Apotti-järjestelmän tiedolla johtamisen ratkaisut mahdollistavat vaikuttavan toiminnan arjessa

Apotti-järjestelmästä löytyy useita tiedolla johtamisen ratkaisuja, jotka toimivat niin päätöksenteon ja suunnittelun tukena kuin päivittäisen operatiivisen työn apuna.

Apotti-järjestelmästä löytyy monenlaisia tiedolla johtamisen ratkaisuja niin lähi- ja keskijohdolle, lääkäreille, hoitajille kuin sosiaalityön ammattilaisille. SQL-raportit ja toimintoraportit, koontinäytöt sekä SlicerDicer-analytiikkatyökalu auttavat datan hallinnassa ja sen hyötykäytössä.

– Pystymme tarjoamaan eri tekijöille erityyppisiä asioita. Jos työssä ei tarvitse tietää hetu-tasolla potilaista tietoja, on tarjolla analyyttisempaa työkalua ja esimerkiksi RW-SQL-raportin tai koontinäytön avulla pystyy tarkastelemaan laajemmin dataa. Toisaalta Apotti tarjoaa asiakas- ja potilastyötä tekevälle ammattilaiselle mahdollisuuden tarkastella tietoja raporteilla myös potilas- ja asiakastasolla, kuvailee Apotin tiedolla johtamisen palvelujen ja järjestelmäkehityksen johtaja Mari Sormunen.

Raportin avulla datan vertailu on mutkatonta

Valtaosa tiedolla johtamisen ja tilastopalveluiden käytössä olevista työkaluista on tällä hetkellä SQL-perusteisia raportteja.  SQL-raportti on nimenomaan lähi- ja keskijohdon työkalu.

– SQL-raportoinnin tavoite on tuottaa yleiskuva tilanteesta yksikössä, organisaation tai alueen tasolla. Esimerkiksi jos vastaa vaikkapa sosiaalihuollon palvelujen yksikön pyörittämisestä, löytyy raportista tietoa asiakkaiden lukumääristä, käyntimääristä ja suunnitelmien määristä. Raportin avulla pystyy tarkastelemaan näitä tietoja ja tekemään päätöksiä niiden perusteella, Sormunen kuvailee.

Raportit on suunniteltu mahdollisimman yleispäteviksi, jotta datan vertailu olisi mutkatonta. Tällä tavoin pystytään vertailemaan esimerkiksi kahta samaa työtä tekevää yksikköä keskenään ja tekemään sitä kautta myös johtopäätöksiä.

-Tämä auttaa myös esimerkiksi resursoinnin suunnittelussa ja työn johtamisessa. Vertailun kautta on mahdollista tunnistaa myös hyviä käytäntöjä ja ottaa niistä oppia, Sormunen kertoo.

Tiedolla johtaminen työnkuluissa ja koontinäytöissä

Toimintoraportti on puolestaan operatiivisen työn tekijän paras ystävä. Siinä missä lähijohto hyötyy isomman mittakaavan datasta, kädet savessa hoito- tai hoivatyötä tekevä sote-ammattilainen saa operatiiviseen työhön eniten vipuvartta toimintoraportista, sillä niiden tarkoitus on tukea päivittäistä toimintaa. Toimintoraportille on mahdollista listata esimerkiksi osaston potilaat, joiden lääkitys on antokirjaamatta.

– Toimintoraportteja käytetään myös työnkulkujen yhteydessä ja niiden tukena. Yleensä nämä ovat käytännön tarpeita, kuten potilaan tai asiakkaan tavoittaminen. Esimerkiksi sosiaalihuollon jonot on rakennettu toimintoraporttipohjalle. Myös terveydenhuollon puolella lakisääteisiä toimintoja, kuten suun terveydenhuollon tarkastuksiin kutsuminen, toteutetaan toimintaraporttityökalun avulla.

Koontinäytöt sisältävät nimensä mukaisesti koostettua tietoa esimerkiksi palvelutehtävä- tai toimialatasolla. Sormusen mukaan koontinäytöille voidaan koostaa samoja tietoja, joita yksittäisistä raporteista löytyy.

– Näin on tehty esimerkiksi sosiaalihuollon puolella, jonne on tuotettu koontinäyttöjä sekä työntekijä- että esihenkilötasolle, hän sanoo.

Joskus tietoa tarvitsee vain johonkin spesifiin tarkoitukseen. Siksi Apotin omat tietopoimintoratkaisut mahdollistavat yksittäisten tietojen poimimisen datamassasta asiakkaan räätälöityihin tarpeisiin. Tietopoimintoja tuotetaan myös asiakasorganisaatioiden tietoaltaille ylemmän johdon raportointitarpeisiin, mikä mahdollistaa muista tietolähteistä saatavan tiedon hyödyntämisen Apotti-järjestelmästä löytyvän tiedon rinnalla.

– Yksittäiset, kertaluontoiset tietotarpeet toteutetaan yleensä tietopoimintojen kautta, Sormunen lisää.

Tiedolla johtamisessa tärkeää yhteistyö ja kokonaiskuvan ymmärrys

47 000 tuhatta sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaista hyödyntää tällä hetkellä tavalla tai toisella Apotin tuottamaa dataa työssään suoraan järjestelmästä. Vaikka dataa onkin paljon saatavilla, ei siitä ole hyötyä, jos sitä ei osata tulkita oikein.

– Pelkät numerot eivät riitä, vaan niitä pitää pystyä myös tulkitsemaan. Riippumatta työkalusta, pitää ymmärtää myös se, mistä tieto tulee ja näkemään lukujen taakse. Jos kirjaaminen on ollut yksikössä vaikkapa vajavaista tai tehty toisin kuin työnkulku on määritelty, se heijastuu heti raportissa, Sormunen linjaa.

Tulevaisuudessa Apotissa pyritään entistä selkeämmin tunnistamaan tarve ja siihen sopiva väline. Se mikä sopii toiselle, ei sovi toiselle. Vaatiikin yhteistä ymmärrystä Apotin ja sen asiakkaiden kanssa siitä, miten tietoa hyödynnetään ja missä tiedolla johtamisen välineet ovat parhaimmillaan.

– Ja oli väline mikä hyvänsä, kaiken järjestelmäkehittämisen ja tiedolla johtamisen keskiössä on aina potilaan entistä parempi hoito ja asiakkaan parempi palvelu. Siihen pyrimme, Sormunen linjaa.

Artikkeli on osa tiedolla johtamisen juttusarjaa. Voit lukea muut artikkelisarjan osat täältä:

Tiedolla johtaminen helpottuu Apotin analytiikkatyökalulla: Rakenteisen kirjaamisen hyödyt tulevat paremmin esiin