Miten Kanta-määrittelyt hyödyttävät ammattilaista ja asiakasta sosiaalihuollossa?

Apotti-järjestelmä on tuonut mukanaan vaadetta kirjata asioita sekä reaaliaikaisesti että rakenteisesti. Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL on tehnyt valtavan määrittelytyön Kanta-palveluihin siirtymistä silmällä pitäen. Apotti on toteuttanut nämä määrittelyt käytännön tasolla asiakastietojärjestelmään. Vapaan tekstin tuottamisen lisäksi järjestelmässä voi klikkailemalla tallentaa paljon tietoja asiakkaasta, koska kirjaamista on rakenteistettu. 

Kun organisaatio ottaa Kanta-palvelut käyttöön, muuttuvat ne Kanta-yhteensopivan tietojärjestelmän avulla aktiivisemmaksi palveluksi. Tulevaisuudessa tietojärjestelmät pystyvät noutamaan Kanta-arkistoon talletettuja tietoja. Tällöin sekä viranomaisten että yksityisten palveluntuottajien dokumentaatio on hyödynnettävissä yhdenvertaisesti.

Jotta tiedot ovat toisten ammattilaisten hyödynnettävissä, ne pitää tietysti tallentaa Kanta-arkistoon. Lainsäädäntö tuleekin velvoittamaan kansallisesti palveluntuottajilta viivytyksetöntä tietojen tallentamista.  Kanta ei ole enää vain arkisto, vaan tiedot ovat käytettävissä heti, kun ne on tallennettu sinne.

Jatkossa asiakkaan tarve määrittää, mitä kirjataan

Tietojen tallentamisessa on oleellista ymmärtää miten asiat Kanta-arkistoon siirtyvät. THL:n määrittelyt palvelutehtävistä eivät useimmiten kohtaa organisaatioiden rakenteita ja tästä seuraa hämmennystä. Tietyt sosiaalipalvelut on tavallisesti organisoitu niin, että eri asiakasryhmiä palvellaan yhdennetysti samassa palveluyksikössä.

Kun ammattilainen avaa asiakkuuden, eli asiakkuusepisodin ja linkittää dokumentaationsa tähän, hän määrittää missä palvelutehtävässä kirjaukset ovat. Tulevaisuudessa, jos asiakkuutta ei avata tai kirjauksia linkitetä, eivät dokumentit mene Kanta-arkistoon. Yksikkö, jossa ammattilainen työskentelee ei määritä minne Kanta-arkistossa asiat tallentuvat, vaan avattu asiakkuusepisodi. Organisaatiorakenne ei rajoita ja ohjaa minne ja mitä kirjataan, vaan sen määrää asiakkaan tarve.

Jos eri yksiköissä tuotetaan palvelua samalle asiakkaalle ja asiakkuuksia avataan organisaation omien nimikkeiden mukaisesti, voi lopputulos olla asiakkaan näkökulmasta vähintäänkin sekava, jopa väärä. Esimerkiksi iäkkäällä ihmisellä on paljon palveluita iäkkäiden palvelutehtävässä. Hyvinvointialue on kuitenkin linjannut, että kaikki toimeentulotukipäätökset tehdään työikäisten palvelutehtävässä. Tällöin asiakkaan toimeentulotukipäätökset ovat Kannassa eri paikassa kuin missä kaikki muu hänen asiakkuuteensa liittyvä dokumentaatio on, mikä on asiakkaan kannalta epäloogista.

Kun kirjaukset ovat oikeissa palvelutehtävissä, ammattilaisten työ helpottuu

Oikean palvelutehtävän alla oleva dokumentaatio on helposti asiakkaan itsensä löydettävissä Omakannasta, mutta myös tällä tavalla pystytään hallinnoimaan ammattilaisten pääsyä asiakkaan dokumentteihin. THL on määritellyt ammattilaisille käyttäjäroolit, jotka määrittävät sitä mitä asiakastietojärjestelmässä saa kunkin asiakkaan kohdalta nähdä. Nämä rajaukset eivät toimi, jos kirjaukset eivät ole oikeissa palvelutehtävissä. Kommentteja tullut kentältä siitä, että järjestelmä on monimutkainen ja vaatii klikkailuja.

Palveluprosessit muodostavat kokonaisuuden, joka äkkiseltään voi tuntua kaukaiselta konkreettisesta sosiaalihuollon asiakastyöstä. Parhaimmillaan prosessien noudattaminen ja niiden ymmärtäminen kirjaamisen tukena voivat kuitenkin auttaa jäsentämään asiakkaan tuen tarvetta ja asiakkaan tilannetta. Asiakas voi huokaista helpotuksesta, sillä hän jatkossa tietää miten ja missä hänen asioitaan hoidetaan ja keneen voi olla yhteydessä missäkin tilanteessa.

Apottia käyttäessä on tärkeä ymmärtää sen toimintalogiikkaa. Oikealla tavalla kirjaamalla, prosesseihin perehtymällä ja tiedostamalla kokonaisuuden siitä hyötyvät niin ammattilaiset kuin sosiaalihuollon asiakkaat.