Apotti-järjestelmän käyttöönotto helpotti yhteydenpitoa ja toi rakenteisen kirjaamisen hyödyt esiin

Helsingin kaupungin aikuissosiaalityön päällikkö Henna Niiranen on totutellut Apotti-järjestelmään viime marraskuun käyttöönotosta lähtien. Esimerkiksi rakenteisen kirjaamisen ja Maisa-asiakasportaalin hyödyt nähtiin heti.

Henna Niiranen vastaa Helsingin lännen alueen aikuisten ja nuorten sosiaalityöstä ja -ohjauksesta sekä koko kaupungin osalta tilapäisestä asumisesta, etsivästä lähityöstä ja työhön kuntouttavista palveluista, muun muassa työtoiminnasta, työkykyselvityksestä ja sosiaalisesta kuntoutuksesta. Laajaan toimintakenttään kuuluu myös suuri henkilöstö: Niirasen alaisuudessa työskentelee noin 320 työntekijää. Heistä valtaosa eli noin 220 henkilöä käyttää järjestelmää päivittäisessä työssään. Työntekijöiden Apotti-kokemuksia on kartoitettu laajasti.

– Pääosin tulee positiivista palautetta, erityisesti työtoiminnassa ollaan tyytyväisiä, että saatiin Apotti käyttöön. Asiakastietojärjestelmät on nyt otettu kunnolla käyttöön ensimmäistä kertaa ikinä, ja tämä on ihan mieletön työkulttuurin ja työn tekemisen tapojen muutos.

– On toki selvää, että muutoksen keskellä ihmiset oppivat hyvinkin eri tavoin ja eri tahtiin. Moni on pitänyt alusta asti järjestelmää loogisena ja helppokäyttöisenä. Toisaalta taas joidenkin mielestä järjestelmää on hankala käyttää ja siellä on liikaa tietoa näkyvillä.

Raportointi vähentää manuaalisen kirjaamisen tarvetta

– Apotti-järjestelmän avulla yhteydenpito ja viestittely yhteistyökumppaneiden ja asiakkaiden kanssa toimii hyvin. Asiakasportaali Maisa on hyvä ja tärkeä. Rakenteisen kirjaamisen hyödyt itsessään nähtiin jo pian käyttöönoton jälkeen. Työtoiminnan puolella rakenteinen kirjaaminen ei ole vielä mahdollista, mutta sinnekin sitä toivottaisiin, Henna Niiranen kertaa saamaansa palautetta.

– Järjestelmän raportointityökalut auttavat jatkossa ainakin työtoiminnassa seuraamaan paremmin trendejä, esimerkiksi osastojen täyttöastetta, jonotilannetta tai läpimenoaikaa. Näitä on aiemmin seurattu manuaalisesti. Toisaalta vielä ei ole teknisesti mahdollista saada kaikkia raportteja, joita haluaisimme, eikä niistä näin ollen ole vielä kovinkaan paljon hyötyä sosiaalihuollon tiedolla johtamisessa. Tulevaisuudessa raportoinnin avulla pystytään kohdentamaan resursseja vielä nykyistä paremmin sinne, missä todellinen tarve on.

Apotti-järjestelmässä käytettävä terminologia on saanut jonkin verran kritiikkiä käyttäjiltä.

–  Joiltakin osin olisi ollut tarpeen muuttaa terminologiaa paremmin sosiaalihuoltoon sopivaksi. Nyt siinä aika vahvasti näkyy terveydenhuollon painotukset, Niiranen mainitsee.

Suurimmat hyödyt nähdään tulevaisuudessa

Sosiaalihuollon kuormittunut työtilanne vaikuttaa myös uuden järjestelmän opetteluun. Lisäksi järjestelmässä on sosiaalihuollon prosessien osalta monia haasteita, joihin Henna Niiranen toivoisi nopeasti ratkaisuja.

– Osa työkaluista on toistaiseksi jäänyt hyödyntämättä, koska ne eivät vielä toimi odotetusti. Henkilöstöllä ei myöskään ole ollut riittävästi aikaa perehtyä niihin työn ohessa. Järjestelmän käyttöön saatiin koulutusta ennen käyttöönottoa, mutta kuten kaikkien järjestelmien kanssa, paras oppi tulee tekemisen kautta. Myös Apotti-tukihenkilöiden panosta tarvitaan vielä paljon. Palveluissa on lisäksi aloittanut Apotti-koordinaattoreita, joiden työpanos niin kehittämistyössä kuin esihenkilöiden ja tukihenkilöiden tukena on jo nyt osoittautunut korvaamattomaksi.

Jo suhteellisen lyhyessä ajassa järjestelmä on muuttanut työn tekemisen tapoja. Tämä näkyy muun muassa yhteydenpidon helpottumisena sekä asiakkaiden että eri yhteistyökumppaneiden suuntaan.

– Kun asiakkaat yhä enemmän ottavat Maisaa käyttöön, yhteydenpito heidän kanssaan helpottuu. Ja jos asiakas tulevaisuudessa täyttää esimerkiksi hyvinvoinnin itsearvioinnin alkutiedot Maisaan itse, asiakastapaamisessa jää enemmän aikaa kasvokkaiseen kohtaamiseen, mikä on kaikkien etu.

– Työkoriviestittely puolestaan helpottaa yhteydenpitoa yhteistyökumppaneiden kanssa, kun se ei ole sidottua aikaan tai paikkaan. Aiemmin olemme käyttäneet suojattua sähköpostia, mutta se on ollut hidasta. Kun tietynlainen yhteydenpito nopeutuu, samassa ajassa pystyy hoitamaan enemmän samankaltaisia asioita. Joka tapauksessa isoimmat hyödyt tullaan näkemään vasta tulevaisuudessa, jos saamme esimerkiksi chattiratkaisuja, tekoälyä ja muita sote-teknologiaratkaisuja käyttöön.

Parempaa kokonaisuutta rakentamassa

Helsingin sosiaalihuollossa työntekijöiltä kysytään säännöllisesti kokemuksia ja kehittämistoiveita Apotti-järjestelmään liittyen.

– Viemme omalta osaltamme aktiivisesti kehittämistarpeita eteenpäin ja pyrimme entistä timanttisempaan järjestelmään yhdessä tekemällä. Toivomme, että ainakin raportointi saadaan meidän työtämme paremmin tukevaksi mahdollisimman pian.

– Lisäksi on toivottu muun muassa mobiiliversioita tietyistä toiminnoista. Meillä tehdään paljon liikkuvaa työtä, ja vaikkapa työtoiminnassa työnjohtajan olisi tietysti näppärä tehdä merkinnät siellä, missä hän kulloinkin asiakasryhmän kanssa on.

Niiranen toivoo järjestelmän kehityksen etenevän entistä nopeammin: järjestelmän tulee mukautua käyttäjien tarpeisiin, ei toisinpäin.

– Koska Apotti on kehittyvä järjestelmä, pystymme koko ajan itse vaikuttamaan siihen. Esimerkiksi työtoiminnan ja työhön kuntouttavien palveluiden osalta otimme ajanvaraustoiminnon käyttöön ensimmäisinä Suomessa – ja koko maailmassa. On selvää, että tällaisten uusien toimintojen osalta kehitystä tarvitaan vielä. Mielestäni on hienoa, että saamme olla mukana rakentamassa parempaa kokonaisuutta.