Apotin vuosi 2022: käytettävyyden kehitystä ja kriittistä keskustelua

Apotin vuotta 2022 leimaavat valmistautuminen hyvinvointialueiden toiminnan käynnistymiseen, järjestelmän käytettävyyden kehittäminen (Apotti 2.0) ja erittäin kriittinen julkinen keskustelu. Vuoden aikana otettiin myös merkittäviä edistysaskeleita: Maisa-asiakasportaalin käyttäjämäärä kasvoi yli 300 000:lla ja sen ominaisuuksia alettiin hyödyntää yhä laajemmin. Lisäksi kaikki HUS Diagnostiikkakeskuksen kuvantamistoimintojen Uudenmaan alueen työntekijät pääsivät yhteisen järjestelmän piiriin.

Hyvinvointialueet aloittavat toimintansa 1.1.2023. Uudellamaalla sote-palveluiden järjestämisvastuu siirtyy neljälle hyvinvointialueelle. Helsinki jatkaa omana toimijanaan. HUS tuottaa jatkossakin Uudenmaan alueen erikoissairaanhoidon palvelut, mutta sen organisaatio ja rahoitusmalli uudistuvat. Myös Oy Apotti Ab:n omistajuus siirtyy kunnilta hyvinvointialueille: 1.1.2023 alkaen Apotin omistavat Itä-, Länsi-, ja Keski-Uudenmaan sekä Vantaan ja Keravan hyvinvointialueet, Helsingin kaupunki ja HUS-yhtymä.

Uudistuksen mittaluokka on historiallinen ja alueiden valmiudessa on vielä tätä kirjoitettaessa suuria eroja. Apotti-järjestelmän näkökulmasta keskeiset muutokset ovat Vantaan ja Keravan sosiaali- ja terveyspalveluiden toiminnan yhdistyminen, mikä muuttaa työnkulkuja ja toimintamalleja osalla Vantaan ja Keravan vanhoista Apotti-käyttäjistä. Lisäksi noin 250 uutta, Kårkullan ja Etevan tuottamissa kehitysvammapalveluissa työskentelevää käyttäjää aloittaa Apotti-järjestelmän käytön. Sote-palveluntuottajien välisessä sanomaliikenteessä kulkevat, tiedonsiirron kannalta keskeiset rekisterinpitäjätunnistekoodit muuttuvat. Samaan aikaan myös osa sanomaliikennettä lähettävien/vastaanottavien yksiköiden järjestelmistä muuttuu. Vuodenvaihteen uudistus vaatii mm. suuria muutoksia Apotti-järjestelmän runkorakenteeseen ja ydinsisältöihin, integraatioita hyvinvointialueiden järjestelmiin ja ratkaisuja sote-toimijoiden tiedollajohtamistarpeisiin.

Muutoksiin valmistautuminen on vienyt tänä vuonna merkittävän osan apottilaisten työajasta. Suhtaudumme luottavaisesti muutosvaiheen sujuvuuteen, mutta luonnollisesti laajaan kokonaisuuteen sisältyy myös riskejä. Oy Apotti Ab pyrkii yhdessä asiakasorganisaatioidensa kanssa varmistamaan sote-palveluiden mahdollisimman sujuvan toiminnan muutosvaiheessa.

Käytettävyyden kehittäminen jatkuu

Sote-uudistukseen valmistautumisen ohella olemme panostaneet Apotti-järjestelmän käyttäjäystävällisyyden kehittämiseen Apotti 2.0 -ohjelmamme puitteissa. Keskeistä ohjelmassa on järjestelmän yksinkertaistaminen ja yhdenmukaistaminen, minkä lisäksi panostetaan mm. koulutusten, ohjeiden ja raportoinnin kehittämiseen. Käytettävyyttä kehittäviä muutoksia on valmistunut jo yli 170. Ohjelma jatkuu kesään 2023, minkä jälkeen kehitämme käytettävyyttä edelleen osana normaalia jatkokehitystä.

Maisa-asiakasportaalin käyttäjämäärä kasvoi vuoden aikana yli 300 000:lla uudella käyttäjällä – tätä kirjoitettaessa Maisa-käyttäjiä on jo yli 929 000. Laajennamme jatkuvasti Maisan palveluvalikoimaa Apotin strategian mukaisesti. Vuoden aikana käynnistettiin HUSin uraauurtava 15D -elämänlaatukysely, jolla selvitetään Maisan avulla saadun hoidon vaikuttavuutta. Myös alaikäisen lapsen huoltajien puolesta-asiointimahdollisuus Maisa-asiakasportaalissa parani: toukokuun lopulta alkaen huoltajat ovat voineet asioida Maisassa kaikkien alle 18-vuotiaiden huollettaviensa puolesta. Uudistus on merkittävä, vaikka mm. alaikäisten huoltajien tiedonsaantiin liittyvät keskeneräiset kansalliset linjaukset ja ohjeistukset vaikeuttavatkin alaikäisten ja heidän puolestaan asioivien huoltajien sote-asioiden hoitoa ja asiakas- ja potilastietojärjestelmien kehitystä.

Myös Maisan käyttö rokotusten ajanvarauksissa laajeni, kun Helsingin korona- ja influenssarokotusten ja Vantaan ja Keravan influenssarokotusten ajanvaraukset siirtyivät syksyllä Maisaan. Käyttäjät ovat Maisaan pääosin tyytyväisiä: peräti 70 % Maisan mobiilikäyttäjistä suosittelisi palvelua muillekin. Portaalin kehitys jatkuu ja ensi vuodelle suunnitteilla on mm. yhdessä Maisa-käyttäjien eli sote-palveluiden asiakkaiden kanssa tehtävää käytettävyyskehitystä.

Vuoden aikana tehtiin myös tärkeä järjestelmäkäyttöönotto: Apotti-järjestelmä otettiin syyskuussa käyttöön HUS Diagnostiikkakeskuksen kliinisen fysiologian, isotooppilääketieteen ja kliinisen neurofysiologian yksiköissä. Käyttöönoton myötä kaikki HUS Diagnostiikkakeskuksen kuvantamistoimintojen työntekijät Uudenmaan alueella pääsivät yhteisen järjestelmän pariin.

Lainsäädäntö on keskeisessä roolissa myös järjestelmäkehityksen kannalta. Sote-tiedonhallintasäädösten kokonaisuudistuksen merkitystä ei voi siis liikaa korostaa: on tärkeää saada osittain sekavaksikin muodostunut sote-lakien kokonaisuus helpommin tulkittavaksi. Sääntelyn tulisi myös entistä paremmin mahdollistaa digitalisaation hyödyntäminen ja aito tiedolla johtaminen. Osana kokonaisuutta mm. asiakastietolakia ollaan uudistamassa. Hallituksen esityksen perusteella se on menossa juuri oikeaan suuntaan, eli sosiaali- ja terveydenhuollon tietoja pystyttäisiin entistä paremmin käyttämään asiakkaiden ja potilaiden eduksi tieto- ja yksityisyyden suojan merkitystä unohtamatta. Esitetty laki mahdollistaisi aiempaa sujuvammat hoitoketjut sosiaali- ja terveydenhuollon rajapinnassa ja näin ollen ihmisen terveyden ja hyvinvoinnin huomioimisen ehyempänä kokonaisuutena. Lainsäädännöllä on niin suuri merkitys sote-toiminnalle, että voimavarojen panostaminen niiden valmisteluun ja nopeaan käsittelyyn kannattaisi varmasti.

Järjestelmän käyttäjien ja kehittäjien välille tarvitaan tiiviimpää vuoropuhelua

Apottiin liittyvä julkinen keskustelu oli vuoden aikana vilkasta ja hyvin kriittistä: ns. lääkärikantelu sai paljon palstatilaa, minkä lisäksi uutisoitiin mm. Apotti-järjestelmän kustannuksista. Avoin ja objektiivinen keskustelu asiakas- ja potilastietojärjestelmäratkaisuista on tärkeää tilanteessa, jossa suuri osa hyvinvointialueista pohtii omia tulevia ratkaisujaan.

Apotti-uutisointi sai vuoden aikana ajoittain myös absurdeja piirteitä: harva tietojärjestelmä on mainittu kakadujen oppimista käsittelevässä artikkelissa tai käynnistänyt meemitehtailun koulutustilaisuudessa esitetyn musiikkikappaleen takia. Apotin joululevyä odotellessa, siis. Yksi Apotti-keskustelua kuvaava ja jollakin tavalla pysäyttäväkin huomio oli, että kun jollain käyttäjällä on hyvää sanottavaa Apotista, pitää se tehdä nimimerkin suojissa, kuten HS Mielipide -osiossa taannoin nähtiin. Toivon todella, että jatkossa tässä demokraattisessa yhteiskunnassa kaikki äänet voisivat tulla tasapuolisesti kuulluiksi ja keskustelu pysyisi asiallisena.

Me Apotissa otamme järjestelmän käytettävyyteen liittyvän kriittisen palautteen vakavasti ja etsimme ratkaisuja esitettyyn kritiikkiin Apotti 2.0 -ohjelmassamme. Julkisen Apotti-keskustelun myötä itselleni on kuitenkin syntynyt yhä vahvempi kuva siitä, että Apotti-järjestelmän ja sen loppukäyttäjien välinen palauteketju kaipaa kehitystä: järjestelmän käyttäjien pitää pystyä entistä paremmin seuraamaan omien kehitysehdotustensa edistymistä. Kehitykseen tarvitaan Apotin ja sen asiakasorganisaatioiden välistä yhteistyötä. Toivon, että pystymme yhdessä rakentamaan entistä suoremman palautekanavan järjestelmän käyttäjien ja kehittäjien välille. Tärkeää on myös kehittää palautekäytäntöjämme niin, että saamme käyttäjiltä välitöntä palautetta järjestelmään tehdyistä parannuksista.

Apotti-järjestelmää käyttää jo yli 47 000 sote-ammattilaista. Tämä tarkoittaa myös valtavaa määrää hyviä kehitysehdotuksia. Apotti-järjestelmän käyttöönotto on kuitenkin myös suuri toiminnanmuutos, jonka myötä asiakkaamme pyrkivät yhdenmukaistamaan toimintojaan sekä asiakaskohtaisesti (esimerkiksi HUS eri sairaaloiden välillä) että esimerkiksi perusterveydenhuollon toiminnassa yleisesti. Tämä vaatii kehitysehdotusten huolellista läpikäyntiä, jotta varmistetaan, että kaikki muutokset johtavat kokonaisuuden kannalta toivottuun suuntaan.

Yksi keino dialogin ja molemminpuolisen ymmärryksen lisäämiseen ovat ns. kohdevierailut, joilla Apotin asiantuntijat jalkautuvat toimintayksiköihin seuraamaan järjestelmän käyttöä, ratkomaan havaittuja ongelmia ja kuulemaan kehitystoiveita. Kohdevierailuja on toteutettu ensimmäisestä käyttöönotosta lähtien osin Apotin omin voimin, osin yhteistyössä järjestelmätoimittajamme Epicin kanssa. Osana Apotti 2.0 -ohjelmaa olemme kuitenkin pyrkineet entistä enemmän nivomaan tätä konseptia osaksi normaalia toimintaamme. Vuoden aikana toteutimme useita kohdevierailuja, ja tämä vaikuttavaksi havaittu toiminta saa jatkoa ensi vuonna.

Kestävää hyvinvointia digitaalisilla ratkaisuilla

Sote-palvelujärjestelmämme painii suurten haasteiden kanssa: lähes kaikki hyvinvointialueet aloittavat toimintansa budjetiltaan alijäämäisinä, mikä lisää kustannussäästöpaineita. Merkittävänä haasteena on myös pula sote-ammattihenkilöistä. Hankalassa tilanteessa katse kohdistuu myös digitalisaation mahdollisuuksiin. Vaikka mikään ei korvaa aitoa potilaan/asiakkaan ja sote-ammattihenkilön välistä kohtaamista, voitaisiin esimerkiksi rutiiniluonteisten tehtävien automatisoinnilla vapauttaa sote-ammattilaisten aikaa eniten apua tarvitsevien asiakkaiden ja potilaiden kohtaamiseen. Myös etävastaanotot ja digitaalinen viestintä auttavat tilanteen hallinnassa: esim. HUS Akuutin etävastaanottokokeilusta saatiin rohkaisevia tuloksia. Kokeilun aikana maalis-toukokuussa etävastaanotoilla hoidettiin 601 potilasta. Näistä potilaista 83 prosenttia pystyttiin hoitamaan kokonaan etänä niin, ettei heille tullut seurantakäyntiä 21 vuorokauden aikana. Helsingin neuvolan keskitetyn puhelinpalvelun soitot ovat puolestaan vähentyneet merkittävästi Maisa-asiakasportaalin käyttöönoton myötä. Apotin missiona on tuottaa kestävää hyvinvointia digitaalisilla ratkaisuilla.

Asiakas- ja potilastietojärjestelmäratkaisuja tulee pohtia pitkällä aikajänteellä ja ennakoida tulevia tarpeita. 1.1.2023 toimintansa aloittavat hyvinvointialueet tarvitsevat rakenteiseen tietoon perustuvia järjestelmiä saadakseen käyttöönsä resurssien kohdentamisen ja toiminnan kehittämisen edellyttämää dataa ja hyötyäkseen näin aidosti digitalisaatiosta. Lisäksi tarvitaan kyvykkyyttä edistyneiden, mm. tekoälyyn pohjautuvien ratkaisujen käyttöönottoon. Tärkeä osa kokonaisuutta ovat myös kansalaisten helppokäyttöiset digipalvelut.

Jatkamme vuonna 2023 määrätietoista työtä kohti visiotamme: haluamme tarjota kattavimman ja edistyksellisimmän ratkaisun sosiaali- ja terveydenhuollon tarpeisiin. Hyvä käyttäjätyytyväisyys on keskeinen osa kokonaisuutta, ja kehitämme ensi vuonna edelleen Apotti-järjestelmän käytettävyyttä tiiviissä yhteistyössä sote-ammattilaisten kanssa. Lisäksi jatkamme hyvinvointialueiden ja HUSin uuden Siltasairaalan toiminnan käynnistymiseen liittyviä muutostöitä, valmistaudumme sosiaalihuollon Kanta-palvelun käyttöönottoon, etsimme yhdessä verkostokumppaniemme kanssa ratkaisuja sosiaali- ja terveydenhuollon tarpeisiin ja kehitämme edelleen tiedolla johtamisen ratkaisujamme sekä kansalaisten digitaalisia palveluita. Ja paljon muuta.

Selviämme tulevista haasteista tiiviin asiakasyhteistyön, osaavan henkilöstömme ja vaikuttavan verkostokumppanitoiminnan avulla. Myös avoin ja rakentava keskustelu vie asioita eteenpäin. Sosiaali- ja terveydenhuollon suurten haasteiden selättäminen edellyttää kaikilta sote-sektorin toimijoilta ratkaisukeskeistä lähestymistapaa, uudistumisvalmiutta ja laaja-alaista yhteistyötä. Me Apotissa olemme tähän valmiita.

Hannu Välimäki
toimitusjohtaja, Oy Apotti Ab