Myös sosiaalihuollon erityispiirteet hankinnan keskeisinä edellytyksinä

”No miten se sosiaalihuolto ja sen tarpeet on oikein siellä Apotissa huomioitu?”

Tuohon kysymykseen saan silloin tällöin edelleen vastata. Kysymys kummunnee Apotin aikaisemmista vaiheista.

Hankkeeseen lähdettiin liikkeelle ensin ajatuksella tilkitä erikoissairaanhoidon ja perusterveydenhuollon väliset tiedonsiirron kuilut. Seuraavassa vaiheessa päätettiin selvittää myös sosiaalihuollon mukaantulo ”soveltuvin osin”. Tällä tarkoitettiin niitä toimintoja, joissa sosiaali- ja terveydenhuollon asiakas- ja potilastiedot olennaisimmin kytkeytyvät toisiinsa (esim. päihdepalvelut, vanhuspalvelut).

Mutta tuo ”soveltuvin osin” osoittautui hankalasti rajattavaksi, kun esiselvityksissä yhtymäkohtia sosiaali- ja terveydenhuollon asiakaslähtöisissä palveluprosesseissa löytyi laajasti. Siksi päätettiinkin, että järjestelmähankintaan lähdetään tavoitteena kattaa päivähoitoa (varhaiskasvatusta) lukuun ottamatta kaikki sosiaalihuollon palvelut.

Toisin sanoen Apotti-hankkeessa sosiaalihuolto on tasavertaisena osa-alueena perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon rinnalla. Seuraavassa mitä tämä on käytännössä tarkoittanut.

Mitä on tehty?

Esiselvitys tarjonnasta
Hankkeessa on tehty esiselvitystä globaalista markkinatilanteesta ja näin tietysti myös sosiaalihuollon osalta. Sosiaalihuollon järjestelmien kirjo on toki murto-osa terveydenhuollon vastaavista, mutta vaihtoehtoja on kuitenkin useita. Erityisen antoisia ovat olleet tutustumiset muun muassa Saksan ja Englannin toteutuksiin niin järjestelmien, hankintaprosessin, käyttöönottojen, ylläpidon kuin käytönkin näkökulmista.

Työpajat
Apotti-hankkeen eräs monista jaloista periaatteista on osallistaa ‒ siis aidosti osallistaa ‒ käyttäjät toimintojen kehittämiseen ja uuden järjestelmän hankintaan.

Tähän mennessä on saatu aikaan muun muassa toiminnallisten vaatimusmäärittelyjen kartoitus, joka on tehty pääosin työpajatyöskentelynä. Sosiaalihuollon osalta on ahkeroitu noin 30 työpajassa. Työpajojen sisällöt on toteutettu THL:n kansallisia sosiaalihuollon määrityksiä seuraten. Tärkeänä fokuksena on ollut pitää katse tulevan järjestelmän ominaisuuksissa sen sijaan, että kuvattaisiin nykyistä tilannetta. Tätä ei käytännössä ole aina ihan helppoa noudattaa.

Työpajoissa on pyritty kartoittamaan mahdollisimman laaja ammatillinen näkemys perusterveydenhuollosta, erikoissairaanhoidosta, sosiaalihuollosta sekä tietotekniikasta. Sosiaalitoimen pajoihin on osallistunut 72 ammattilaista kaikista Apotissa mukana olevista organisaatioista. Nämä henkilöt edustavat noin 30 eri ammattiryhmää. Kun työpajan sisällössä on liikuttu sosiaali- ja terveydenhuollon raja-alueella, paja järjestetty sosiaali- ja terveydenhuollon yhteisenä.

Mitä on opittu?

Olen itse työskennellyt asiakas- ja potilastietojärjestelmien käyttöönotoissa ja kehittämistehtävissä toista vuosikymmentä. Ei voi olla ihastelematta sitä paneutumista ja ajatusten tonavaa, kun rutinoitunut järjestelmän käyttäjä saa rauhoitetun tilan tuoda esille ajatuksiaan kehittämistarpeista.

Ennen näkemyksiä saattoi rajoittaa se, että verrattiin asiakastietojärjestelmää asiakastietojärjestelmään. Nyt ideoita pulppuaa sosiaalisen median sovelluksista jne.

Yksityiskohtana voisi nostaa esille sähköisen asioinnin. Vihdoin nähdään sen lukuisat mahdollisuudet – mutta myös uhkat: Voiko tuloksena olla toimeentulotuen hakemustulva, kun piilevät, ehkä hetkittäiset tuen tarpeet aktivoituisivat sähköisen asioinnin myötä? Voiko asiakkaalle antaa oikeuden varata itse aikoja? Mitä tietoja asiakkaalle voi sähköisesti näyttää?

Nämä ovat näkemyksiä, jotka asettavat haasteita yhtälailla tietojärjestelmille, toimintatavoille (toiminnan kehittämiselle) kuin ehkä lainsäädännöllekin.

Summauksena työpajatyöskentelystä voi tiivistää, että siinä on kirkastettu lukuisia yhtymäkohtia työprosesseissa, tietojen tarpeissa jne. terveydenhuollon kanssa. Toisaalta on vahvistunut ja selkeytynyt käsitys niistä sosiaalihuollon erityispiirteistä, joiden on oltava keskeisinä edellytyksinä järjestelmän hankinnassa.

Mitä seuraavaksi?

Elokuun aikana kokoamme sosiaalihuollon ydinryhmän ”championit”, joiden kanssa valmistaudumme tuleviin tietojärjestelmien tuotevertailuihin erityisesti käytettävyyden näkökulmasta.

Veli-Pekka Lehtonen
Toiminnan kehittämispäällikkö
sosiaalitoimi