Apotin hyödyt eivät näy käyttäjille heti – järjestelmän omaksuminen vaatii aikaa

Järjestelmän käyttäminen on aluksi haastavaa ja se voi tuntua ensinäkemällä monimutkaiselta ja sekavalta. Oman oppikokemuksen kautta tehohoitolääkäri ja Apotti-asiantuntija Sara Nisula ymmärtää uusien Apotti-käyttäjien tuskan.

Kun järjestelmän käyttö- ja muokkauskokemusta on takana reilu kaksi vuotta, tuntuu oppikäyrä epätietoisuudesta epätoivoon ja nykyiseen syvään ymmärrykseen loogiselta. Epic monesti korostaakin omissa koulutuksissaan, että Epic-järjestelmää ei ole tehty kokemattomille, vaan se on tarkoitettu pitkäaikaiseksi ja toimivaksi työkaluksi alansa ammattilaisille.

– Parhaat hyödyt järjestelmässä tulevat näkyviin vasta useamman vuoden käytön jälkeen, kun toiminnallisuudet on omaksuttu ja ne ovat muokkautuneet käytössä huippuunsa, Apotti-asiantuntija Sara Nisula kertoo.

– Kolme kuukautta on lyhyt aika käyttää järjestelmää. Monet nykyjärjestelmistä ovat muovautuneet ja kehittyneet nykyiseen muotoonsa 10–20 vuoden aikana, Nisula muistuttaa.

Nykyjärjestelmien parhaat puolet tuotu Apottiin

Teho- ja valvontatoiminnot otettiin Peijaksen sairaalan valvontaosastolla käyttöön marraskuussa 2018 ja tulevissa käyttöönotoissa ne tulevat vaiheittain käyttöön parillekymmenelle teho- tai valvontaosastolle Apotti-alueella. Näissä yksiköissä toteutetaan kaikkein intensiivisintä hoitoa ja hoidetaan monenlaisia kriittisesti sairaita potilaita. Ryhmään kuuluu potilasprofiililtaan hyvin erilaisia osastoja, kuten sydän- ja neurokirurginen teho-osasto, aivohalvausyksikkö, sydänvalvontoja sekä esimerkiksi lasten- ja vastasyntyneiden teho-osastot sekä palovammakeskus.

– Apotti-järjestelmässä kaikkien tehohoitoyksiköiden perustoiminallisuudet ovat samat, mutta jokaiselle osastolle rakennetaan juuri kunkin osaston toiminnalle kriittisiä osastokohtaisia sisältöjä, kuten määräyspaketteja tai muita osaston toiminnan vaatimia työnkulkuja. Monilla teho- ja valvontaosastoilla on ollut jo ennen Apottia käytössään osastokohtaisia tehospesifisiä järjestelmiä. Apotin suunnittelussa ja rakennustyössä on yritetty tuoda nykyjärjestelmien parhaat puolet yhteen järjestelmään, Nisula sanoo.

Monelle käyttäjälle Apotin rakenteinen kirjaaminen on valtava muutos. Monilla tehoilla tai leikkaussaleissa työskenteleville rakenteinen kirjaaminen on jo tuttua entuudestaan. Tämä antaa vähän etumatkaa ja helpottaa toiminnanmuutosta. Silti nykyisten järjestelmien tuominen yhteen järjestelmään on haastavaa ja uuden opettelu vaatii aina aikansa.

– Toisaalta tehohoidon järjestelmät ovat aina ennen Apottia olleet erillään muista sairaalan järjestelmistä. Kaikkien tulevien ja lähtevien potilaiden tiedot on aina jouduttu kirjaamaan erikseen tehohoitojärjestelmään. Apotin myötä on mahdollisuus yhdestä ja samasta järjestelmässä nähdä potilaan tiedot koko hoitojakson ajan riippumatta siitä, missä häntä Apotti-alueella hoidetaan. Tietojen näkyminen samassa järjestelmässä lisää merkittävästi potilasturvallisuutta ja vähentää virheiden mahdollisuutta, Nisula toteaa.

Toiminnan muutos vaatii hyvää johtamista

Apotti tukee käyttäjiä jatkokoulutuksin ja auttamalla yksiköiden omia tukihenkilöitä. Toimivia malleja tukihenkilöroolin kehittämiseksi mietitään parhaillaan ennen tulevia käyttöönottoja. Apotin mukanaan tuoma iso toiminnan muutos vaatii käyttäjäorganisaatioilta hyvää viestintää, toimivia prosesseja, henkilöstön johtamista ja kykyä reagoida nopeisiin muutoksiin.

– Tukihenkilöiden rooli on aivan keskeinen sekä osastojen näkökulmasta että Apotin osalta. Tukihenkilöt tulisi kouluttaa niin hyvin kuin mahdollista, että he pystyvät auttamaan kollegoitaan osastoilla. Heidän innostuneisuutensa ja halunsa oppia käyttämään järjestelmää hyvin ja halu jakaa tuo oppi käytäntöön, on käyttöönoton kannalta erittäin tärkeää, Nisula huomauttaa.

Lue lisää Sara Nisulan ajatuksista Apotti-projektista Finnanest-lehdestä 1/2019.