Apotin vuosi 2024: Strategia uudistui ja omistuspohja vakiintui

Apotille vuosi 2024 oli muutosten vuosi. Vuoden aikana muun muassa päivitettiin yhtiön strategia, käytiin muutosneuvottelut ja myös omistuspohja tiivistyi. Samaan aikaan tehtiin paljon työtä Apotti-järjestelmän kehittämisen eteen.

Vuonna 2024 sote-kentällä keskityttiin normaalin toiminnan lisäksi kustannussäästöjen metsästykseen. Hyvinvointialueiden (ja Uudenmaan tapauksessa lisäksi Helsingin kaupungin ja HUS-yhtymän) toista täyttä sote-uudistuksen jälkeistä toimintavuotta värittivät keskustelut erityisesti budjettien merkittävistä alijäämistä. Koska Apotti ei tee voittoa ja omistaja-asiakkaamme ovat sote-toimijoita, puhuttivat kustannussäästöjen vaikutukset luonnollisesti myös Apotissa.

Apotin strategia uudistettiin uuden hallituksen johdolla kevään 2024 aikana. Vaikka strategiaprosessit ovat tyypillisesti suhteellisen pitkiä ja keskustelut eri osapuolten kesken monipolvisia, on lopputulos meidän tapauksessamme hyvin johdonmukainen: Tulevalla strategiakaudella prioriteettimme on kustannustehokkuuden merkittävä parantaminen ja samaan aikaan asiakas- sekä käyttäjätyytyväisyyden nostaminen uudelle tasolle. Päivitetty strategia tarjoaa meille hyvän selkänojan tehdä tarvittavia muutoksia, jotta pääsemme tavoitteisiimme.

Tämän vuoden aikana viimeisteltiin irtautumisneuvottelut, kun Keski-, Itä-, ja Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueet irtaantuivat Oy Apotti Ab:n omistajuudesta. Apotin kannalta irtautumiset olivat valitettavia, sillä noin 77 % Uudenmaan sote-henkilöstöstä käyttää Apotti-järjestelmää ja Maisa-asiakasportaali on vakiinnuttanut asemansa kuntalaisten portaalina.

Järjestelmän kehittäminen jatkui

Tykkään kovasti tehdä metsänhoitotöitä – siinä voi nähdä työnsä tulokset hyvin konkreettisesti, kun rämeikköinen maisema alkaa avautua ihan uudella tavalla. Harvassa asiantuntijaorganisaatiossa oman työnsä tuloksia voi nähdä näin nopeasti, sillä usein asiat tapahtuvat pidemmällä aikavälillä.

Näin vuoden lopussa on hyvä pysähtyä hetkeksi ja pohtia, mitä kaikkea vuoden aikana onkaan tapahtunut. Apotissa olemme tämän vuoden aikana muun muassa:

1. ottaneet käyttöön sähköisen sairaala-apteekkireseptin ensimmäisenä Suomessa
2. toteuttaneet HUS psykiatrian kanssa potilasohjauspilotin
3. ottaneet käyttöön aikaa ja rahaa säästävän lääkintälaitetietojen automaattisen tallennuksen
4. rakentaneet HUS Diagnostiikkakeskuksen kanssa magneettikuvausten ajanvarauksen uuden toimintamallin laitteistojen käytön optimoimiseksi
5. mukauttaneet Apotti-järjestelmän ja Maisa-asiakasportaalin toimintaa tukemaan Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella käyttöön otettua, hoidon jatkuvuutta tukevaa omatiimimallia
6. hyödyntäneet Helsingin kanssa Apotti-järjestelmää ja Maisaa kausirokotusten porrastamisessa ja järjestämisessä kustannustehokkaasti
7. välttäneet marraskuun loppuun mennessä Apotti-järjestelmän avulla noin 420 000 lääkityksen haittatapahtumaa
8. sekä tehneet paljon, paljon muuta, kuten asiakkaillemme toteutettuja kehityskirivierailuja, puhumattakaan kaikista lainsäädäntöön ja asiakkaidemme toiminnan kehittämiseen liittyvistä pakollisista muutoksista.

Maisa-asiakasportaalilla yli 1,2 miljoonaa käyttäjää

Vuoden 2024 aikana Maisan käyttäjämäärä nousi yli 1,2 miljoonaan. Vuositasolla Maisan kautta ilmoittaudutaan sähköisesti vastaanotolle yli miljoona kertaa ja varataan noin 400 000 vastaanottoaikaa.

Teemme säännöllisesti Maisan käyttäjätyytyväisyyskyselyjä. Marraskuussa toteutettuun kyselyyn vastanneet Maisan käyttäjät arvostivat erityisesti viestimismahdollisuuksia sekä Maisan lähettämiä muistutuksia esimerkiksi ajanvarauksista. Saimme myös arvokasta palautetta Maisan jatkokehittämisen tueksi.

Kirjaamisen ja käytettävyyden kehittäminen tärkeää

Otimme keväällä 2023 käyttöön kehityskirikonseptin, jota jatkettiin vuonna 2024. Näissä Apotin asiakasorganisaatioihin suuntautuvissa kohdevierailuissa kuullaan järjestelmän käyttäjien kokemuksia, opastetaan järjestelmän tehokkaassa käytössä ja tehdään nopeasti käyttöön saatavaa pienkehitystä. Kaiken kaikkiaan vuoden aikana tehtiin 22 kehityskiriä. Hyvää palautetta saanut konsepti jatkuu myös vuonna 2025. Osallistuin itsekin kehityskirikäynnille. Sieltä jäi erityisesti mieleeni se kiireen tuntu, joka sote-toiminnassa tällä hetkellä on, ja joka osaltaan varmasti selittää käyttäjien turhautumista aikaa vievään kirjaamiseen.

Juuri julkaistussa STM:n teettämässä selvityksessä kirjaamisen kuormittavuudesta ja hyötykäytöstä hyvinvointialueilla todettiin, että ”eri tietojärjestelmiä käyttävien hyvinvointialueiden väliset erot eivät kuitenkaan ole erityisen suuria. Tämä viittaa siihen, että tietojärjestelmien käytettävyyden kehittäminen ei välttämättä ole nopea tie tilanteen helpottamiseksi”. Selvityksessä todetaan kuitenkin myös, että ”ammattiryhmästä tai toimialasta riippumatta yli 85 % on jokseenkin tai täysin samaa mieltä kirjaamiensa tietojen hyödyntämisestä joko omassa työssä tai uskoo muiden ammattilaisten hyödyntävän niitä”. Eli kirjaamista ei sinänsä koeta turhana, kunhan siihen kuluvaa aikaa saadaan vähennettyä ja kirjaamista kaikin tavoin helpotettua.

Kirjaamisen helpottamisen lisäksi on kiinnitettävä erityistä huomiota siihen, miten valtavastakin potilaan tai asiakkaan tietomäärästä saadaan räätälöityä juuri kuhunkin tilanteeseen sopiva ja nopeasti avattava näkymä niin lääkärille, hoitajalle, sosiaalityöntekijälle, hammaslääkärille, kotihoidon ammattilaiselle kuin kaikille muillekin sote-ammattilaisille.

Tekoäly tekee tuloaan myös sote-sektorille

Tekoäly ja erityisesti generatiivinen tekoäly puhuttivat vuonna 2024. Erilaiset tekoälyä hyödyntävät sovellukset ovat suorastaan räjähtäneet käsiin viimeisen parin vuoden aikana. Myös sote-sektori on ottanut ensiaskeleitaan tekoälyn saralla, mutta ratkaistavana on vielä monia käytännön haasteita. Erityisesti tietosuojakysymykset ja tietosuojavaikutusten arvioinnit ovat vaatineet paljon pohdintaa. Yksi keskeinen kysymys on myös tekoälyn tuottaman tiedon luotettavuus.

Apotissa hyödynnämme järjestelmätoimittajamme Epicin tekoälykehitystä ja -ratkaisuja. Epicillä on USA:n markkinoilla tuotantokäytössä jo kymmeniä sovelluksia ja Euroopassakin jo useampia. Kehitysputkessa niitä on kaiken kaikkiaan jo reilusti yli sata. Epic tekee tiivistä yhteistyötä Microsoftin kanssa ja oli ensimmäisiä asiakas- ja potilastietojärjestelmätoimittajia, jolla oli tarjota valmiita ratkaisuja.

Vuonna 2024 valmistelimme Apotissa tekoälypilottejamme ja toteutimme muun muassa tarvittavat tietosuojavaikutusten arvioinnit. Pilotoimme ensi vuoden aikana ensimmäisiä tekoälytyökalujamme, joita ovat asiakas- ja potilasasiakirjamerkintöjen yhteenveto sekä työkoriviestien esivedos, jossa asiakkailta ja potilailta tulevaan viestintään voidaan tekoälyn avulla generoida vastausehdotus.

Tekoälysovellusten käyttöön sosiaali- ja terveydenhuollossa liittyy paljon odotuksia myös sen osalta, kuinka puheentunnistuksen avulla voitaisiin helpottaa sote-ammattilaisten työtä. Puheentunnistuksen käyttö asiakas- ja potilastyössä vapauttaa ammattilaisten aikaa asiakkaiden ja potilaiden kohtaamiseen. Tämä alue kehittyy erityisesti suomea paremmin tunnistavan puheentunnistusteknologian nopeasti kehittyessä. Hankalin vaihe on automatisoida prosessi niin, että puheentunnistuksen avulla tuotettu tieto päätyy automaattisesti rakenteisiksi kirjauksiksi järjestelmään siten, että ammattilaisen tarvitsee ainoastaan lopuksi tarkistaa kirjattu tieto. Tämä tulee varmasti jo piankin lyhentämään kirjaamiseen käytettyä aikaa.

Uutta kohti

Vuosi 2024 oli Apotissa muutosten vuosi. Kävimme läpi erittäin raskaat muutosneuvottelut ja lähdemme uuteen vuoteen uudenlaisella organisaatiomallilla. Arvostan suuresti apottilaisten periksiantamattomuutta ja kykyä viedä kehitystä eteenpäin myös haastavina aikoina.

Näen suuren muutoksen myös suurena mahdollisuutena. Uskon, että päivitetyn strategiamme ja uusien toimintamalliemme myötä voimme kohdistaa järjestelmäkehitystämme entistä paremmin niihin asioihin, joilla on eniten vaikuttavuutta niin kustannustehokkuuden kuin käyttäjätyytyväisyydenkin kannalta.