Helsinki Apotti koordinoi Apotti-hankkeen toteutusta pääkaupungissa

Mitä pidemmälle Apotti-hanke etenee, sitä enemmän panostusta tarvitaan myös kunnilta ja HUS:lta hankkeen toteutukseen. Tätä varten hankeorganisaatioon on merkitty kuntien ja HUS:n omat Apotti-hankkeet, jotka alkoivat järjestäytyä viime vuoden loppupuolella.

Helsingissä päätös oman Apotti-hankkeen perustamisesta tehtiin kesäkuussa. Hanketta on valmisteltu myös yhteistyössä Vantaan kanssa.

”Hankkeen tehtävä on johtaa ja koordinoida Apotti-hankkeen toteutus Helsingissä siten, että sekä toimintatapamuutos toteutuu että uusi tietojärjestelmäkokonaisuus saadaan käyttöön suunniteltuihin toimintoihin sosiaali- ja terveyspalveluissa”, Helsinki Apotti -hankkeen hankepäällikkö Raija Viskari ja ohjausryhmän puheenjohtaja Helena Ylisipola kertovat.

Myös uudella tietojärjestelmällä korvattavien järjestelmien alasajojen suunnittelu ja toteutus tapahtuu erillisinä projekteina Helsinki Apotti -hankkeen koordinoimana.

Kaikissa Apotin asiantuntijaryhmissä on edustajia jokaisesta jäsenorganisaatiosta tiedonkulun sekä tasapuolisen kohtelun takaamiseksi. Helena Ylisipola on jäsenenä Apotin muutos- ja CIO-ryhmissä sekä Helsingin kaupungin sosiaali- ja terveysviraston johtoryhmässä, joka toimii myös Helsinki Apotti -hankkeen johtoryhmänä. Tätä kautta tieto kulkee sujuvasti Apotti-hankkeesta sosiaali- ja terveysvirastoon sekä toisin päin.

Haasteita resursoinnista nykyjärjestelmien kehittämiseen

Apottia odotetaan ja sen kuntiin ja HUS:iin tuomat haasteet ovat monet. Helsingissä pohditaan järjestelmäarkkitehtuurin tavoitetilaa ja jokaisessa siihen liittyvässä päätöksessä pitää huomioida myös Apotti ja sen tuomat mahdollisuudet.

Raija Viskari pitää Helsinki Apotin tärkeimpänä tehtävänä tässä vaiheessa osallistamista, vaikuttamista sekä resursointia hankintaprosessin tehtäviin. Näissäkin riittää järjestelyä, koska sosiaali- ja terveysvirasto on itsessään vasta vähän päälle vuoden ikäinen uusi organisaatio.

Viskari mainitsee yhdessä Ylisipolan kanssa useita asioita, jotka on mietittävä Helsinki Apotissa:

Miten välttää päällekkäiset kustannukset monesta eri järjestelmästä? Kuinka paljon nykyjärjestelmiä kannattaa kehittää ennen Apotin tuloa? Miten välttää kehittämistarpeiden patoutuminen? Mitä tehdään kaupungin omille tietovarastoille? Tuleeko Apotille oma tietovarasto?

”Suurin hyöty tulee vasta laajassa käytössä”

Uusi järjestelmä otetaan aikanaan porrastetusti käyttöön jäsenorganisaatioissa. Viskari Ja Ylisipola toteavat, että Helsingin kannattaisi olla ensimmäinen käyttäjä siksi, että isossa kaupungissa tulevat heti kaikki erikoisuudet esiin.

”Joka tapauksessa varsinainen hyöty järjestelmästä saadaan vasta laajassa käytössä. Tällä hetkellä toivomme, että aikataulut pitävät ja että käyttöönottovaihe olisi mahdollisimman lyhyt.”

Viskari ja Ylisipola toivovat käyttöönottovaiheessa Apotti-hanketoimistolta kattavaa ja yhtenäistä koulutusmateriaalia. Muistissa on vielä päivähoidon tietojärjestelmän käyttöönotto Helsingissä 2000-luvun alusta, jolloin koko koulutus materiaalista ja ohjeista alkaen tehtiin itse, ja 5000 käyttäjää kohti palkattiin 20 kouluttajaa parin vuoden ajaksi.

Apotissa loppukäyttäjiä on lähemmäs 50 000.

Apotti-jäsenten omat hankkeet organisoituvat

Myös HUS, Kirkkonummi ja Vantaa ovat asettaneet omat Apotti-hankkeensa. Vantaalla hankepäällikköä ei ole vielä valittu. HUS:ssa vt. hankepäällikkönä toimii Visa Honkanen ja Kirkkonummen hankepäällikkö on Tapio Salmela.