Käyttäjätyytyväisyyden parantamiseen keskittyvä Apotti 2.0 -ohjelma saatu päätökseen

Apotti-järjestelmän käyttäjäkokemuksen ja -tyytyväisyyden parantaminen nostettiin Oy Apotti Ab:n ykkösprioriteetiksi, kun suuret käyttöönotot olivat ohi. Yhteensä koko Apotti 2.0 -ohjelman aikana valmistui reilusti yli 200 käytettävyyttä parantavaa muutosta sosiaali- ja terveydenhuollon tarpeisiin. Matkan varrella on myös saatu paljon tietoa ja osaamista, jonka pohjalta tehdään etenemissuunnitelmaa tulevaan. Käytettävyyden kehittäminen jatkuu edelleen.

– Apotti 2.0 -ohjelma käynnistettiin syksyllä 2021, ja sitä jatkettiin asiakkaiden ja käyttäjien toiveesta vuoden 2023 loppuun asti. Kokemus on ollut opettavainen monella tapaa. Toimenpideohjelman käynnistäminen ja sisällön määrittely antoi hyvän ymmärryksen siitä, miten järjestelmää tulisi kehittää ja mikä sen potentiaali on sekä kuinka sitä tulisi hyödyntää ja jatkokehittää, kertoo palvelualuepäällikkö Johanna Hyle Oy Apotti Ab:sta.

Ohjelman aikana on tehty sekä laajoja, kaikkiin käyttäjiin vaikuttavia että pienempiin yksityiskohtiin keskittyviä muutoksia. Näkymiä on yksinkertaistettu ja yhdenmukaistettu kautta koko järjestelmän, mikä on parantanut käyttökokemusta ja selkeyttänyt ammattilaisten työtä. Esimerkiksi lääkitystä tarkastellaan eri näkymissä aina samankaltaisesti, ja järjestelmässä on käytössä yhtenäinen lääkitykseen liittyvä terminologia kautta potilaan hoitoketjun.

Lääkityksen yhteenvetoraporttia on yksinkertaistettu, jotta potilaan kokonaislääkitys on helpommin nähtävissä. Yhteenvetoraportti on osa siirtoraporttia, joka tulostetaan järjestelmästä uloskirjauksen yhteydessä silloin kun potilas siirtyy pois Apotti-järjestelmän piiristä. Siirtoraporttia on niin ikään optimoitu ja selkeytetty, jotta vastaanottava yksikkö saa helpommin kokonaiskuvan potilaan tilanteesta.

Kohdevierailuista pysyvä malli

Yksi tärkeimmistä Apotti 2.0 -ohjelman aikana syntyneistä toimintamalleista on Oy Apotti Ab:n asiakasorganisaatioihin suuntautuva kohdevierailumalli, niin sanottu kehityskiri. Kehityskireissä jalkaudutaan sote-yksiköihin kuulemaan käyttäjiä ja ohjeistamaan järjestelmän tehokkaammassa käytössä. Samalla tehdään käyttäjien toivomaa pienkehitystä.

Malli on saanut asiakasorganisaatioilta hyvää palautetta, ja se on jo otettu osaksi Apotin jatkuvaa toimintaa​.

Erikoisala mukaan merkintään, Kanta-tietoihin selkeyttä ja Maisa-tiedot paremmin esiin

Merkintää kirjoitettaessa ammattihenkilötietueessa määritelty erikoisalaoletus nousee automaattisesti mukaan merkintään. Tarvittaessa käyttäjän on mahdollista valita merkinnän erikoisalaksi mikä tahansa luettelosta löytyvä erikoisala. Merkinnän erikoisala vaikuttaa siihen, minkä Kanta-näkymän merkintä saa. Tehty muutos mahdollistaa merkintöjen löytymisen helpommin suodatustoiminnon avulla.

Kanta-tietojen hakemisen käytettävyyttä on parannettu muun muassa lisäämällä Kanta-asiakirjavälilehti osaksi kertomuksen tarkastelua ja lisäämällä välilehdelle suodattimet, jotka helpottavat tietojen löytymistä. Kanta-koontitiedot-toiminnon avulla Kannasta haettu rakenteinen tieto näkyy käyttäjälle informatiivisemmassa muodossa. Kantaan liittyvää jatkokehitystä on luvassa lisää tulevina vuosina.

Terveydenhuollon ammattilaisten työtä sujuvoittava Maisa-navigaattori saatiin käyttöön tammikuussa 2024. Navigaattori sisältää potilaan Maisaan kirjaamat tiedot, kuten täytetyt esitietolomakkeet tai vaikkapa verenpaineen seurantatiedot, joita ammattilainen pääsee nykyistä helpommin tarkastelemaan.

Sosiaalihuoltoon ruotsinkielisiä sisältöjä ja rakenteisuutta

Sosiaalihuollon osalta keskeisimpiä saavutuksia on ollut sosiaalihuollon päätösten kääntäminen järjestelmään ruotsiksi. Erilaisia päätöksiä on yli 200 kappaletta, ja niiden kieli määräytyy asiakkaan asiointikielen mukaan.

– Asiakkaalla on oikeus saada päätökset omalla äidinkielellään. Nyt kun päätökset ovat valmiina järjestelmässä myös ruotsiksi, vähentää tämä asiakasorganisaatioiden tarvetta erillisten käännöspalvelujen käyttöön, kertoo Oy Apotti Ab:n palvelualuepäällikkö Soile Laakkonen.

Lisäksi sosiaalihuollon puolelle on tehty useita päivittäiskirjaamiseen liittyviä kehitystöitä sekä lisätty rakenteisuutta.

– Sen lisäksi, että käytettävyys paranee, tehdyt muutokset nopeuttavat päivittäiskirjaamista sekä helpottavat tietojen käsittelyä ja analysointia, Laakkonen kuvaa.

Sosiaalihuollon asumis- ja laitospalveluiden osalta on parannettu niin sanottujen SSU-navigaattoreiden (sisäänkirjaus-siirto-uloskirjaus) käytettävyyttä. Entistä selkeämmät navigaattorit ohjaavat nyt käyttäjää paremmin kirjaamaan tarvittavat tiedot sisään- ja uloskirjauksen sekä poissaolojen ja siirtojen yhteydessä.

Vammaispalveluissa asiakkaan toimintakyvyn seuraamista helpottaa aktiviteettien seurantalomakkeesta saatava yhteenveto, johon kootaan tiedot useamman päivän ajalta. Yhteenveto helpottaa asiakkaalle suunniteltujen tavoitteiden edistymisen seurantaa.

Iäkkäiden palvelutehtävään on tehty oma sosiaalityön palveluepisodi sekä oma suunnitelma, joka on erillään asiakkuusepisodin suunnitelmasta. Tämä selkeyttää ja helpottaa gerontologisen sosiaalityön alalla toimivien ammattilaisten työskentelyä.

Ohjeet ja koulutukset toimivammiksi

Apotti-järjestelmän käyttöön liittyviä ohjeita on muokattu helppokäyttöisemmiksi kautta linjan. Apotin koulutusjärjestelmää ja -kalenteria on puolestaan kehitetty entistä toimivammiksi asiakkailta saadun palautteen perusteella. Koulutussisältöjä on kehitetty erityisesti lähi- ja etäopetuksen ja verkkokurssien osalta.