Apotin käyttöönotto sujuvoitti työtä lapsiperheiden kotipalveluissa ja perhetyössä: ”Uuteen sopeutumista positiivisessa hengessä”

Apotti-järjestelmä otettiin käyttöön Helsingin lapsiperheiden kotipalveluissa ja perhetyössä Keravalla marraskuun ensimmäisenä viikonloppuna. Ensimmäiset fiilikset ovat positiivisia.

Helsingin lapsiperheiden kotipalveluissa aloitettiin valmistautuminen Apottiin reilu vuosi sitten. Järjestelmän vaihdolle haluttiin luoda hyvät rakenteet.

– Pohdimme, miten tukihenkilöiden työtä johdettaisiin ja miten esihenkilöt olisivat mukana prosessissa. Teimme työnkulkujen kuvauksia ja mietimme, miten ne voisivat edetä. Lisäksi Apotti-tukihenkilöille varattiin riittävästi aikaa tukihenkilötyöhön sekä loppukäyttäjille suunnitelmallisesti aikaa järjestelmän käytön harjoitteluun, listaa Apotti-asiantuntijana ja koordinoivana tukihenkilönä lapsiperheiden kotipalvelussa työskentelevä Merja Ristolainen.

Kun käyttöönottopäivä 6. marraskuuta saapui, oli fiilis kaikilla rauhallinen ja ilmassa oli positiivinen vire.

-Ainahan pieniä haasteita ja yllätyksiä tulee, mutta mitään paniikkia ei ollut havaittavissa. Meillä oli Apotti-etätuki käytössä ja pidimme tilannekatsauksia päivittäin. Tukihenkilöt olivat merkittävä apu.

Ristolaisen mukaan Apotti-järjestelmä on toiminnallisuuksiltaan monipuolisempi kuin aiemmin käytetty järjestelmä. Työkoriviestintä sujuvoittaa työtä omassa yksikössä ja yhteistyökumppanin puolella – ja asiakkaan kokonaistilanne on Apotin ansiosta paremmin nähtävillä.

– Teemme yhteistyötä usean eri toimijan kanssa saman asiakkaan ympärillä.  Apotissa tieto on paremmin hyödynnettävissä, sillä kaikki toimijat työskentelevät samassa järjestelmässä, hän sanoo.

Myös Keravan perhetyössä Apotti käyttöön

Apotti-järjestelmä otettiin käyttöön perhetyössä, neuvolan perhetyössä sekä lapsiperheiden kotipalvelussa marraskuussa myös Keravalla.

– Käyttöönoton lähestyessä tahti tiivistyi. Kävimme verkkokoulutuksia ja pidimme viikoittain tiimipalavereja, joissa pohdimme Apotti-asioita. Kaikilla työntekijöillä oli aikaa tunti viikossa perehtyä Apottiin. Lisäksi tukihenkilöille oli varattu enemmän aikaa perehtyä Apottiin ja käyttöönottoa seuraavat kaksi viikkoa oli varattu tukihenkilötyölle, Keravan neuvolan perhetyöntekijä Johanna Lehtonen kuvailee.

Keravan perhetyön esimies Susanna Vinkki kertoo, että Apotti-tietoa myös sovellettiin oman näköiseksi, että se vastasi mahdollisimman hyvin juuri Keravan perhetyön tarpeita.

– Olemme tehneet omia rautalankaversioita Apotin koulutusmateriaaleista ja verkkokursseista. Sellaisia, jotka ovat juuri meidän työnkulkuihimme sovellettavissa, Vinkki sanoo.

H-hetken koittaessa valmistautumisesta oli hyötyä. Apotti-tukihenkilö Katariina Untamo Keravan lapsiperheiden kotipalveluista kertoo, että tunnelma oli positiivinen koko käyttöönoton – muutamista haastetilanteista huolimatta.

– Meillä otettiin samaan aikaan käyttöön myös puhelinsovellus Rover, joilla tehdään paikan päällä käyntikirjauksia. Siinä oli haasteita ensimmäisellä viikolla. Toisella viikolla sekin lähti jo rullaamaan. Kolmannella viikolla oltiin jo aika pitkälti sinut Apotin kanssa, hän nauraa.

-Toki näin iso muutos on aina sopeutumista uuteen, mutta positiivisessa hengessä, Johanna Lehtonen komppaa.

Susanna Vinkki muistuttaa, että Keravan perhetyössä Apotti-kokemus on kieltämättä myönteisempi, kuin joissain muissa tiimeissä. Hän on kuullut myös hankaluuksista.

Silti, omassa kiireisessä työarjessa Apotti on tuonut sellaista sujuvuutta, mitä aiempi järjestelmä ei tarjonnut.

– Lisäksi Apotti auttaa näkemään työntekijöiden todelliset työmäärät. Työn jakaantuminen on siten näkyvämpää ja pystymme jatkossa suunnittelemaan sitä entistä tasapuolisemmin, Vinkki summaa.

 Apotti-järjestelmä otettiin 6.11. käyttöön Helsingin, Kauniaisten ja Keravan lapsiperheiden palveluissa, lastensuojelussa, työikäisten palveluissa sekä Kauniaisten ja Keravan vammaispalveluissa. Käyttöönotto koski noin 2 200:aa sosiaalihuollon työntekijää.