Apotti helpotti työn johtamista Helsingin kotihoidossa: ”Kokonaiskuvan saaminen asiakkaasta on kätevää”

Apotti-järjestelmä otettiin käyttöön Helsingin kotihoidon palveluissa keväällä 2021. Esihenkilön näkökulmasta käyttöönotto oli vaiherikas, mutta kannattava. Apotti on helpottanut työn johtamista ja henkilökunnan työssäjaksamisen seuraamista. Lisäksi Apotin avulla saa entistä enemmän tietoa asiakkaista. 

Helsingin kotihoidossa esihenkilötehtävissä työskentelevä Riikka Lammila hyppäsi mukaan Apotti-hankkeeseen loppuvuodesta 2020. Kotihoidon Apotti-asiantuntija eli AA puuttui ja Lammilaa pyydettiin tehtävään mukaan. Pohjakoulutukseltaan Lammila on terveydenhoitaja, mutta hän on työskennellyt kotihoidon esihenkilötehtävissä vuodesta 2006 lähtien. Lammilalla oli monipuolista näkemystä siitä, miten Apotti-järjestelmä palvelisi kotihoitoa mahdollisimman hyvin.

– Työtä oli tehty paljon jo ennen minua, mutta vielä oli hienosäätöä ennen järjestelmän käyttöönottoa. Tarkensimme esimerkiksi kotihoidossa käytettäviä ajanvaraustyyppejä ja asiakkaiden laskutukseen liittyviä asioita. Lisäksi oli erilaisten asioiden selvittämistä Helsingin päästä Apotin korviin.

Apotti-järjestelmä otettiin lopulta käyttöön Helsingin kotihoidossa huhtikuussa 2021, pahimpaan korona-aikaan. Pandemia toikin oman lisähaasteensa käyttöönottoon. Päänvaivaa tuottivat myös esimerkiksi koulutukset. Ne piti saada järjestettyä niin, että henkilöstö ehtii niihin samalla, kun asiakkaat saadaan hoidettua laadukkaasti.

-Kokonaisuutena järjestelmäuudistus on ollut aikamoinen ponnistus hoitajille, esihenkilöille ja koko organisaatiolle.

”Apotti oli hämmentävän näppärä”

Helsingissä kotihoito muodostuu 69 lähipalvelualueesta sekä neljästä kuntouttavan arviointiyksikön tiimistä. Eteläisessä kotihoitoyksikössä, missä Lammila työskentelee, on kymmenen kotihoidon lähipalvelualuetta ja resurssipooli.  Lammila on 23 henkilön esihenkilö ja asiakkaita lähipalvelualueella on 80.

– Kotihoidossa hoidetaan asiakkaita aina yksilöllisesti. Ei ole kahta samanlaista asiakasta eikä kahta samanlaista päivää. Siksi onkin mahdotonta toteuttaa yhtä kaikille sopivaa ratkaisua.

Helsingin kotihoidossa Apotti-järjestelmää oli kuitenkin odotettu Lammilan mukaan jo pitkään. Silti kaikki asiakkaiden tiedot yhdistävä järjestelmä oli aluksi jopa hämmentävän näppärä. Lammila muistaa erityisesti sen, kun tietoja vietiin manuaalikonversiossa järjestelmään ja huomattiin, että siellä olikin jo nähtävissä asiakkaiden tietoja, esimerkiksi lääkitystietoja.

– Toki ymmärsimme, että nyt meillä on yksi yhteinen järjestelmä, jossa on laajasti tietoa. Mutta kun pääsimme esimerkiksi yhteensovittamaan lääkityksiä, olimme aluksi järkyttyneitä, kun asiakkaiden lääkityksiä olikin jo yhteensovitettu yksiköissä, jotka jo käyttivät Apotti-järjestelmää eivätkä lääkelistat olleetkaan tyhjiä. Siinä konkretisoitui todella hyvin Apotin hienous ja se, miksi uusi järjestelmä oli tarpeen, Lammila nauraa.

Tieto löytyy Apotista vaivatta ja sitä on enemmän kuin ennen

Apotti-järjestelmä on ollut nyt Helsingin kotihoidon käytössä hieman yli vuoden. Lammilan mielestä on ymmärrettävää, että muutos kuitenkin ottaa aikansa. Esihenkilön näkökulmasta tekeminen helpottuu sitä mukaa, kun osaaminen kasvaa.

– Apotti-järjestelmän logiikka on erilainen kuin vanhassa järjestelmässä. Erilaisen ajattelutavan omaksuminen oli aluksi monelle haasteellista. Edellinen järjestelmä oli käytössä 20 vuotta ja monelle työntekijälle tämä oli ensimmäinen kerta, kun järjestelmä vaihtui.

Lammilan mukaan Apotti-järjestelmä on helpottanut esihenkilön työtä, sillä tietoa on paljon enemmän näkyvissä kuin aiemmin.

– Oli suorastaan riemukasta ottaa uusi järjestelmä haltuun ja tehdä sillä töitä. Olen tykännyt hirveästi. Apotissa näkee asiakkaista enemmän tietoa kuin aiemmin, asioiden selvittäminen on helppoa ja kokonaiskuvan saaminen asiakkaasta on kätevämpää kuin aikaisemmin.

Työn johtaminen ja suunnittelu helpottunut

Lammila kertoo, että Apotti-järjestelmä on helpottanut työn johtamista merkittävästi.

– Apotti-järjestelmän koontinäyttö kertoo minulle yhdellä vilkaisulla paljon lähipalvelualueen työtilanteesta ja asiakkuuksien tilasta. Pidän myös työkoriviestinnästä, se on helppo tapa viestiä asiakasasioista työntekijöiden kanssa ja muille ammattilaisille.

Apotti-järjestelmän avulla on helppo tukea työntekijöiden työssäjaksamista. Esihenkilö näkee Apotti-järjestelmästä, jos jollain työntekijällä alkaa kertyä hoitamattomia asioita tai asiakkaiden asiakkuuteen liittyviä asioita puuttuu.

– Voin esihenkilönä ottaa puheeksi, onko työtaakka liian kova tai onko osaamisessa jotain, mitä pitäisi vahvistaa. Näin voin tukea työntekijöitä asiakkaan parhaaksi.

Vaikka järjestelmä on lähiesihenkilön näkökulmasta toimiva, on matka vielä kesken. Onneksi Apotti-järjestelmä on aktiivisesti kehittyvä ja järjestelmän käyttäjät ovat sen kehittämisessä vahvasti mukana.

– Esimerkiksi automaation kehittäminen työnsuunnitteluun hyödyttäisi paljon. Haaste on myös se, että osaamme käyttäjinä viedä oikeat tiedot järjestelmään. Meidän pitää entistä paremmin ymmärtää, mitä tietoa järjestelmään viedään ja miksi ja sitä kautta opitaan käyttämään järjestelmää monipuolisesti, Lammila linjaa.

Apotti-järjestelmään kuuluu kattava kotihoidon palvelukokonaisuus Rover-mobiilisovelluksineen. Se on räätälöity kokonaan Suomessa vastaamaan käyttäjien tarpeisiin. Kerromme juttusarjassamme Apotin kotihoidon kokonaisuuden kehitystarinan. Tämä on sarjan kolmas osa.

Lue aiemmat osat täältä:

Tukihenkilöjärjestelmä ja mobiilisovellus Rover tekevät Vantaan kotihoidon Apotti-arjesta sujuvaa

Apotin ratkaisut palvelevat suomalaisen kotihoidon tarpeita