivisto kertoo.

Silti kehityskohteita ja -haaveita löytyy heiltäkin. Yksi niistä liittyy töidenjakoon. Jokaisella kotihoidon asiakkaalla on oma, yksilöllinen hoito- ja palvelusuunnitelma ja käyntejä saattaa olla yhdellä asiakkaalla jopa neljä tai viisi päivässä. Asiakaskäyntien jakaminen toteutetaan tällä hetkellä manuaalisesti ammattitaitoisten töidenjakajien toimesta. Karttapohjan ja automaation avuksi saaminen on tulevaisuuden kehityskohteita.

– Tämä on yksi kriittisimmistä solmukohdista kotihoidossa. Se, että suunnitelmat on kirjattu ja päivitetty oikein ja käynnit ovat työjonoissa juuri kuten pitää, vaatii kentältä jatkuvaa osaamisen ylläpitämistä. Yksikään asiakaskäynti tai asiakas ei saa pudota systeemistä virheen takia, koska siitä voi olla vakavia seurauksia. Siksi asiakaskäyntien suunnittelun ja hallinnoinnin kehittäminen ja automaation hyödyntäminen tukisi kotihoidon työtä, Koivisto linjaa.

Apotti-järjestelmään kuuluu kattava kotihoidon palvelukokonaisuus Rover-mobiilisovelluksineen. Se on räätälöity kokonaan Suomessa vastaamaan käyttäjien tarpeisiin. Kerromme juttusarjassamme Apotin kotihoidon kokonaisuuden kehitystarinan. Tämä on sarjan toinen osa.

Lue ensimmäinen osa täältä.