Puoli vuotta täyttä tohinaa

Viimeksi, kun kirjoittelin omia näkemyksiäni tänne blogin muotoon, elettiin joulukuuta ja olimme juuri tekemässä välipäätöstä kymmenen osallistumishakemuksen jättäneen tarjoajan karsimisesta niihin, joille neuvottelukutsu lähetetään. Päädyimme silloin kuuteen tarjoajaan.

Parin ensimmäisen viikon aikana neuvottelukutsun lähettämisestä kaksi tarjoajista kuitenkin ilmoitti, etteivät ne tule jättämään tarjousta. Niinpä olemme kevään aikana neuvotelleet tiiviisti neljän (Atos, CGI, Epic ja Tieto) tarjoajan kanssa. Tapasimme kaikki neljä tarjoajaa useita kymmeniä kertoja teknisistä, toiminnallisista ja sopimusteknisistä aiheista dialogia käyden tarkoituksena tarkentaa toisaalta tarjoajille vaatimuksiamme ja toisaalta ymmärtää paremmin tarjoajin ratkaisumalleja niihin.

Omat käyttäjätarinat paljastavat eroavaisuudet

Neuvotteluissa käyty dialogi oli erittäin antoisaa, mutta ehkä vieläkin tärkeämpi osa kevään neuvotteluja oli Tuotevertailun nimellä kulkenut projekti, jossa käytännössä testattiin tarjoajien ratkaisujen vastaavuutta vaatimuksiimme useasta eri näkövinkkelistä. Vertailuihin osallistui Apotti-hanketoimistosta ja Apotti-hankintarenkaan hankintayksiköistä reilusti yli sata terveyden- ja sosiaalihuollon, hallinnon ja ICT:n ammattilaista.

Nyt neuvotteluista saadun palautteen perusteella suunnittelemme syksyn neuvottelurupeamaa. Samalla valmistaudumme tuotevertailusta saatujen tulosten perusteella tehtävään välipäätökseen.

Olen henkilökohtaisesti hyvin tyytyväinen valitsemaamme toimintatapaan. Itse määrittelemiemme käyttäjätarinoiden avulla suoritettu tuotevertailu selkeästi paljastaa eroja tarjoajien ratkaisujen välillä huomattavasti paremmin kuin tarjoajien itse normaalisti käyttämät demot.

Nouseva kuu, tehokkaampi työtulos

Teknisesti välipäätös voidaan tehdä kuitenkin vasta, kun olemme saaneet markkinaoikeudesta päätöksen liittyen Indran ja Affecton yhteenliittymän ensimmäisestä karsintapäätöksestä tekemään valitukseen. Täytyy sanoa, että olen odottanut ratkaisun sisältävää kirjekuorta pöydälleni kuin kuuta nousevaa. Tämän sanonnan taustallahan on muuten se, että nousevan eli kasvavan kuun aikana moni työ tuotti paljon paremman tuloksen kuin laskevan eli vähenevän kuun aikaan. Täytyy uskoa tähän myös nyt, sillä 28.5. alkoi kasvavan kuun aika, joka päättyy täysikuuhun 13.6. Eli hyvin tuottava aika menossa.

Jospa se tarkoittaisi tällä ajanjaksolla myös sitä kirjekuorta markkinaoikeudelta pöydälleni! Se vuorostaan mahdollistaisi edellä mainitun välipäätöksen tekemisen mahdollisesti vielä ennen parhainta kesälomakautta, joka ajoittuu heinäkuulle. Tämä taas mahdollistaisi joustavan etenemisen kohti syksyn viimeisiä neuvottelu- ja tuotevertailukierroksia ennen lopullista tarjouspyyntöä.

Apotin aallot leviävät laajasti

Kaiken kaikkiaan pöhinä hankkeen ympärillä on ollut koko ajan positiivisempaa ja vastaanotto eri tilaisuuksissa erinomaisen hyvä. Koen tämän tietoisuuden leviämisen kuin veden pinnalla etenevät aallot, kun peilityyneen veteen heitetään kivi.

Hanketoimisto ohjausryhmineen on siellä keskiössä: usko ja sitoutuminen on koko tämän vuoden, jonka olen ehtinyt olla hankejohtajana, ollut 110-prosenttista. On todella hienoa tehdä töitä näiden ihmisten kanssa. Se ei tarkoita sitä, etteikö kriittistä ja out-of-the-box-ajattelua ja tiukkaakin haastamista harjoitettaisi, jos ei päivittäin niin viikoittain. Tämä pitää hankkeen johdon hyvin hereillä.

Seuraavassa aallossa tulevat hankintarenkaan jäsenet (Helsinki, Vantaa, Kirkkonummi, Kauniainen ja HUS). Jäsenorganisaatioiden omat Apotti-projektit on perustettu ja yhteistyö eri ryhmien kautta sujuu todella monella tasolla ja tietoisuus Apotista sitä kautta kasvaa.

Aallot pienenevät mutta ovat hyvin näkyviä myös seuraavassa aallossa, joka koostuu hankinnassa KL-Kuntahankintojan kautta mukanaolevista muista HUS-kunnista. Aallot ylettyvät myös jossain määrin myös jo sote-uudistuksen määrittelemän uuden HYKS-Ervan itäosiin, eli uuteen sote-alueeseen, mihin myös HUS kuuluu tulevaisuudessa.

Kaiken tämän lisäksi pieni värinä ulottuu aina Itämeren yli niin Ruotsiin, Tanskaan kuin Norjaankin saakka, joissa kaikissa on eri vaiheissa samantyyppisiä hankkeita menossa tai alkamassa. Heidän kanssaan jaamme kokemuksia ja olen tyytyväisyydellä todennut, että meillä on ollut todella paljon annettavaa: suomalaisen terveyden- ja sosiaalihuollon kehittämiseen liittyvä visiomme on otettu todella mielenkiinnolla vastaan ja meitä kuunnellaan herkällä korvalla.

Kaikki palaute tervetullutta

Ajankohtaista tilannetietoa hankkeen etenemisestä kannattaa seurata paitsi nettisivuiltamme niin myös Twitter-tilimme @apotti_hanke kautta! Otamme kaiken rakentavan palautteen edelleen enemmän kuin mielellämme vastaan, jotta pystymme jatkuvasti kehittämään myös omaa toimintaamme. Muutokset toimintaympäristössä ovat jatkuvia, ja havainnointia sekä havaitsijoita niiden seuraamiseksi tarvitaan jokaiselta sektorilta.

Omasta puolestani toivotan kaikille oikein lämmintä, aurinkoista ja rentouttavaa kesää!

Hannu Välimäki
hankejohtaja