Apotin vuosi 2023: käytettävyyden kehitystä ja käyttäjäkunnan vakiintumista

Apotin vuotta 2023 leimasivat hyvinvointialueiden toiminnan käynnistyminen, järjestelmän käytettävyyden kehittäminen ja käyttäjäkunnan vakiintuminen. Maisa-asiakasportaalin käyttäjämäärän kasvu jatkui tasaisena. Merkittävä virstanpylväs tavoitettiin elokuussa, kun Maisan käyttöaste saavutti HUS-yhtymässä 70 prosentin rajan.

Hyvinvointialueet aloittivat toimintansa 1.1.2023. Apotissa ja sen asiakasorganisaatioissa uudistukseen oli valmistauduttu perusteellisesti: uudistus vaatii mm. suuria muutoksia Apotti-järjestelmän runkorakenteeseen ja ydinsisältöihin, integraatioita hyvinvointialueiden järjestelmiin ja ratkaisuja sote-toimijoiden tiedollajohtamistarpeisiin. Lisäksi noin 250 uutta, Kårkullan ja Etevan tuottamissa kehitysvammapalveluissa työskentelevää käyttäjää aloitti Apotti-järjestelmän käytön. Apotti-järjestelmä otettiin käyttöön myös HUSin uudessa Siltasairaalassa. Uusiin toimintamalleihin siirtyminen sujui kokonaisuutena jouhevasti, vaikka uuteen asiakastietolakiin ja sen edellyttämään Kanta-informointiin liittyi myös valitettavia haasteita.

Käytettävyyden kehittäminen jatkuu

Olemme vuoden aikana panostaneet Apotti-järjestelmän käyttäjäystävällisyyden kehittämiseen Apotti 2.0 -ohjelmassamme. Keskeistä ohjelmassa on järjestelmän yksinkertaistaminen ja yhdenmukaistaminen, minkä lisäksi panostetaan mm. koulutusten, ohjeiden ja raportoinnin kehittämiseen. Valvira piti ns. lääkärikantelua koskeneessa päätöksessään Apotin toteuttamia ja suunnittelemia kehitystoimenpiteitä yleisesti ottaen hyvinä. Otimme keväällä käyttöön kehityskirikonseptin: näissä Apotin asiakasorganisaatioihin suuntautuvissa kohdevierailuissa kuullaan järjestelmän käyttäjien kokemuksia, opastetaan järjestelmän tehokkaassa käytössä ja tehdään nopeasti käyttöön saatavaa pienkehitystä. Kaiken kaikkiaan vuoden aikana tehtiin 10 kehityskiriä. Hyvää palautetta saaneet kehityskirit jatkuvat vuonna 2024.

Apotti-järjestelmän uusi, selainpohjainen käyttöliittymä otettiin käyttöön syyskuussa. Muutoksia on tehty esimerkiksi järjestelmän sisäisiin hakutoimintoihin, raportointiin ja personointiin. Myös ulkoasua on modernisoitu. Käyttöliittymäuudistus paransi järjestelmän suorituskykyä ja helpotti sen ylläpitoa ja päivityksiä.

Käytettävyyttä kehittäviä muutoksia on valmistunut jo yli 220 ja esimerkiksi paljon kriittistä palautetta saaneisiin lääkitystoiminnallisuuksiin on tehty useita parannuksia, kuten mahdollisuus tarkastella potilaan koti- ja osastolääkityksiä yhdestä näkymästä. Lääkärikäyttäjien työtä on helpotettu myös mm. tuomalla EBMEDS-päätöksentuki ja erikoisalakohtaiset merkinnät järjestelmään.

On selvää, että määrätietoista käytettävyyden kehittämistä tulee jatkaa. Tarvitsemme myös ratkaisuja, joilla käyttäjien näkemystä tehdyistä parannuksista voidaan selvittää mahdollisimman reaaliaikaisesti. Apotti 2.0 -ohjelma jatkuu vuoden 2023 loppuun, minkä jälkeen kehitämme käytettävyyttä edelleen osana normaalia jatkokehitystä. Vuoden 2024 aikana on tarkoitus keskittyä suuriin, sekä sosiaali- että terveydenhuollon ammattilaisia perustavalla tavalla helpottaviin parannuksiin.

Maisan käyttäjämäärä ylitti 1,1 miljoonan käyttäjän rajan

Maisa-asiakasportaalin käyttäjämäärä kasvoi edelleen tasaisesti. Vuoden aikana Maisan otti käyttöönsä yli 170 000 uutta käyttäjää – tätä kirjoitettaessa Maisa-käyttäjiä on jo yli 1,1 miljoonaa. Merkittävä virstanpylväs saavutettiin elokuussa, kun Maisan käyttöaste ylitti HUS-yhtymässä 70 prosentin strategisen tavoitteen.

Laajennamme jatkuvasti Maisan palveluvalikoimaa. Vuoden aikana sote-ammattilaisten käyttöön tuotiin Maisan harjoitteluympäristö, jonka avulla yksiköissä voidaan tehostaa Maisan monipuolisten ominaisuuksien käyttöä. Keväällä tehtiin laaja käytettävyystestaus, jossa eri-ikäiset ja digitaidoiltaan erilaiset henkilöt tekivät Maisassa heille annettuja tehtäviä. Testaus toi arvokkaita eväitä Maisan käytettävyyden ja saavutettavuuden jatkokehitykseen. Käyttäjien tyytyväisyys Maisaan oli tänäkin vuonna hyvällä tasolla: lähes kaksi kolmesta Maisan käyttäjästä suosittelisi palvelua tuttavalleen (arvosana vähintään 8 asteikolla 1–10).

Viisi vuotta tuotantokäyttöä – nyt Apotti-järjestelmän käyttäjäkunta vakiintuu

Tätä kirjoitettaessa Apotti-järjestelmä on ollut tuotantokäytössä jo 5 vuotta. Tänä aikana järjestelmässä ei ole ollut yhtäkään suunnittelematonta käyttökatkoa. Viiden vuoden aikana järjestelmässä on mm. tehty lähes 28 miljoonaa ajanvarausta ja siihen on kirjattu yli 113 miljoonaa lääkitystapahtumaa ja yli 850 000 sosiaalihuollon päätöstä.

Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen aluehallitus päätti syyskuussa, että alueella ryhdytään asiakas- ja potilastietojärjestelmän kilpailutukseen. Päätös oli sekä Apotille että sen Apotti-järjestelmää käyttäville asiakasorganisaatioille pettymys: sen myötä Uudenmaan sote-tietojärjestelmien kenttä uhkaa entisestään pirstaloitua, mikä tuottaa monia haasteita niin veronmaksajien eli sote-palveluiden käyttäjien kuin sote-ammattihenkilöidenkin näkökulmasta. Myös Itä- ja Keski-Uudenmaan hyvinvointialueet jäävät Apotti-järjestelmän ulkopuolelle.

Apotti-järjestelmää käytetään vastaisuudessa HUS-yhtymässä, Helsingissä ja Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella, ja sen käyttäjämäärä näyttää vakiintuvan reiluun 47 000:een sote-ammattilaiseen. Yhtiön toiminta keskittyy jatkossa kokonaisuudessaan kehittämään järjestelmää näiden asiakkaiden tarpeita vastaavaksi. Uudistunut hallitus tuo yhtiön tueksi merkittävää digitaalisen palveluliiketoiminnan, teknologian sekä talouden ja johtamisen osaamista.

Kestävää hyvinvointia digitaalisilla ratkaisuilla

Hyvinvointialueet ovat toimineet nyt vajaan vuoden, eikä tilanne ole ruusuinen: lähes kaikkien hyvinvointialueiden toimintaan kohdistuu merkittäviä kustannussäästöpaineita. Digitalisaatio on keskeisessä osassa etsittäessä keinoja vastata kestävästi kasvavaan palvelutarpeeseen. Monet hyvinvointialueet ovatkin käynnistäneet asiakas- ja potilastietoratkaisujen kilpailutuksen. On kuitenkin huomattava, että digiratkaisutkin vaativat alkuun investointeja ja halua ajatella laatikon ulkopuolelta.

Vuonna 2012 käynnistynyt Apotti-hanke päättyi virallisesti hankkeen loppuraportin hyväksymiseen. Tästä historiallisesta ja kunnianhimoisesta pioneerihankkeesta on ammennettavissa oppeja myös hyvinvointialueiden tuleviin uudistushankkeisiin. Toiminnanmuutoksen johtamisen ja sote-ammattilaisten osallisuuden merkitystä ei voi korostaa liikaa: tietojärjestelmä on kuitenkin lopulta vain tietojärjestelmä – keskeistä on, miten sitä käytetään ja kehitetään.

Vuoden 2023 hype-sana digisektorilla on kiistatta ollut tekoäly. Tekoälyyn sote-toiminnan tehostajana liittyy suuria mahdollisuuksia – ja samalla haastavia eettisiä ja juridisia kysymyksiä. Suuriin kielimalleihin pohjautuvat ratkaisut (kuten ChatGPT) tuottavat tekstiä ja tiivistelmiä pyynnön perusteella. Tekoäly voi käydä valtavat tietomassat läpi ja luoda niistä erilaisia raportteja, tiivistelmiä ja tekstiä sekä asiakkaille tai potilaille toimitettavia vastausluonnoksia sote-ammattilaisten työtä helpottamaan. Ammattilaisen tehtävänä on hyväksyä, tarkastaa ja varmistaa ehdotusten oikeellisuus. Jotta saadut vastaukset ovat laadukkaita, tarvitaan runsaasti hyvälaatuista, rakenteista dataa. Meillä Apotissa onkin erinomaiset mahdollisuudet tekoälyn nopeaan hyödyntämiseen ja olemme parhaillaan luomassa tiekarttaa etenemiselle. Tässä työssä meitä auttavat toimittajamme Epicin edistyneet ratkaisut ja kumppanuus Microsoftin kaltaisten toimijoiden kanssa.

Myös sääntely on keskeisessä roolissa digiratkaisujen hyödyntämisessä. On tärkeää jatkaa sote-tiedonhallintasäädösten kokonaisuudistusta ja muokata osittain sekavaksi muodostunut sote-lakien kokonaisuus helpommin tulkittavaksi. Sääntelyn tulisi myös entistä paremmin mahdollistaa digitalisaation hyödyntäminen ja aito tiedolla johtaminen – esimerkiksi tekoälyn tehokas käyttöönotto edellyttää myös sääntelyn kehittämistä. Uudenmaan erillisratkaisun synnyttämään, eri rekisterinpitäjien välisen tiedon liikkuvuuteen liittyvään haasteeseen on myös löydettävä pysyvä, asiakas- ja potilasturvallisuutta vahvistava ratkaisu tieto- ja yksityisyyden suojan merkitystä unohtamatta. Ratkaisun tulee huomioida Uudenmaan alue kokonaisuutena, ja mahdollistaa sujuvammat hoitoketjut sosiaali- ja terveydenhuollon rajapinnassa.

Määrätietoinen kehitystyö jatkuu edelleen

Jatkamme vuonna 2024 määrätietoista työtä kohti visiotamme: haluamme tarjota kattavimman ja edistyksellisimmän ratkaisun sosiaali- ja terveydenhuollon tarpeisiin. Hyvä käyttäjätyytyväisyys on keskeinen osa kokonaisuutta, ja kehitämme ensi vuonna edelleen Apotti-järjestelmän käytettävyyttä tiiviissä yhteistyössä asiakasorganisaatioidemme ja sote-ammattilaisten kanssa. Lisäksi panostamme sote-ammattilaisten mobiiliratkaisuihin ja valmistaudumme tekoälyratkaisujen ja sosiaalihuollon Kanta-palvelun käyttöönottoon. Ja paljon muuta.

Kattavimman ja edistyksellisimmän ratkaisun rakentamisessa meitä auttaa myös kumppaniverkostomme: avasimme juuri sandbox-ympäristön, jossa ekosysteemikumppanimme voivat kehittää ja testata omia sovelluksiaan. Uudet innovaatiot hyödyttävät Apotti-järjestelmän käyttäjiä – samalla Epic-yhteensopivuus avaa suomalaisille yrityksille väylän kansainvälisille markkinoille.

Sote-sektorin vaikeat haasteet vaikuttavat myös Apottiin. Kehitämme jatkuvasti omaa toimintaamme pystyäksemme vastaamaan asiakkaidemme tarpeisiin nopeammin ja tehokkaammin. Uskon, että ratkaisu haasteiden selättämiseen löytyy paitsi osaavasta ja motivoituneesta henkilöstöstämme myös yhä tiiviimmästä yhteistyöstä. Digitalisaation mahdollisuuksien hyödyntäminen edellyttää kaikilta sote-sektorin toimijoilta ratkaisukeskeistä lähestymistapaa, uudistumisvalmiutta ja laaja-alaista yhteistyötä.