Apotti on tiedolla johtamisen työkalu: ”Apotista löytyy päivittäisjohtamista hyödyttävää dataa”

Apotti-järjestelmä taipuu päivittäisen johtamisen työkaluksi, mutta myös strategisemman suunnittelun apuvälineeksi kotihoidossa ja muuallakin, uskoo toimintayksikön esihenkilö Mia Jalonen-Tuovila Vantaan kaupungilta.

Jalonen-Tuovila on käyttänyt Apotti-järjestelmää siitä lähtien, kun se tuli Vantaalle vuonna 2019. Vantaan kaupungilla vanhus- ja vammaispalveluiden resurssikeskuksessa toimintayksikön esihenkilönä tällä hetkellä työskentelevä Jalonen-Tuovila kertoo, että Apotin avulla hänelle on avautunut kattava näkymä koko kotihoidon kentästä.

– Minulla on laaja näkymä Apottiin, koska olen katsonut sitä niin monesta kulmasta alaisieni eri vastuiden vuoksi. Olen halunnut olla substanssissa kiinni, vaikka olen esihenkilö. Esimerkiksi työnjako tuli tutuksi heti. Rakensin Apottiin samanlaiset aikataulunäkymät kuin töidenjakajilla, jotta pääsin mukaan heidän maailmaansa, Jalonen-Tuovila kuvailee.

Suunnittelutyö saa uutta pontta Apotista löytyvästä datasta

Päivittäisjohtamisessa Apotti on oivallinen työkalu, sillä sieltä pystyy näkemään kokonaisnäkymien lisäksi myös tarkempia suunnitelmia ja toteutumia. Esihenkilön työssä näistä tiedoista on todellista hyötyä arjen toimintaa suunniteltaessa.

– Apotista löytyvän tiedon avulla pystyy analysoimaan ja parantamaan päivittäistä toimintaa. Sieltä on helppo katsoa töidenjakajien suunnitelmia päiväkohtaisesti, tarkistaa niitä ja tarvittaessa muuttaa.

Suunnitelmien ja toteutumien erot löytyvät hänen mukaansa jopa minuuttitasolla. Jalonen-Tuovilan mukaan tietoja peilataan RAI-arviointiin, joka on iäkkäiden palvelutarpeen arviointi- ja palvelusuunnitelmien laatimisen väline.

– Esimerkiksi jos jonkun asiakkaan toimintakyky on ykkönen – mikä tarkoittaa, että ihminen on lähes omatoiminen – niin miksi hänellä on kuitenkin esimerkiksi 30 tuntia käyntejä kuukaudessa? Apotista löytynyt tieto valaisee sen, missä on haasteita ja mihin pitää kiinnittää huomiota sekä auttaa tekemään tarvittavia muutoksia hoito- ja palvelusuunnitelmiin, Jalonen-Tuovila kuvailee.

– Apotista löytyvät tiedot toimivat myös ohjeistusten päivitysten pohjana, Jalonen-Tuovila lisää.

Apotin haltuunotto lisää esihenkilöiden kokonaisvaltaista ymmärrystä työkentästä

Jalonen-Tuovilan mukaan tulevaisuudessa Apotti-järjestelmän käyttöön voisi järjestää työntekijöille ohjaustunteja toivotuista aiheista. Esihenkilöitä voisi myös kouluttaa syvemmiksi osaajiksi. Apotista löytyvän tiedon avulla ymmärrys omasta toimintakentästä kasvaisi.

– On lähiesihenkilön työtä johtaa asiakkuuksia, työntekijöitä ja toimintaa. Niihin kaikkiin saa tietoa ja apua Apotista. Apotti on paitsi asiakas- ja potilastietojärjestelmä, myös toiminnanohjausjärjestelmä, saa sieltä ulos suunnittelua hyödyttävää tietoa, laatumittareita sekä raportteja. Eli tietoa kaikesta siitä, mistä pitäisikin johtaa, Jalonen-Tuovila summaa.