Apotti-järjestelmä tarjoaa valtavasti tietoa, jota ei ole aiemmin saatu mistään

Lapsiperheiden sosiaalityön ja lastensuojelun palvelupäällikkö Saana Pukkio Vantaan kaupungilta tutustui Apotti-järjestelmään jo toukokuussa 2019, jolloin Vantaan kaupungin lastensuojelu otti järjestelmän käyttöön ensimmäisenä sosiaalihuollon yksikkönä.

Työssään palvelupäällikkönä Saana Pukkio käyttää ennen kaikkea Apotti-järjestelmän tuottamia raportteja, joita hyödynnetään yhdessä perhe- ja sosiaalityön suunnittelijoiden kanssa. Lastensuojelussa raporttien kautta tuleva tieto on oleellisen tärkeää palveluiden suunnittelemisen ja keskittämisen kannalta.

– Apotista saadaan valtavasti sellaista tietoa, jota ei ole aiemmin saatu, ja ajan myötä myös aikasarjoja, joiden avulla pystytään kehittämään sosiaalihuollon palveluita edelleen ja kohdentamaan niitä tehokkaammin. Merkittävä parannus aiempaan on myös se, että järjestelmään pystyy skannaamaan ja liittämään kuvatiedostoja, vaikkapa lasten piirustuksia.

Paljon keskustelua herättäneessä rakenteisessa kirjaamisessa Pukkio näkee hyviä puolia, kunhan siihen ensin tottuu.

– Lastensuojelun pitkissä asiakkuusprosesseissa kirjaamis- ja dokumentaatiotarve on suuri ja erilainen kuin terveydenhuollossa. Rakenteinen kirjaaminen vaatii totuttelua, mutta se myös jäsentää ja helpottaa työtä sekä yhtenäistää kirjaamiskäytäntöjä.

Tietyt työnkulut ovat Pukkion mielestä niin ikään hyviä ja ohjaavat työskentelyä.

– Apotti tuo käyttäjälle tukea oman työn suunnitteluun ja hallintaan, kun pystyy helposti näkemään esimerkiksi sen, milloin asiakassuunnitelma on vanhenemassa. Myös vaikkapa maksatus voi napata omat tehtävänsä suoraan järjestelmästä. Väistämättä näin monipuolisen järjestelmän kääntöpuolena tulee monimutkaisuutta. Kunhan tiettyjä työnkulkuja saadaan vielä yksinkertaistettua, työt varmasti sujuvoituvat entisestään.

Maisa on mieletön uudistus asiakkaille

Apotin asiakasportaali Maisa saa Pukkiolta kehuja.

– Maisa on ihan mieletön uudistus, se vahvistaa asiakkaan osallisuutta ja ennen kaikkea asiakkaan oikeuksia. Esimerkiksi vanhemmat ja huoltajat näkevät lasten kirjaukset reaaliajassa ja pääsevät ihan eri tavalla osallisiksi kuin ennen. Asiakkaan näkökulma korostuu.

Aiemmin tiedot toimitettiin asiakkaalle paperipinona, jota joutui odottelemaan jonkin aikaa. Edelleen tiedot toki toimitetaan pyynnöstä myös paperisena.

– Jatkossa asiakirjojen lähettäminen varmasti vähenee entisestään, kunhan asiakkaat vielä paremmin löytävät Maisan.

Järjestelmän käytön oppii vain käyttämällä

Terveisinä muille Apotin käyttäjille Saana Pukkio kehottaa suhtautumaan Apotti-järjestelmään avoimin mielin ja uteliaisuudella.

– Sitä pitää vaan käyttää aktiivisesti, niin parhaiten oppii! Kannattaa käyttää myös testiversiota. Emme vielä ehkä saa Apotista ihan kaikkea hyötyä irti, kun emme tunne sen kaikkia hyviä ominaisuuksia. Kannustankin jakamaan kokemuksia ja hyviä käytänteitä työyksiköiden välillä.

Pukkio muistuttaa myös tekemään muutospyyntöjä, jos huomaa ominaisuuden, joka ei toimi optimaalisesti, tai vaikka puuttuvan päätös- tai raporttipohjan.

– Muutospyyntöjen kautta asiat etenevät. Meidän tulee Apotti-järjestelmän omistajina ja käyttäjinä pyrkiä aktiivisesti vaikuttamaan siihen, että saamme käyttöön niitä ominaisuuksia, joita työssämme tarvitsemme.

Apotti on Saana Pukkion mielestä järjestelmänä huomattavasti kehittyneempi ja käytettävämpi kuin aiemmat sosiaalihuollon tietojärjestelmät.

– Itse koen, että Apotin hyödyt peittoavat haitat. Se on sinällään toimiva ja luotettava, eikä kaatuile. Toki se vaatii opettelua, perehtymistä ja kehittämistä edelleen. Mutta jos vertaa Apottia aiempiin tietojärjestelmiin on kuin vertaisi traktoria Porscheen tai polkupyörää autoon! En todellakaan haluaisi palata vanhaan.