Kohdevierailut sosiaalihuollon ja kotihoidon palveluihin saivat kiittävää palautetta: ”Apotti on yhtenäistänyt toimintatapoja”

Apotin ja Epicin käyttöönoton jälkeiset kohdevierailut Helsingin sosiaalihuollon ja kotihoidon palveluihin toteutettiin huhtikuun lopussa.  Vierailujen tarkoituksena oli parantaa järjestelmän käytettävyyttä osana Apotti 2.0 -ohjelmaa. Vierailut koettiin erittäin hyödyllisinä, sillä ne sujuvoittajat loppukäyttäjän arkea – ja lisäsivät järjestelmäymmärrystä puolin ja toisin.

Kolme päivää kestäneiden kohdevierailujen aikana Apotin ja Epicin väki pääsi tutustumaan Helsingin sosiaalihuollon ja kotihoidon palvelujen toimintaan ja Apotin käyttöön eri yksiköissä.  Seurueet vierailivat päihdehuollon, iäkkäiden palvelujen, kotihoidon sekä vammaispalveluiden eri yksiköissä ympäri Helsinkiä. Näissä toiminnoissa Apotti-järjestelmä otettiin käyttöön hieman yli vuosi sitten, huhti-toukokuussa 2021.

Kohdevierailut suunniteltiin yhdessä Helsingin kanssa eri palvelutehtäviin ja paikan päällä oli mietitty ongelmakohtia etukäteen.

– Esimerkiksi vammaispalvelujen avopalveluissa keskityttiin tietoisesti ostopalvelukirjaamisen kulkuun, eli miten edetään, kun asiakkaalle ostetaan palvelu muualta. Asumisen puolella taas haluttiin keskittyä nähdä siihen, miten hommat toimivat, kun on kaksi eri tapaa kirjata asumista, Apotti-asiantuntija Johanna Pirhonen kuvailee.

Pirhonen oli mukana vammaispalvelujen kohdevierailuilla Apotin ja kunnan yhteisenä edustajana. Hänen lisäkseen Apotista oli mukana esimerkiksi kouluttajia ja sovelluskehittäjiä. Pirhosen mukaan vierailujen aikana oli tarkoitus havainnoida, mitä tarpeita ja haasteita mahdollisesti on ja miten ne voisi ratkaista. Kohteet olivat monipuolisia ja keskenään erilaisia – ja myös Apotin käyttäjät keskenään erilaisia.

-Esimerkiksi vammaispalvelujen osalta toinen vierailu oli sosiaalihuollon avopalveluihin eli sosiaalikeskukseen, missä Apottia käyttävät sosiaalityöntekijät ja -ohjaajat sekä toimistosihteerit. Toinen vierailu tehtiin vammaispalvelujen asumiseen. Siinäkin oli valikoitunut tietynlainen asumispalvelu.

”Apotti on yhtenäistänyt toimintatapoja”

Vierailut koettiin erittäin hyödyllisinä – välitön palaute vierailuista oli positiivinen myös asiakkailta. Myös Pirhosen mukaan vierailut olivat hyödyllisiä.

– Oli havaittavissa, että Apotti-järjestelmä on yhtenäistänyt tiettyjä toimintatapoja ja prosessit ovat selkeytyneet. Apotti on tuonut eri palvelutehtävissä olevat asiakkaat samalle viivalle, Pirhonen kuvailee.

Myös muita positiivisia asioita havaittiin yksiköstä riippumatta.

– Esimerkiksi työkoriviestinnästä on pidetty. Se koetaan turvalliseksi tavaksi lähettää asiakastietoa.

Vierailut parantavat myös käytettävyyttä. Käytettävyyden ja käyttäjätyytyväisyyden parantaminen onkin Apotti 2.0 -ohjelman keskeisin osa.

– Palvelupyyntöjen ja tikettien kautta keskustelu saattaa venyä pitkäksi. Kun menee paikan päälle katsomaan, saattaa saada montakin työnkulkua selvitettyä nopeasti, Pirhonen kertoo.

Järjestelmään on rakennettu monia käytettävyyttä helpottavia ratkaisuja, mutta moni ei ole vielä niitä löytänyt. Siksikin kohdevierailut ovat oivallinen paikka nostaa niitä esille.

– Ihmiset oppivat perustyönkulut, mutta eivät välttämättä aina muista tai tiedä kiireisessä arjessa niitä ratkaisuja, mitä järjestelmään on rakennettu.

Kohdevierailut jatkuvat syksyllä

Apotti on kehittyvä järjestelmä ja kohdevierailujen tavoite on lisätä käytettävyyttä. Apotin vierailujen tavoitteena on pohtia, mitkä ovat sellaisia asioita, joita voidaan parantaa omalla työllä ja eritellä ne, missä tarvitaan Epicin apua. Myös Epicin osallistujat kokosivat omat havaintonsa yhteen ja analysoivat ne vastaavasti. Luonnollisesti vierailujen aikana löydettiinkin vielä kehitettävää.

– Jotkut haasteista oli etukäteen jo tiedossakin ja paikan päällä sai konkretian. Myös siksi oli tärkeää mennä paikan päälle asti. Esimerkiksi vammaispalveluissa havaittiin, että vanhaa järjestelmää käytetään vielä, sieltä esimerkiksi kopioidaan asioita ja liitetään Apottiin edelleen.

Pirhosen mukaan kokonaisuudessaan kohdevierailuista jäi kuitenkin todella hyvä fiilis. Hän uskoo, että kohdevierailut hyödyttävät kaikkia osapuolia, sillä ne lisäävät myös ymmärrystä puolin ja toisin sekä poistavat turhia ennakkoluuloja ja turhaa työtä lisääviä toimintamalleja.

– Kohteissa ehkä hieman jännitettiin vierailujamme ja keskustelun ansiosta pystyimme vastaamaan heti mieltä askarruttaviin kysymyksiin. Vastavuoroinen keskustelu oli todella hyödyllistä ja lisäsi luottamusta sekä ymmärrystä puolin ja toisin.

Ensi syksynä kohdevierailuja on luvassa lisää eri kohteisiin.

-Luvassa on lähi- ja keskijohdon työhön tutustumista. Menemme seuraamaan heidän työnkulkujaan, jotta ymmärryksemme järjestelmän käyttämisestä ja mahdollisista tukitarpeista lisääntyy entisestään, Pirhonen summaa.

Edellinen kohdevierailu toteutettiin lokakuussa. Lue juttu täältä.