Apotti-hankinnan tarjouspyynnön hyväksyminen päätöksentekoelimiin

Apotti-hankinnan tarjouspyynnöstä päätökset maalis- ja huhtikuussa

Asiakas- ja potilastietojärjestelmän eli Apotti-hankinnan lopullisen tarjouspyynnön hyväksyminen käsitellään HUS:n sekä Helsingin, Vantaan, Kauniaisten ja Kirkkonummen päätöksentekoelimissä ja KL-Kuntahankinnoissa maalis- ja huhtikuussa 2015.

Tarjouspyyntö liitteineen sisältää hieman vajaat 2000 sivua käsittävän asiakirja-aineiston ja se lähetetään tarjoajille sen jälkeen, kun yllä mainitut hyväksymiset on tehty. Mukana olevat tarjoajat ovat CGI ja Epic, jotka Apotin ohjausryhmä päätti esittää elokuussa 2014 jatkoneuvotteluihin keväällä tehtyjen tuotevertailujen perusteella. Tarjouspyynnössä ehdokkailta pyydetään lopulliset tarjoukset, joiden perusteella tietojärjestelmän toimittaja valitaan.

Epic käytti alkuperäisessä hankintailmoituksessa kuvatulla tavalla tarjoajille varattua oikeutta tarkentaa tarjoamaansa ratkaisua neuvottelumenettelyn aikana. Hankinnan ehtoja määritellessään hankintayksiköt varasivat oikeuden tehdä tarkennetulle ratkaisukokonaisuudelle vastaavuusarviointi, jolla todennetaan, että myös tarkennettu ratkaisu vastaa toiminnallisuudeltaan vähintään samaa testattua tasoa kuin aiemmissa vaiheissa testattu ratkaisu.

Päätöksentekoelinten käsittelyyn tulee tarjouspyynnön lisäksi näin ollen myös päätös Epicin toteutustavan osittaiseen vaihdokseen liittyvästä vastaavuusarvioinnista.

Päätöksentekoaikataulu

Asiakas- ja potilastietojärjestelmän hankintaa koskevan tarjouspyynnön hyväksyminen käsitellään hankintarenkaan päätöksentekoelimissä seuraavasti: HUS:n hallituksessa 23.3.2015 ja sitä ennen HUS:n talous- ja konsernijaostossa 16.3.2015 (jaoston esityslistalle tästä), Helsingin sosiaali- ja terveyslautakunnassa 24.3., Vantaan kaupunginhallituksessa 23.3., Kauniaisten kaupunginhallituksessa 25.3., Kirkkonummen perusturvalautakunnassa 26.3. ja KL-Kuntahankinnassa 23.3. jälkeen.

Lopullinen päätös hankinnasta tehdään syksyllä 2015. Välittömästi sen jälkeen aloitetaan toteutusprojekti, jonka aikana mm. mukautetaan valittu asiakas- ja potilastietojärjestelmäratkaisu vaatimuksia ja prosesseja vastaavaksi, toteutetaan tarvittavat integraatiot kansallisiin, alueellisiin ja paikallisiin järjestelmiin, aloitetaan koulutukset jne.   Pilottikäyttö aloitetaan vuonna 2017 ja koko järjestelmän käyttöönotto hankintarenkaan jäsenille tehdään sen jälkeen porrastetusti 2017–2019.

Ensimmäinen maailmassa

Apotin kokonaisuus on maailman ensimmäinen sosiaali- ja terveydenhuollon yhteinen tietojärjestelmä. Se kattaa n. 1,6 miljoonan asukkaan väestön. Järjestelmä korvaa noin 50 nyt käytössä olevaa erillistä järjestelmää ja se mahdollistaa nykyistä yhtenäisemmän ja kustannustehokkaamman sosiaalihuollon, perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon toiminnan ja sen ohjauksen. Siihen kuuluu myös toimivat sähköisen asioinnin palvelut ja siten asiakastietojen reaaliaikaisuus palvelu- ja hoitopaikasta riippumatta. Apotin yksi keskeisiä vaatimuksia on myös asiakas- ja potilasturvallisuuden varmistaminen.

Järjestelmän laskennalliset kokonaiskustannukset 10 vuoden ajalle ovat 335–430 miljoonaa euroa.  Kustannukset muodostuvat hankintahinnan lisäksi toteutus- ja käyttöönottokustannuksista, vanhojen tietojen siirtämisestä sekä vuosittaisista käyttö- ja kehittämiskustannuksista. Järjestelmän arvioidaan maksavan itsensä takaisin 6–8 vuodessa. Hankinnasta aiheutuvat kustannukset jaetaan hankinnan valmistelusta vastaavien kesken siten, että kunnat maksavat niistä 50 prosenttia asukaslukunsa mukaisessa suhteessa ja HUS 50 prosenttia. Käyttöönotto- ja käyttövaiheen kustannusten jaosta sovitaan myöhemmin. Kustannuksia voidaan jakaa esimerkiksi käyttäjämäärän perusteella. Tällä hetkellä Helsingin, Vantaan, Kauniaisten, Kirkkonummen ja HUS:n käytössä olevien potilas- ja asiakastietojärjestelmien vuosikustannukset ovat yhteensä noin 45 miljoonaa euroa.

Järjestelmän käyttöönotto ja tuotantokäyttövaihetta varten perustetaan työnimellä Apotti Oy kulkeva osakeyhtiö, joka myös vastaa mm. järjestelmän tarvitsemien käyttöpalvelujen kilpailuttamisesta erikseen.

Apotti-hankintaa varten perustetun hankintarenkaan jäsenkunnat sekä HUS päättävät tarjousten jättämisen jälkeen varsinaisesta hankinnasta jokainen omalta osaltaan. KL-Kuntahankinnat Oy on mukana hankintarenkaassa, jotta muut HUS kunnat voivat hankkia järjestelmän myöhemmin käyttöönsä ilman erillistä kilpailutusta. Tämä mahdollistaa Apotti-järjestelmän käyttöönoton myöhemmin huomattavasti laajemmassa mittakaavassa Uudenmaan alueella.