Miten liiketoimintahyötyjä voidaan arvioida ICT-hankkeessa?

Liiketoimintahyötyjen saavuttaminen edellyttää omistajuutta ja johtajuutta kaikilla toiminnan tasoilla. Yhtenäiset kirjaamis- ja toimintatavat mahdollistavat hyötyjen luotettavan raportoinnin.

Arvon mittaaminen ja hyötyjen osoittaminen eivät kuitenkaan ole yksinkertaisia asioita. Erityisiä haasteita syntyy, kun toimintaympäristöt ovat kompleksisia ja luonteeltaan dynaamisia, prosessit monimuotoisia ja palveluketjut pitkiä. Näin on usein esimerkiksi sosiaali- ja terveydenhuollossa. Työtä tehdään usean ammattilaisen tiimeissä joskus paljonkin vaihtelevissa olosuhteissa. Myös työn dokumentointi voi vaihdella eri tavoin.

Ohessa muutama käytännön huomio, mitä olisi hyvä huomioida hyötylaskelmia ja arviointikohteita määritellessä.

1. Hyötykohteen valinta – määrittele selkeästi

Hyötykohdetta valittaessa tarvitaan selkeä määrittely ja kuvaus siitä, mitä tavoitellaan ja miten paljon, mihin tehtävään tai prosessiin hyöty liittyy ja kohdentuuko se ammattilaiseen, loppuasiakkaaseen vai käytännön prosesseihin. Arviointikohteen tulisi valita taho, jolle siitä mahdollisesti koituu lisäarvoa, joka tuntee käytännön toiminnan ja joka pystyy aidosti arvioimaan hyötyyn liittyviä tekijöitä. Usein mukana on useampia asiantuntijoita liiketoiminnan, talouden ja ICT:n puolelta.

Hyötykohteen arvioinnin omistamisen määrittely on oleellista, sillä omistajien avulla rakennetaan järjestelmään hyödyn seurannan alusta ja mittarit. Samalla määritellään, miten kohdetta seurataan, kuinka usein ja kenelle saavutetusta hyödystä raportoidaan – ja onko raportointi osa organisaation strategisia tavoitteita. Lisäksi hyödyn seurannan sisäisestä viestimisestä organisaation sisällä on syytä sopia selkeästi.

2. Rakenteisesti kirjaamalla saadaan luotettavaa tietoa

Seurattavan kohteen dokumentointi järjestelmään tulee tapahtua aina sovitulla tavalla rakenteisesti riippumatta kirjaajasta. Vain siten saadaan raportoitua luotettavaa tietoa halutussa muodossa ja mahdollisesti tehtyä sen varaan ennustavaa analyysiä tulevasta.

Esimerkiksi äitiysneuvolan palvelussa korostuu rakenteisen kirjaamisen merkitys. On keskeistä, että käynnin sisältö on oikein kirjattu ja yhteiset mittarit ja raportit on määritelty yhteisesti. Toki on muistettava myös kansallisen ohjauksen merkitys äitiys- ja lastenneuvolatyössä. Helsingissä mahdollistetaan kirjaamisen työpajat Apotin näkökulmasta. Työpajojen ansiosta syntyy tarkempi näkemys, miten järjestelmää voidaan hyödyntää parhaiten ammattilaisten tehtävien tukemisessa, minkälaisia hyötykohteita tunnistetaan ja tavoitellaan ja mitä kehityskohteita järjestelmän toimittajalle voidaan esittää.

3. Vertailudata – mitä verrataan ja mihin

Hyötyä todennetaan esimerkiksi vertaamalla saatua tietoa aiempaan toimintaan ja tietolähteisiin. Voidaanko ylipäätänsä eri järjestelmien tuottamaa dataa vertailla? On usein mahdotonta vertailla täysin uuden järjestelmän mukanaan tuomia muutoksia ja niiden pohjalta syntyvää suoritetietoa vanhojen toimintatapojen tuottaman tiedon kanssa: omenoita ei voi vertailla appelsiineihin ja tehdä luotettavia päätelmiä esimerkiksi kustannussäästöistä. Tieto syntyy eri kriteerein eri järjestelmissä.

Tunnistamme vieläkin yhtenä haasteena kansallisella tasolla sen, että käytänteet ja tulkinnat eroavat mittareiden määrityksistä ja käytöstä. Keskeistä on käyttää mittareita oikein ja tulkita dataa sovitulla tavalla. Hyvinvointialuetyö mahdollisesti voisi tätäkin asiaa parantaa.

4. Tarkkana arviointikohteiden tiedonkeruussa ja analyysissä

Arviointikohteiden tiedonkeruussa ja analyysissä pitää vähintään muistaa tehdä pohjalle tarkoituksenmukainen aineiston keruu ja tutkimusaineistolle tarkempi herkkyys-/luotettavuusanalyysi tilastollisin keinoin. On parempi hyväksyä kohtalainen määrä epäluotettavuutta kuin uskoa suoraan ensivaikutelmaan.

5. Käytettävyyden arviointi ja subjektiivinen kokemus

Toinen hoitaja kokee järjestelmän tuoneen paljon konkreettisia hyötyjä, toinen taas kertoo kokevansa sen hankaloittavan jokapäiväistä arkea. Kyse on henkilökohtaisesta kokemuksesta, joka perustuu myös tunteeseen. Arvioon ovat vaikuttaneet mahdollisesti myös esimerkiksi konteksti, osaston olemassa olevat käytänteet, työilmapiiri, mahdollisuudet osallistua järjestelmän käyttökoulutuksiin sekä omat kyvyt järjestelmän ja uusien työtapojen omaksumisessa. Kyse ei siis ole puhtaasti vain järjestelmän teknisistä ominaisuuksista.

Muutosjohtamisen merkitys korostuu uusien järjestelmien käyttöönotossa. On tärkeää, että henkilöstöä kuullaan ja osallistetaan kaikissa vaiheissa. Käytettävyyden arvioinnissa mukana oleminen on keskeistä käyttäjille. Osaamisen tuki koetaan yhdeksi olennaisimmista onnistumisen edellytyksistä. Esihenkilöiden panostus ja läsnäolo tukevat järjestelmän tarkoituksenmukaista käyttöönottoa.

6. Toimintakulttuuri ja sen johtaminen merkitsevät paljon

Toimintakulttuurilla ja sen johtamisella on suuri merkitys siinä, toteutuvatko liiketoiminnalle asetetut tavoitteet. Jos hyötyjä – ovatpa ne sitten laadullisia tai määrällisiä – halutaan todella saavuttaa, tulee työtä johtaa pitkäjänteisesti niin organisaation joka tasolla ja prosessissa kuin myös hyvässä yhteistyössä järjestelmätoimittajien kanssa. Ilman kaikkien osapuolten aitoa sitoutumista tulos jää heikoksi.

Myös Apotti-tukihenkilöiden rooli on merkityksellinen ja arvokas, koska heillä on tarvittavaa osaamista ja koulutusta Apotti-järjestelmästä. Heille on mahdollistettu työaikaa Apotti-työhön. Rooli sisältää myös asiakastyötä.

Blogin kirjoittivat Apotin Business Manager Anu Lankinen sekä Helsingin kaupungin neuvolan ja lapsiperheiden kotipalvelun päällikkö Monica Lindberg.