Apotti-järjestelmä tekee työn näkyväksi ja tehostaa keskustelua

Vantaa oli sosiaalihuollon osalta ensimmäinen toimija, joka otti Apotti-järjestelmän käyttöön. Kolme Vantaan sosiaalihuollon Apotti-konkaria ovat yhtä mieltä siitä, että Apotti poikkeaa aikaisemmista järjestelmistä ja vaatii opettelua, mutta myös tekee työn näkyväksi ja helpottaa viestintää sekä yksikön sisällä että muiden toimijoiden kanssa.

Erityissosiaaliohjaaja, Apotti-tukihenkilökoordinaattori Kati Vuontisjärvi iäkkäiden asiakasohjausyksiköstä ja erityisasumisen Apotti-tukihenkilökoordinaattori Hanna-Leena Honkaselkä ovat itse kokeneita Apotin käyttäjiä ja opastavat myös muita järjestelmän käyttöön. Kumpikin on tutustunut järjestelmän toimintaan jo ennen varsinaista käyttöönottoa harjoitteluympäristössä, jossa muun muassa tarkasteltiin yksikön työnkulkuja ja hiottiin opittuja taitoja.

Myös avohuollon johtava sosiaalityöntekijä Juha Ikonen on ollut aktiivisesti mukana Apotin käytössä ja kehittämistyössä alkumetreiltä alkaen.

– Käyttöönoton aika toukokuussa 2019 oli kieltämättä raskasta ja järjestelmässä oli vielä paljon kehittämistä. Se oli kuitenkin myös hyvin mielenkiintoinen vaihe, oli hienoa päästä mukaan ensimmäisenä Suomessa, muistelee Ikonen.

Apotti eroaa aiemmin käytössä olleista sosiaalihuollon järjestelmistä huomattavasti, mikä on helpottanut työtä, mutta myös tuonut paljon uutta opeteltavaa.
– Toiminnallisuuksia on todella runsaasti, mistä aiheutuu jonkin verran monimutkaisuutta. Itse tykkään monista toiminnoista, muun muassa tilannearviosta, jolla voidaan esimerkiksi hakea lyhytaikaishoidon kriisiasiakkaalle uusia palveluita. Se on paljon selkeämpää tehdä Apotissa kuin aiemmassa järjestelmässä, toteaa Honkaselkä.

Digiloikka ja hyödyllinen harjoitteluympäristö

Juha Ikosen mielestä Apotin myötä on tehty digiloikka vanhasta kankeasta ja yksinkertaisesta järjestelmästä nykyaikaiseen ja monia toiminnallisuuksia mahdollistavaan järjestelmään.

Hanna-Leena Honkaselkä kertoo, että monia asioita, joita ennen hoidettiin tulostettujen excel-taulukoiden avulla, pystytään nyt tekemään suoraan järjestelmässä.
– Se on helpottanut työtämme huomattavasti. Nyt on myös todella paljon helpompaa saada yhteys lääkäreihin tai palveluohjaajiin, joiden kanssa teemme jatkuvasti yhteistyötä.

Kati Vuontisjärven mielestä työnteko on joiltain osin nopeutunut, esimerkiksi yhteydenpito muihin ammattilaisiin sujuu hyvin. Lisäksi järjestelmässä on erilaisia työkaluja ja raportteja, joita voi käyttää työn teon tukena. Työ tulee myös näkyväksi eri tavalla kuin ennen. Toisaalta järjestelmän käytössä on myös kaikenlaista muistettavaa, opeteltavaa ja kehitettävää.
– On tarvittu paljon yksikön sisäisiä ohjeita ja linjauksia. Näiden tekemisessä Apotin harjoitteluympäristö on ollut todella kätevä apu.

Kolmikko kannustaa kaikkia sekä harjoitteluympäristön käyttöön että kollegoiden puoleen kääntymiseen.

– Harjoitteluympäristössä voi käydä turvallisesti kokeilemassa eri toimintoja, kun kyse ei ole kenenkään oikean ihmisen tiedoista. Kannattaa myös rohkeasti kysyä apua ja vinkkejä työkavereilta ja Apotti-tukihenkilöiltä, ja toki omaakin ratkaisutaitoa pitää kehittää. Muiden kysymyksiä ratkomalla oppii todella paljon itsekin!

Tiedonkulku on parantunut yhteisen järjestelmän myötä

Kaikki kolme kokevat, että Apotti palvelee hyvin heidän yksikköjensä tarpeita ja on mahdollistanut tehokkaamman tiedonkulun.

– Jos sama järjestelmä olisi kaikkialla käytössä, se varmasti helpottaisi palveluiden saatavuutta ja laatua. Rakenteisen kirjaamisen ja valmiiden fraasien myötä kirjaaminen pysyy tasalaatuisena, ja Apotti-kuntien sisällä yksiköstä toiseen siirtyvät työntekijät osaavat jo valmiiksi käyttää järjestelmää eikä työaikaa mene opetteluun, Vuontisjärvi pohtii.

– Tiedonkulku on parempaa. Jos potilas tai asiakas muuttaa kunnasta toiseen, tiedot ovat jo valmiina eikä tarvitse tehdä tiedonluovutuspyyntöjä. Tämä nopeuttaa avun saamista ja hoitoon pääsemistä. Terveydenhuollon puolella tämä on varmasti vielä isompi asia, koska lääkärit tarvitsevat tarkempia esitietoja kuin me. Olisi hyvä, että koko Uudellemaalle tulisi sama järjestelmä käyttöön, täydentää Honkaselkä.

Looginen ja kehittyvä järjestelmä tarjoaa dataa päätöksenteon pohjaksi

Juha Ikonen on ollut tyytyväinen raporttityökaluihin, joiden avulla saadaan tärkeää dataa tiedolla johtamisen tueksi ja päätöksenteon pohjaksi.

– Apotti tekee asioita näkyväksi ja tarjoaa keskustelun välineitä. Voimme tarvittaessa koostaa helposti vaikkapa raportteja asiakasmääristä tai paikallistasoisia ja ikätasoisia analyysejä, ja päätöksenteko voidaan perustaa oikeaan tietoon mutu-tuntuman sijaan.

Ikonen on huomannut, että aivan kaikki toiminnot eivät vielä ole valmiiksi hiottuja, ja keskeneräisyys on täytynyt hyväksyä. Paljon pystyy kuitenkin kompensoimaan hyvällä perehdytyksellä.

– Kuten kaikkia järjestelmiä, Apottiakin pitää vähän opiskella. Ymmärrän, että rakenteellisuus, vaiheittaisuus ja ”Apotin oma kieli” voidaan kokea myös etäännyttävinä, hän pohtii.

– Onkin tärkeää, että järjestelmän käyttöön saadaan riittävä koulutus, vaikka sille on joskus haastavaa löytää aikaa kiireisessä työssä. Kyseessä on täysin uudenlainen toimintakulttuuri ja on annettava aikaa, ennen kuin saamme täysimääräisesti kaikki hyödyt irti. Omasta mielestäni Apotti on hyvin looginen ja tykkään siitä, että se on dynaaminen ja kehittyvä järjestelmä, Ikonen kiteyttää.