Apotti-järjestelmän käytettävyyden kehitys on pitkäjänteistä yhteistyötä

Koronapandemia on haastanut myös Apotti-järjestelmän käytettävyyden kehitystä. Asiakas- ja potilastietojärjestelmän käytettävyyden kehitys on pitkäjänteistä työtä, jossa järjestelmän käytettävyyttä parannetaan työnkulku kerrallaan. Toimivaksi todennetut ratkaisut otetaan käyttöön myös muissa vastaavan kaltaisissa toiminnoissa. Koska sote-ympäristössä koronarajoitukset ovat erityisen tiukat, käytettävyystestausta on siirrytty tekemään etäjärjestelyin.

Järjestelmään haluttujen sisältöjen ja niiden käytettävyyden kehittäminen alkaa suunnittelusta, jota tehdään tiiviissä yhteistyössä Apotin asiakasorganisaatioiden kanssa. Apotti-järjestelmän kehittämiseen on jo tähän mennessä osallistunut yli 5 000 sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaista eri asiakasorganisaatioista.

Apotti-järjestelmä on tällä hetkellä käytössä HUS Helsingin Yliopistollisessa Sairaalassa sekä Vantaan kaupungilla, joten testaaminen tapahtuu tuotannossa olevaa järjestelmää vastaavassa testiympäristössä. Koronapandemian perusterveydenhuoltoon, sosiaalihuoltoon ja erikoissairaanhoitoon mukanaan tuomat rajoitteet ovat vaikeuttaneet erityisesti uusien toiminnallisuuksien testaamista sekä ammattilaisten kanssa tehtävää suunnittelua, kuten työn havainnointia aidossa ympäristössä. Työn havainnointi auttaa ymmärtämään, mihin työvälinettä käytetään, ja on siten olennaista käytettävyyden kehittämisessä.

Kaikille yksi, yhteinen järjestelmä

Apotti-järjestelmällä on tulevaisuudessa kaikkien käyttöönottojen jälkeen noin 50 000 ammattilaiskäyttäjää. Apotti-järjestelmä perustuu erilaisiin käyttäjärooleihin. Asiakasorganisaatiot määrittelevät omaan toimintamalliinsa perustuvat roolit ja kunkin roolin asiakas- ja potilastietojen näkyvyyden laajuuden. Järjestelmän yhdenmukainen toimivuus eri tilanteissa on käyttäjille tärkeää.

− Apotissa järjestelmän yhdenmukaisuuden kehittäminen leikkaa läpi organisaation. Sama ammattilainen voi toimia eri rooleissa tai erikoisaloilla, joten näiden näkymät järjestelmässä pyritään saamaan mahdollisimman yhdenmukaiseksi, jotta järjestelmässä navigoiminen olisi helpompaa. Toki erityisalakohtaisesti on haluttu rakentaa osa sisällöistä hyvinkin kohdennetusti juuri kyseiselle erityisalalle parhaiten soveltuvaksi. Aina yhdenmukaisuuden kehittäminen ei ole helppoa, koska järjestelmä sisältää satoja erilaisia ammattirooleja, joiden tehtävät nivoutuvat toisiinsa, Apotin käytettävyyspäällikkö Mari Tyllinen kertoo.

− Apotti-järjestelmän tulevassa kehitystyössä huomioidaan erityisesti käytettävyys. Esimerkiksi sosiaalihuollon palveluissa kiinnitetään huomiota asiakkaiden saamien tulosteiden selkeyteen, sote-ammattilaisten osalta muun muassa asiakastyössä tarvittavien raporttien hyötyihin, Apotin käytettävyysasiantuntija Petri Mannonen sanoo.

Järjestelmän käytettävyyttä kehitetään esimerkiksi palautteen, käytettävyystestien, havainnoinnin ja kyselyiden avulla. Perusterveydenhuollon, sosiaalihuollon sekä erikoissairaanhoidon käytössä olevan laaja-alaisen järjestelmän käytettävyyden kehittämisen ohjenuorana on yhdenmukaisuus, selkeys, järjestelmän ohjaavuus sekä virhetilanteissa opastaminen.

− Tärkeintä on ymmärtää, ketkä järjestelmää käyttävät, mihin ja miten he sitä käyttävät ja missä roolissa he sitä kulloinkin käyttävät, jotta voimme mahdollistaa järjestelmän mahdollisimman sujuvan käytön, Tyllinen kiteyttää.