Apotti-hankkeen loppuraportti julkaistu

Apotti-hankkeen loppuraportti on julkaistu. Vuonna 2012 käynnistyneen hankkeen tavoitteena oli rakentaa yhteinen toiminnanohjausjärjestelmä, joka ensimmäisenä maailmassa yhdistää perusterveydenhuollon, erikoissairaanhoidon ja sosiaalihuollon yhteen tietojärjestelmään ja samalla yhdenmukaistaa toimintamalleja Apotin asiakasorganisaatioiden kesken.

Apotti-hanke oli laaja kehityshanke, jonka keskiössä oli ottaa käyttöön sosiaali- ja terveydenhuollon yhteinen asiakas- ja potilastieto- sekä toiminnanohjausjärjestelmä sekä parantaa ja yhtenäistää sosiaali- ja terveydenhuollon palveluja ja toimintatapoja Uudellamaalla. Hanke käynnistettiin 2012, ja se saatiin päätökseen syksyllä 2022 viimeisen kuvantamisen käyttöönoton jälkeen. Vuonna 2022 Apotti-järjestelmä oli käytössä Helsingissä, Kauniaisissa, Keravalla ja Vantaalla sekä HUS Helsingin Yliopistollisessa sairaalassa. Käyttäjiä oli yhteensä yli 47 000.

Hankkeen loppuraportti hyväksyttiin Apotin ohjausryhmässä 24.11.2023. Loppuraportin hyväksyntä päätti virallisesti hankevaiheen. Raportin tarkoituksena on varmistaa, että hankkeen oleellinen sisältö on toimitettu.

– Tarkoituksena on myös vetää yhteen tämän historiallisen muutoshankkeen oppeja. Toivon tästä olevan hyötyä esimerkiksi hyvinvointialueiden tulevissa muutos- ja tietojärjestelmäprojekteissa, Oy Apotti Ab:n toimitusjohtaja Hannu Välimäki sanoo.

Tavoitteena yhtenäiset toimintatavat, tiedolla johtaminen ja käyttäjätyytyväisyys

Apotti-hankkeen tavoitteena oli paitsi sosiaali- ja terveydenhuollon toiminnot yhdistävän tietojärjestelmän käyttöönotto, myös toimintatapojen yhtenäistäminen, toiminnan laadukkuus ja kustannustehokkuus, tiedolla johtaminen ja tiedon hyödyntäminen, toiminnan asiakaslähtöisyys, käyttäjätyytyväisyys sekä uudet innovatiiviset toimintatavat. Ykkösprioriteetti oli suunniteltujen käyttöönottojen aikataulun pitäminen.

Ensimmäinen Apotti-järjestelmän käyttöönotto tehtiin Peijaksen sairaalassa marraskuussa 2018.

– Ensimmäisessä käyttöönotossa osapuolten kokemattomuus näkyi, Välimäki toteaa. – Virheistä otettiin opiksi ja seuraavaan käyttöönottoon (Vantaa, toukokuu 2019) luotiin uusi toimintamalli, jota sovellettiin onnistuneesti kaikissa myöhemmissäkin käyttöönotoissa, erinomaisessa yhteistyössä asiakasorganisaatioiden kanssa.

Hankkeen aikataulua ja budjettia päivitettiin hankkeen aikana Apotin ohjausryhmän päätöksillä.

– Merkittävin hankebudjettiin vaikuttanut tekijä oli järjestelmän käyttäjämäärän kasvu peräti 41 prosentilla, Välimäki kertoo. – Lisäksi pitkän hankkeen aikana sosiaali- ja terveydenhuoltoa ja tietosuojaa koskeva lainsäädäntö kehittyi ja aiheutti jatkuvia muutostarpeita, ja esim. sosiaali- ja terveydenhuollon tiedot jouduttiin lopulta irrottamaan toisistaan jopa tiukemmin, kuin aiemmin oli tehty. Muuten varsinaisia yllätyksiä ei tullut, vaan muutokset johtuivat ympäröivästä tilanteesta, kuten koronapandemiasta.

Apotti-hankkeen aikana sosiaali- ja terveydenhuollon toimintaa ovat haastaneet koronapandemian ohella mm. sosiaali- ja terveydenhuollon uudistus ja merkittävä henkilöstöpula.

– Apotti-hanke oli mitä suurimmassa määrin toiminnanmuutoshanke. Toiminnanmuutoksen läpivieminen on kuitenkin ollut soten suurten haasteiden vuoksi hankalaa. Jälkikäteen tarkasteltuna on selvää, että hankkeelle asetetut tavoitteet olivat osin epärealistisia, eikä esimerkiksi Apotti-järjestelmän käyttäjätyytyväisyys ole vielä riittävällä tasolla, Välimäki toteaa.

– Käytettävyyden kehitykselle olisi pitänyt varata aikaa ensimmäisen käyttöönoton jälkeen. Olisi myös kannattanut lähteä liikkeelle pienemmällä minimisisällöllä ja täydentää sitä järjestelmän käyttäjien kokemuksen karttuessa.

Digitaalisia ratkaisuja soten suuriin haasteisiin

Hankkeen aikana saavutettiin kuitenkin merkittäviä hyötyjä.

– Haluan kiittää kaikkia tuhansia Apotti-hankkeessa mukana olleita asiantuntijoita, Välimäki sanoo.

– Saavutimme hankkeen päätavoitteen, eli rakensimme ja otimme käyttöön maailman ensimmäisen erikoissairaanhoidon, perusterveydenhuollon ja sosiaalihuollon samaan järjestelmään yhdistävän järjestelmän. Järjestelmä tukee sote-integraatiotavoitteita, parantaa tietojen yhteiskäyttöä, vähentää päällekkäisiä kirjauksia ja helpottaa asiakkaan tai potilaan kokonaistilanteen hahmottamista.

Apotin myötä käyttöön otettu lääkkeiden viivakoodiskannaus vähentää lääkityksen inhimillisiä virheitä, ja lääkkeenantovirheet ovat HUSissa vähentyneet puoleen. Merkittävä, sekä kansalaisia että sote-ammattihenkilöitä hyödyttävä parannus on myös ollut Maisa-asiakasportaalin käyttöönotto. Maisa tarjoaa kansalaisille monipuoliset, ajasta ja paikasta riippumattomat digitaaliset palvelut ja auttaa korvaamaan muita palvelukanavia. Maisan käyttäjämäärä kasvoi käyttöönottojen myötä jatkuvasti ja saavutti keväällä 2023 miljoonan kansalaiskäyttäjän rajapyykin.

– Apotti-järjestelmässä on vielä paljon kehittämistarpeita. Toisaalta siinä on myös runsaasti hyödyntämätöntä potentiaalia. Uskon, että meillä Uudellamaalla on Apotin ja Maisan avulla erinomaiset mahdollisuudet löytää digitaalisia, mm. tekoälyyn liittyviä ratkaisuja sosiaali- ja terveydenhuollon suuriin haasteisiin. Tämä on Apotin ja sen asiakasorganisaatioiden seuraava merkittävä yhteinen ponnistus.

Apotti-hankkeen loppuraportin voi ladata täältä.

Lisätietoja:

Hannu Välimäki, toimitusjohtaja, Oy Apotti Ab
p. 040 196 6311, hannu.valimaki(at)apotti.fi

Veli-Matti Ulander, hallintoylilääkäri, HUS-yhtymä
p. 050 4271536, veli-matti.ulander(at)hus.fi

Leena Turpeinen, terveys- ja päihdepalvelujen johtaja, Helsingin kaupunki
p. 09 310 52481, leena.turpeinen(at)hel.fi

Timo Pitkänen, tietohallintojohtaja, Vantaan ja Keravan hyvinvointialue
p. 040 523 8751, timo.k.pitkanen(at)vakehyva.fi

Mikko Hokkanen, konsernipalveluiden toimialajohtaja, Vantaan ja Keravan hyvinvointialue
p. 040 612 0303, mikko.hokkanen(at)vakehyva.fi