Apotti-järjestelmää kehitetään käyttäjiä kuunnellen

HS mielipidekirjoituksessa tuotiin tänään 20.3. julki huoli Apotti-järjestelmästä kuulluista käyttökokemuksista.

Järjestelmä on ollut käytössä neljä kuukautta n. 2000 käyttäjällä HUSin Peijaksen sairaalassa. Järjestelmä ei ole kaatunut, eikä hidastunut, mutta järjestelmän mukanaan tuomat isot toiminnan muutokset, jotka muuttavat tapaa tehdä työtä ovat alkaneet konkretisoitua.

Apotti-järjestelmä otetaan käyttöön vaiheittain. Täysin uudenlaisen järjestelmän ensimmäiseen käyttöönottoon varauduttiin hyvin. Peijaksen sairaalan toimintaa sopeutettiin suunnitellusti ja sairaalaan varattiin ylimääräistä työvoimaa käyttöönottovaiheeseen.

Käyttöönottojen vaiheistuksilla varmistetaan osaltaan se, ettei potilasturvallisuus vaarannu. Peijaksen sairaalasta saadut opit hyödynnetään järjestelmän jatkokehityksessä ja seuraavien käyttöönottojen suunnittelussa.

Käyttäjien huolet ja kokemukset otetaan vakavasti

Neljä kuukautta on lyhyt aika käyttää järjestelmää. Monet nykyjärjestelmistä ovat kehittyneet nykyiseen muotoonsa 10–20 vuoden aikana ja haasteita riittää edelleen. Nykyisten järjestelmien tuominen yhteen järjestelmään on haastavaa ja uuden opettelu vaatii aikaa.

Käyttäjien huolet otetaan vakavasti ja tunnistetut haasteet, kuten lääkitys ja määräykset on nostettu erillisiksi kehityshankkeiksi. Lääkityksen osalta ongelmat eivät liity ainoastaan uuteen tietojärjestelmään, vaan koko toimialan olemassa oleviin käytäntöihin. Tätä ongelmaa on lähdetty ratkomaan mm. luonnollisen kielen prosessoinnin (NLP) tekniikoita käyttäen. Käyttäjien halu oppia ja kehittää järjestelmää on ollut upeaa. Kiitos siitä kaikille peijaslaisille.

Hyödyt eivät näy heti

Kokemukset osoittavat, että suurimmat hyödyt järjestelmässä tulevat näkyviin vasta useamman vuoden käytön jälkeen, kun toiminnallisuudet on omaksuttu ja ne ovat muokkautuneet käytössä huippuunsa. Todellinen kehitys ja oppiminen tapahtuvat järjestelmää käyttämällä ja käyttäjien tukeen panostetaan.

Monet järjestelmät ovat ennen Apottia olleet erillään toisistaan. Potilaiden tiedot on aina jouduttu kirjaamaan erikseen useaan eri järjestelmään. Apotin myötä on mahdollisuus nähdä yhdestä järjestelmästä potilaan tiedot koko hoitojakson ajan riippumatta siitä, missä häntä Apotti-alueella hoidetaan. Tietojen näkyminen samassa järjestelmässä lisää merkittävästi potilasturvallisuutta ja vähentää virheiden mahdollisuutta.

Tuotannossa olevan järjestelmän käytettävyyttä kehitetään erikoisala ja yksikkö kerrallaan. Näistä opeista parhaat jaetaan ja laajennetaan muualle askel askeleelta. Potilasturvallisuuden varmistaminen on kiinteä osa kaikkea järjestelmän jatkokehitystä.

Hannu Välimäki
Toimitusjohtaja
Oy Apotti Ab