Apotin järjestelmätoimittajalla on uniikki tapa rakentaa järjestelmä

Apotti-hankkeen yli neljän vuoden toteutus- ja käyttöönottovaihe on nyt alkanut. Järjestelmätoimittaja Epic on perustanut Helsinkiin toimiston ja sen henkilökunta on jo täydessä työn vauhdissa.

– Epicin lähestyminen käyttöönottoihin poikkeaa alan muista toimijoista. Haluamme osallistaa asiakkaat järjestelmän rakentamisen alusta asti, kertoo Epicin projektijohtaja Lindsay Miller (kuvassa).

Epicin prosessissa on useita pisteitä asiakkaiden osallistamiseksi

Toteutusvaiheen aikana kuullaan tuhansia Apotti-organisaatioiden ammattilaisia. Pohjatyönä Epic toteuttaa laajat kohdevieraillut eri yksiköihin. Epicin tiimi on jo käynyt keskusteluja hankkeen keskeisten henkilöiden kanssa ja organisaatioissa ollaan vastattu Epicin laatimiin kyselyihin.

– Nyt tarvitaan muutosjohtamista. Esimerkiksi joku Epic-järjestelmän työnkulku saattaa erota Apotti-organisaatioiden vastaavasta prosessista. Tapauskohtaisesti mietitään, muutetaanko prosessia vai muokataanko järjestelmää, tarkoituksena löytää asiakkaalle paras vaihtoehto, selittää Miller.

Oman lisämausteensa hankkeeseen tuo eri organisaatioiden yhteisistä työnkuluista ja järjestelmän sisällöistä sopiminen. Niiden linjauksista päätetään tänä syksynä Vermossa. Helmikuussa järjestelmään toteutetut ominaisuudet vielä vahvistetaan.

Ensi vuoden syyskuussa pääsevät käyntiin lähes vuoden kestävät testaukset. Lopulta alkavat koulutukset. Ensin Epic kouluttaa pääkouluttajat, jotka kouluttavat puolestaan kouluttajat, joiden tehtävänä on viimein käyttäjien kouluttaminen. Käyttäjien perehdyttämiseen panostetaan hankkeessa paljon. Käyttöönottojen aikana käyttäjät saavat tehostettua tukea.

Apotin määränpää näkyy kirkkaana edessä

Epic on toteuttanut järjestelmänsä käyttöönottoja eri puolilla maailmaa ja hionut prosessejaan niin asennusten kuin työnkulkujen suhteen. Vaikka suomalainen sosiaalihuolto on Epicille uusi aluevaltaus, on sen asiakkailla jo samantapaisia ratkaisuja käytössä. Hankkeen laajuus ja suuret käyttäjämäärät ovat nekin Epicille tuttuja.

– Meillä on 30 vuoden kokemus käyttöönotoista. Olemme oppineet, että sekä potilaan hoidon että käyttäjäkokemuksen kannalta on parempi ottaa kerralla käyttöön täysin integroitu järjestelmä, kertoo Miller.

Työtä on edessä, mutta myös innostusta riittää. Epicin yritysfilosofiaan kuuluu lause ”make work a joy”. Ei ollenkaan huono ajatus laajemminkin sovellettavaksi!