Apotin vuosi 2020: koronaa, käyttöönottoja ja ketteryyttä

Kulunut vuosi on ollut koronapandemian takia poikkeuksellinen. Apotin vuosi 2020 jää mieleen etenkin HUSin suurista käyttöönotoista ja kotikonttoreille siirtymisestä. Nyt kaikki HUSin sairaalat ja yli 20 000 potilaita hoitavaa työntekijää käyttävät Apotti-järjestelmää.

Kuluneen vuoden ilonaiheita on Apotin Maisa-asiakasportaalin menestyskulku: Maisan digitaalisia palveluita käyttää jo yli 200 000 kuntalaista. Videovastaanottojen käyttöönottoa laajennettiin koronapandemian takia suunniteltua nopeammalla aikataululla sekä sosiaali- että terveydenhuollon puolella. Lisäksi Maisaa on hyödynnetty ahkerasti muun muassa ajanvarauksiin.

Tämä vuosi viimeistään osoitti, että meiltä löytyy muutosketteryyttä

Apotti-järjestelmä otettiin käyttöön HUSin Hyvinkään, Lohjan, Jorvin, Porvoon ja Raaseporin sairaaloissa helmikuun 2020 alussa. Pian käyttöönoton jälkeen, perehtymisen vielä jatkuessa, koronapandemia pääsi valloilleen ja tehohoitoyksiköt täyttyivät koronapotilaista.

Jorvin teho-osastolle jouduttiin perustamaan tilapäinen tehohoidon yksikkö, jotta koronapotilaille saatiin lisäpaikkoja. Jotta tätä yksikköä pystyttiin pyörittämään, täytyi päiväkirurgian hoitajat ottaa valmiuslain nojalla teho-osastolle töihin ja heidät piti kouluttaa pikaperehdytyksellä kliinisen työn lisäksi Apotti-järjestelmän käyttöön.

HUSin Meilahden sairaala-alueen käyttöönotto jouduttiin pandemian takia siirtämään toukokuulta lokakuun lopulle ja toteuttamaan suurelta osin etätyönä. Myös tätä käyttöönottoa seurasi pandemia-aalto. Kaiken kaikkiaan Apotin muuntokoulutusta järjestettiin keväällä noin 150 HUSin työntekijälle ja loppuvuodesta noin 50 henkilölle.

Yksi Apotti-järjestelmän hyödyistä on mahdollisuus tarvittaessa nopeaankin kehittämiseen

Koronapandemian käynnistymisen jälkeen Apotti-järjestelmään on tehty nopealla aikataululla satoja HUSin ja Vantaan tilaamia muutoksia, jotka ovat auttaneet koronapandemian etenemiseen varautumisessa ja poikkeustilanteessa toimimisessa.

Kun tehohoidon tarve kasvoi merkittävästi, Apotti-järjestelmässä muutettiin leikkausosastojen heräämöpaikkoja tehohoitopaikoiksi. Lisäksi järjestelmään tehtiin muutoksia, jotka mahdollistavat varasairaaloiden perustamisen tai leikkaustoiminnan siirtämisen kokonaan toiseen sairaalaan.

Myös päivystysten tarpeisiin tehtiin järjestelmämuutoksia, jotka mahdollistavat koronaepäilypotilaille omat, eristetyt alueet. Päivystyksessä työskentelevien ammattilaisten käyttöön rakennettiin myös uusia koronavirukseen liittyviä oirekyselyitä ja koronaviruksen tutkimiseen liittyviä laboratorionäytteiden paketteja, jotka nopeuttavat ja helpottavat näytetilauksia.

Lisäksi Apotti-järjestelmää käyttävien organisaatioiden tarpeisiin kehitettiin raportointia, jotta koronaviruspandemian etenemisestä voidaan saada mahdollisimman reaaliaikaista seurantatietoa. Raporttien avulla organisaatiot pystyvät raportoimaan pandemiatilanteen kehittymisestä viranomaistahoillekin.

Myös Apotin työntekijät ovat osoittaneet muutosvalmiutensa

Osa apottilaisista oli etätyökonkareita jo ennestään, mutta joillekin etätyön tekeminen tuli uutena. Kaikille uutta oli se, että koko tiimi työskentelee etänä ja että etätyöskentely jatkuu määrittelemättömän pitkän ajan.

Jotta työt saatiin sujumaan, käytiin Apotin tiimeissä yhdessä läpi etätyön tekemisen pelisäännöt, joissa päätettiin muun muassa, miten viestitään työn sujumisen kannalta tärkeät asiat ja missä kanavissa voi keskustella vapaasti – etätyöskentely kun voi pidemmän päälle olla yksinäistä puuhaa. Apottilaisia kannustettiin pitämään säännöllisesti yhteyttä toisiinsa ja sopimaan kalentereista aikaa myös virtuaalikahvittelulle.

Kaiken tämän keskellä vietiin Apotissa läpi organisaatiomuutos, joka tukee ketterän toimintamallin käyttöönottoa ja hallittua siirtymistä hankevaiheesta palvelukehitys- ja tuotantovaiheeseen. Uuden toimintamallin avulla Apotin asiakkaiden kehitystarpeet saadaan entistä nopeammin ideasta käytäntöön.

Apotti kiinnostaa edelleen

Vaikka Apotin hankevaihe lähenee loppuaan, ei kiinnostus Apottia kohtaan osoita laantumisen merkkejä. Tämä näkyy esimerkiksi Apotin sometilien seuraajamäärien kasvussa: LinkedInissä ja Instagramissa seuraajamäärämme kasvoivat vuoden aikana lähes 40 %, Facebookissa 25 % ja Twitterissäkin yli 10 %.

Tampereen yliopiston Tarinat tietotekniikan toteutuksessa -projektin tutkijoiden Matias Nurmisen ja Pasi Raatikaisen mukaan kasvanut julkinen mielenkiinto tietojärjestelmiä kohtaan osoittaa, kuinka tietojärjestelmien merkitys on sisäistetty: tulevaisuus on tietojärjestelmissä, vaikka niiden toimintaa ei usein arjessa edes tiedosteta.

Tarinankerronta tekee järjestelmät näkyviksi, mutta tarinankerrontaa niin tietojärjestelmistä kuin suurista hankkeista ohjaa auttamattoman negatiivinen mallitarina, tutkijat kirjoittavat ja nostavat esimerkiksi Apotti-hankkeen.

On hyvä, että digitalisaatiohankkeet kiinnostavat ja olemme Apotissa ylpeitä asemastamme sote-sektorin uudisraivaajina. Julkisessa keskustelussa olisi kuitenkin hyvä keskittyä myös digitalisaatiokehityksen hyötyihin niin kansalaisen kuin koko yhteiskunnankin kannalta. Esimerkiksi käynnissä olevan sote-uudistuksen tavoitteita ei voida saavuttaa ilman merkittävää panostusta digitalisaatioon ja järjestelmien yhtenäistämiseen.

Katse tulevaan

Meillä Apotissa työt jatkuvat kovalla vauhdilla. Edessä siintää jo seuraava käyttöönotto huhtikuun lopulla. Silloin Apotti-järjestelmän ja Maisa-asiakasportaalin saavat käyttöönsä Helsinki, Kauniainen ja Kerava.

Samalla jatkamme Apotti-järjestelmän koulutuksia ja kehitystyötä käyttäjien palautteen pohjalta. Apotti-järjestelmä on paitsi asiakas- ja potilastietojärjestelmä myös reaaliaikainen toiminnanohjausjärjestelmä, ja sen käyttöönotto on suuri toiminnallinen muutos. Apotti-järjestelmä poikkeaa merkittävästi aiemmista järjestelmistä: se on toiminnallisuudeltaan hyvin laaja ja tiedot kirjataan järjestelmään rakenteisesti, mikä sekin vaatii opettelua ja omaksumista. Kun järjestelmän käytön on oppinut, löytyy siitä kuitenkin paljon työtä helpottavia lisäominaisuuksia.

Käytettävyyden jatkuvan parantamisen ohella pidämme tärkeänä, että sote-ammattilaiset saavat tietoa järjestelmään tehdyistä parannuksista ja käyttöä helpottavista ominaisuuksista. Tämän varmistamiseksi olemme Apotissa lanseeranneet Apotti-järjestelmän käyttäjille suunnatun uutiskirjeen, joka keskittyy järjestelmään tehtyihin ja tulossa oleviin, työtä helpottaviin muutoksiin ja hyviksi todettuihin käytäntöihin.

Hannu Välimäki
toimitusjohtaja
Oy Apotti Ab