Apotti-järjestelmän hyödyt alkavat hahmottua Vantaan lastensuojelussa

Apotti-järjestelmä otettiin käyttöön Vantaan lastensuojelussa toukokuussa 2019. Uuteen järjestelmään totuttelu on vaatinut aikaa, mutta eduistakin on päästy jo nauttimaan.

Hanna Holmberg työskentelee johtavana sosiaalityöntekijänä Vantaan lapsiperheiden päivystyksessä. Hänen työhönsä kuuluu muun muassa lapsen tilanteen arviointia ja kiireellisten sijoitusten järjestämistä. Apotti-järjestelmä on ollut Holmbergille tervetullut uusi työväline.

– Apotin haltuunotto kestää aikansa, mutta verrattuna entiseen asiakastietojärjestelmäämme olen ollut todella tyytyväinen. Apotista löytyy jatkuvasti uusia toimintoja hyödynnettäviksi, Holmberg kertoo.

– Alussa meillä oli jonkin verran haasteita. Melkein aina kuitenkin paljastui, ettei vika ollutkaan järjestelmässä, vaan käytimme sitä väärin. Ja myös se on valjennut, että meidän täytyy sopia eri yksiköiden kesken, miten toimimme, jotta pääsemme hyödyntämään Apottia parhaalla mahdollisella tavalla, hän jatkaa.

Apotti-järjestelmän avulla uudistetaan toimintaa

Holmberg kehuu erityisesti Apotin päätöksenteon toiminnallisuutta helppokäyttöisyydestä. Kiitosta saa myös rakenteinen kirjaaminen, jossa perustiedot kirjataan järjestelmään aiempaa yhdenmukaisemmassa muodossa, valmisvalikon avulla. Sen tavoitteena on sujuvoittaa ja yhtenäistää kirjaamista sekä mahdollistaa monipuolinen raportointi osana laadukasta tiedolla johtamista.

– Apotti toimii samalla muistilistana. Esimerkiksi lastensuojelun päätöksissä ohjelma muistuttaa, että varmasti teemme kaiken oikein, Holmberg selittää.

– Lisäksi Apotissa on hienoa, etteivät asiakkuudet katoa ja yhteydenottoja pystytään kätevästi siirtämään oikealle taholle. Paperin ja yhteissähköpostilaatikoiden käyttö on vähentynyt, kun tieto liikkuu nyt Apotti-järjestelmän sisällä, ja asioita pystytään jäljittämään, hän jatkaa.

– Ajansäästöä tulee esimerkiksi siitä, että perheen kaikille sisaruksille voi tehdä yhtä aikaa saman kirjauksen, mikä on huomattava apu vaikkapa kymmenlapsisen perheen tapauksessa.

Odotuksia lähitulevaisuudelle

Apotin potentiaalin on havainnut myös vs. sosiaalityön esimies Juha Ikonen. Hän työskentelee avopalveluyksikössä ja hänellä on kokemusta Apotin käytöstä myös johtavan sosiaalityöntekijän roolissa.

– Apotti on täysin uudenlainen verrattuna aiempaan järjestelmäämme. Se palkitsee niitä, jotka sen saavat haltuun, mutta ensin pitää ymmärtää kirjaamisen vaiheittaisuus. Onneksi meillä on niitäkin innokkaita, jotka ovat jakaneet oppejaan eteenpäin, Ikonen kertoo.

– Apotin raportti-työkalu on hyvä ominaisuus. Saamme sen kautta paremmin tietoa tilanteestamme, mutta senkin täyteen hyödyntämiseen meillä on vielä matkaa. Esimiesnäytöt toimivat jo nyt hyvin. Asiakaslistat ovat reaaliaikaisia ja pystymme seuraamaan vaikkapa töiden tasapuolista jakautumista, hän jatkaa.

– Muista Apotin hyödyistä voin mainita sen, että pystymme kopioimaan helposti vanhoja pohjia ja hyödyntämään fraaseja, joita käytetään usein päätöksiä tehdessä. Lisäksi Apotti ohjaa työtä, Ikonen täydentää.

Ikonen kiittelee erityisesti Apotti-järjestelmän visuaalista puolta. Esimerkiksi lapsen tilanteesta voi saada näkyviin suhdekartan, joka helpottaa päivittäistä työtä.

Apotin edut näkyvät suoraan lastensuojelun asiakkaille

Vantaalla on käytössä Apotin Maisa-asiakasportaali. Se on ammattilaisen ja kansalaisen välille kehitetty sähköisen asioinnin väylä, jossa omia sosiaali- ja terveysasioitaan voi hoitaa missä ja milloin vain.

– Maisasta on tullut positiivista palautetta. Sen kautta asiakkaat voivat itse tutustua heitä koskeviin merkintöihin ja pääsemme avoimempaan dokumentointiin. Vaikka tietenkin meidän on lastensuojelun puolella aina pidettävä mielessä, ettei lapsen etu vaarannu, Ikonen kertoo.

Myös Holmbergin mukaan Maisan mahdollistamaan avoimeen dokumentointiin ollaan oltu tyytyväisiä. Toistaiseksi Maisan hyödyntäminen on kuitenkin ollut maltillista. Holmberg näkee hyötyjä myös siinä, että Apotti on sosiaali- ja terveydenhuollon yhteinen järjestelmä.

– Kaikki ne, joilla on Apotti käytössä, pystyvät itse kirjaamaan lastensuojelun ilmoituksia järjestelmästä – myös terveydenhuollon puolelta – ja ne ohjautuvat suoraan meille.